Vi søker en engasjert og entusiastisk fakturakontroller for sesongen 2027

Vi søker en engasjert og entusiastisk fakturakontroller for sesongen 2027 som ønsker å bidra til at Pole Position Logistics leverer førsteklasses tjenester til ekspedisjonscruiseskip, yachter, forskningsfartøy og lasteskip som opererer i farvannene rundt Svalbard.

Pole Position Logistics ble etablert i 2005 og holder til i Longyearbyen. I over 20 år har vi bistått våre partnere og kunder med å løse logistiske utfordringer i Arktis.

Selskapet har utviklet seg til å bli en bred logistikkleverandør med tjenester innen skipsagentur, spedisjon og lokal distribusjon.

Pole Position koordinerer majoriteten av alle skipsanløp i havnene i Longyearbyen, Ny-Ålesund og på Jan Mayen.

Som fakturakontroller arbeider du tett sammen med våre havneagenter for å sikre korrekt og tidsriktig fakturering av tjenestene vi leverer til våre kunder. Du har ansvar for oppfølging av leverandørfakturaer, kundefakturaer og tilhørende dokumentasjon, og sørger for at faktureringsprosessene gjennomføres nøyaktig og effektivt.

Arbeidshverdag og samarbeid

Gjennom sommersesongen organiserer våre havneagenter tjenester for ekspedisjonscruiseskip, forskningsfartøy, yachter og lasteskip som anløper Svalbard. Dette kan blant annet omfatte overnatting og transport for mannskap, proviantering, landarrangementer, los- og kaibestillinger, bagasjehåndtering, frakt, drivstoffleveranser og avfallshåndtering.

Alle disse tjenestene skal dokumenteres, avstemmes og faktureres, noe som gjør samarbeidet mellom havneagentene og fakturakontrollerne til en viktig del av den daglige driften.

• Kontroll og godkjenning av leverandørfakturaer

• Utarbeidelse og utsendelse av kundefakturaer

• Avstemming mellom leverte tjenester og mottatte fakturaer

• Oppfølging av kunde- og leverandørhenvendelser

• Kvalitetssikring av fakturagrunnlag og dokumentasjon

• Oppfølging av PDA-er (Proforma Disbursement Accounts)

• Utarbeidelse og oppfølging av SOA-er (Statements of Account)

• Håndtering av forskuddsbetalinger og betalingsplaner

• Tett samarbeid med havneagenter, spedisjonsavdeling og distribusjonsavdeling

• Har svært gode engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig. Engelsk er arbeidsspråket i kommunikasjon med våre kunder.

• Snakker norsk eller et annet skandinavisk språk

• Trives i et internasjonalt og flerkulturelt arbeidsmiljø

• Har bachelorgrad eller relevant erfaring innen økonomi, regnskap eller finans

• Har erfaring som fakturakontroller. Kunnskap om cruiseindustrien er en fordel.

• Har førerkort klasse B

• Har evne til å lære nye datasystemer raskt. Erfaring med MXP er en fordel

• Gjerne har erfaring med fakturabehandling i VISMA Business NXT, Advanced Workflow eller tilsvarende systemer

• Trives i et hektisk arbeidsmiljø med høyt tempo og behov for fleksibilitet

• Har en serviceinnstilling som en naturlig del av ditt «Yes, we fix»-DNA

• Har god forståelse for kundefordringer og prosesser knyttet til faktura fra mottak til betaling

• Kommuniserer godt med både kunder og leverandører

• Er detaljorientert og nøyaktig

• Har evne til raskt å sette deg inn i ulike kunders behov og krav

• Arbeider proaktivt og tar initiativ for å løse utfordringer

Dersom dette høres spennende ut og du kjenner deg igjen i beskrivelsen, ønsker vi å høre fra deg.

Etter søknadsfristens utløp vil aktuelle kandidater bli kontaktet og eventuelt invitert til intervju.

Rekrutteringsprosessen består av to trinn:

1. Førstegangsintervju

2. Dersom begge parter ønsker å gå videre, får kandidaten en caseoppgave som deretter gjennomgås i et oppfølgende intervju

Referanser kan bli etterspurt, og gyldig førerkort må kunne fremvises.

• Sesongstilling fra 1. mai 2027 til slutten av august

• Arbeidssted ved vårt kontor i Longyearbyen, Svalbard

• Hjelp til å finne bolig

• Konkurransedyktige lønnsbetingelser

• En spennende og variert arbeidshverdag i hjertet av Arktis

Oppstart- og sluttdato kan justeres etter nærmere avtale.

Merk at det ikke vil være mulig å avvikle ferie i arbeidsperioden.