Kontormedarbeider

Etat for barn og familie har overordnet faglig og administrativt ansvar for Barne- og familietjenesten som blant annet omfatter Helsestasjon- og Skolehelsetjenesten, Helsestasjon for ungdom, Barne- og familiehjelpen, Ergo- og fysioterapitjenesten for barn og unge. Etaten har videre ansvar for Barneverntjenesten, Bosetting av enslige mindreårige flyktninger, Barnevernvakten og Utekontakten. Virksomheten er delt inn i fire byområder og tre byomfattende enheter.

Kontorfaglig avdeling i Sentrum og Sør betjener Barne- og familietjenestene og Barneverntjenestene i Bergenhus/Årstad og Fana/Ytrebygda. Vi søker en fast medarbeider i kontorfagligavdeling i 100 % stilling, primært vil arbeidsstedet være på Nesttun Helsestasjon.

Avdelingen utfører økonomiske/administrative oppgaver for alle tjenestene/avdelingene innenfor byområdet i Etat for barn og familie, bl.a. resepsjons- og sentralbordtjeneste for Helsestasjon- og Skolehelsetjenesten og Barneverntjenesten, lønns- og fraværsregistrering, fakturabehandling, og en rekke andre oppgaver knyttet til driften av tjenestene. Arbeidshverdagen er travel og variert.

Arbeidsoppgaver

• Resepsjons- og sentralbordoppgaver med publikumskontakt
• Postbehandling, journalføring og arkivering
• Betjene Helsenorge-portalen: timeendringer, avlysninger, behandle meldinger, bytte meldingsansvarlig ved fravær/sykdom
• Håndtere elektroniske meldinger: fødselsmeldinger, epikriser fra Helse Bergen, meldinger fra smittevernkontoret, migrasjonshelse, HFU, fastleger, øyeleger og andre spesialister
• Behandle lister med avvik mellom Folkeregister og HsPro
• Benytte Etat for barn og familie sitt internkontroll- og kvalitetssikringssystem, samt kommunens overordnede systemer
• Andre oppgaver knyttet til drift av tjenestene

Kvalifikasjoner

• Fullført fagbrev innen kontor og administrasjonsfag, helsesekretær eller fullført annen utdanning innen samme fagfelt som gir innsikt og kompetanse innenfor Etat for barn og families arbeidsfelt
• Fortrinnsvis kontorfaglig arbeidserfaring fra Helsestasjon.
• Personer utenfor Skandinavia må dokumentere språkferdigheter på B2-nivå i norsk skriftlig og muntlig igjennom bestått B2 prøve i norsk
• Fortrinnsvis med erfaring fra datasystemer som HSpro og/eller Profil
• Krav til god skriftlig og muntlig formidlingsevne.
• Tilfredsstillende vandel
• Kompetanse og god forståelse for IKT-løsninger
• Ønskelig med relevant praksis fra fagfeltet
• Ønskelig med god kunnskap om gjeldende lov og avtaleverk innen tjenestens hovedformål

Personlige egenskaper

• Vår nye kontorfaglige medarbeider er strukturert, fleksibel, engasjert og løsningsorientert.
• Har gode kommunikasjons- og samarbeidsferdigheter
• Vi søker serviceinnstilte kollegaer, som trives med å utføre flere oppgaver parallelt
• Trives med høyt tempo og håndtere uoversiktlige situasjoner
• Ha evne og vilje til å ta initiativ, bidra til endringer og utvikle egen kompetanse i samsvar med avdelingens skiftende behov
• Bidra positivt til et godt og utviklende arbeidsmiljø
• Lojal i forhold til beslutninger på arbeidsplassen

Personlig egnethet, serviceinnstilling og sammensetningen av personalgruppen vil bli særlig vektlagt

Vi tilbyr

• God opplæring og oppfølging
• Lønn etter gjeldene tariff
• God pensjonsordning og ulykkes- og gruppelivsforsikring
• Fleksitid
• Et arbeidsmiljø der vi ønsker å gjøre hverandre gode
• Opplæring i nødvendig fagsystemer