Konsulent lederstøtte

Vil du være den som får lederhverdagen til å flyte?

Plan- og bygningsetaten har et viktig samfunnsoppdrag. Vi bidrar til å forme fremtidens Oslo gjennom byutvikling, planlegging og byggesaksbehandling. For at en stor og kompleks virksomhet skal fungere godt, er vi avhengige av mennesker som skaper struktur, holder oversikt og sørger for at ting skjer når de skal.

Vi søker nå en konsulent lederstøtte som vil få en sentral rolle tett på etatsdirektøren og toppledergruppen. Dette er en stilling for deg som trives med å organisere, koordinere og tilrettelegge, og som får energi av å gjøre hverdagen enklere for andre.

Hos oss får du en variert arbeidshverdag med stor kontaktflate, der ingen dager er helt like. Du vil være en viktig støtte i alt fra møteplanlegging og praktisk tilrettelegging til koordinering av aktiviteter, informasjonsdeling og løpende administrative oppgaver.

Søknad sendes elektronisk via vårt rekrutteringssystem Webcruiter. Vi ber om at du gir oss tilgang til dokumentasjon av din utdanning via Vitnemålsportalen (www.vitnemalsportalen.no) i forbindelse med søknadsbehandlingen, og at du legger ved relevante attester som dokumenterer arbeidserfaring oppgitt i CV.

Arbeidsoppgaver

• administrativ lederstøtte til etatsdirektør og toppledergruppe
• planlegging, koordinering og oppfølging av møter, seminarer, samlinger og andre aktiviteter
• møteadministrasjon, herunder møteinnkallinger, agendaer, koordinering av presentasjoner og referater
• koordinering og administrativ oppfølging av interne prosesser, aktiviteter og leveranser på vegne av etatsledelsen
• praktisk og administrativ tilrettelegging, herunder håndtering av henvendelser, bestillinger, reiser, reiseregninger og øvrige støtteoppgaver
• informasjonsdeling, dokumentforvaltning og annen administrativ støtte som bidrar til god samhandling
• løpende ad hoc-oppgaver og øvrige oppgaver som naturlig hører til stillingens ansvarsområde

Kvalifikasjoner

Vi ser etter deg som har:

• relevant høyere utdanning på minimum bachelornivå. Lang og relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet.
• erfaring fra administrativ støtte, lederstøtte, koordinering eller tilsvarende oppgaver.
• erfaring med planlegging, koordinering og oppfølging av møter, aktiviteter og prosesser.
• god digital kompetanse og systemforståelse, herunder erfaring med Microsoft 365 og digitale samhandlingsverktøy.
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
  

det er en fordel om du har:

• erfaring med praktisk lederstøtte.
• kjennskap til offentlig sektor og politisk styrte organisasjoner.
• erfaring med dokumentforvaltning, arkiv eller saksbehandling.
• kjennskap til administrative støttesystemer og arbeidsprosesser i større virksomheter.

Hvem er du?

Du er en person som liker å ha oversikt, skape struktur og få ting til å fungere. Du ser hva som må gjøres, tar initiativ og følger oppgaver helt i mål.

Vi tror derfor at du:

• er strukturert og systematisk
• er serviceinnstilt og løsningsorientert.
• har gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• arbeider selvstendig og tar ansvar for egne oppgaver
• trives med mange parallelle oppgaver og perioder med høyt tempo
• har høy integritet og håndterer fortrolig informasjon på en profesjonell måte
• trives med en arbeidshverdag som forutsetter høy grad av fysisk tilstedeværelse og tett samarbeid med ledelsen

personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt

Vi tilbyr

• en sentral rolle tett på etatsdirektør og toppledergruppe
• en variert og innholdsrik arbeidshverdag med stor kontaktflate
• muligheten til å bidra til at en av Oslo kommunes største fagetater fungerer godt i det daglige
• dyktige og engasjerte kolleger i et godt arbeidsmiljø
• fleksibel arbeidstid og treningsmuligheter i arbeidstiden
• gode pensjons-, forsikrings og lånebetingelser gjennom Oslos pensjonsforsikring
• som ansatt i Oslo kommune betaler arbeidsgiver hele pensjonspremien etter nettolønnsordningen
• lønn etter lønnstrinn 36 til 43, som tilsvarer en årslønn på kr 654 100 til kroner 740 600 per år

Plan- og bygningsetaten har ansvar for kommunens arealplanlegging, plan- og byggesaksbehandling, byggetilsyn, kartforvaltning og måle- og deletjenester. Etaten kan tilby interessante og utfordrende jobber i arbeidet med byens arealmessige og arkitektoniske utvikling. Våre ca. 500 medarbeidere arbeider i et spennende, fleksibelt og tverrfaglig miljø i moderne lokaler sentralt i byen.

Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre
ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert
til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne,
kjønn, kjønnsidentitet, seksuell orientering, religion eller etnisk
bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom
du har behov for det.

Vi gjør oppmerksom på at søkere kan bli ført opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil det i så tilfelle bli gitt varsel om.

Oslo kommune/Plan- og bygningsetaten ber aldri om BankID-informasjon i søknadsprosessen.