Trives du med ansvar, koordinering og høyt tempo? Da vil vi høre fra deg

Er du personen som skaper struktur, holder oversikt og sørger for at ting faktisk blir gjort?

På vegne av vår kunde, en velrenommert dyreklinikk, søker vi en erfaren og handlekraftig administrativ koordinator til et 6 måneders vikariat med mulighet for forlengelse og fast ansettelse.

Dette er langt mer enn en tradisjonell resepsjonsrolle. Vi ser etter deg som trives med ansvar, koordinering og administrativ drift, og som evner å være et naturlig bindeledd mellom kunder, kollegaer og interne prosesser.

Du vil få en sentral rolle i virksomheten og være en viktig bidragsyter til at den daglige driften fungerer effektivt, profesjonelt og lønnsomt. Rollen passer for deg som liker å ha mange baller i luften, samtidig som du evner å skape struktur og holde oversikt.

Arbeidsoppgaver

• Betjene resepsjon og være virksomhetens ansikt utad
• Følge opp kunder via telefon, e-post og personlig kontakt
• Koordinere timeavtaler, henvendelser og daglig drift
• Administrativ oppfølging av forsikringssaker og refusjonsordninger
• Fakturering, oppgjør og øvrige administrative oppgaver
• Bidra til effektive rutiner og gode arbeidsprosesser
• Sikre god informasjonsflyt mellom kunder og fagpersonell
• Planlegge, koordinere og følge opp daglige aktiviteter
• Bidra til effektiv ressursutnyttelse og god drift

Vi ser etter deg som har:

• Erfaring fra en administrativ og koordinerende rolle
• Erfaring fra kundeservice, resepsjon, kontordrift, klinikkdrift eller lignende
• Dokumentert evne til å håndtere mange parallelle oppgaver samtidig
• God systemforståelse og erfaring med digitale verktøy og IT-systemer
• God økonomisk forståelse og erfaring med administrative prosesser knyttet til fakturering, oppgjør eller lignende
• Svært gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig
• Gode engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig

Viktig
Stillingen innebærer omfattende kundedialog samt håndtering av dokumentasjon og kommunikasjon knyttet til forsikringssaker. For å lykkes i rollen må du kunne formulere deg presist, profesjonelt og tydelig på norsk, både muntlig og skriftlig.

Det er en fordel dersom du har erfaring med:

• Forsikringssaker, refusjonshåndtering eller administrative oppgjørsprosesser
• Kontorledelse eller administrativ koordinering
• Ressursplanlegging og drift
• Helse-, klinikk- eller servicevirksomhet
• Administrasjon, økonomi eller servicefag

Personlige egenskaper
For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Har naturlig autoritet og evner å følge opp andre på en profesjonell måte
• Har «bein i nesen» og er komfortabel med å ta ansvar
• Er strukturert, selvstendig og svært løsningsorientert
• Trives i et miljø med høyt tempo og mange pågående aktiviteter
• Har et kommersielt tankesett og forståelse for viktigheten av effektiv drift
• Er serviceinnstilt, samtidig som du evner å sette grenser og prioritere
• Er trygg i møte med både kunder og kollegaer

Vi tilbyr

• En sentral og viktig rolle i en virksomhet med høye ambisjoner
• Varierte arbeidsdager og stort ansvarsområde
• Mulighet til å påvirke og forbedre rutiner og prosesser
• Et profesjonelt og inkluderende arbeidsmiljø
• Gratis parkering
• Vikariat på 6 måneder med gode muligheter for forlengelse eller fast ansettelse

Praktisk informasjon

Arbeidssted: Bergen Sør (Fana)
Stillingsprosent: 100 %
Arbeidstid: Hovedsakelig 08:00-16:00. Noe arbeid mellom 10:30-18:30 må påregnes.
Oppstart: September/Oktober 2026
Varighet: 6 måneder med mulighet for forlengelse

Interessert?

Vi ønsker særlig å komme i kontakt med kandidater som allerede har erfaring fra administrative koordineringsroller og som motiveres av ansvar, struktur, kundedialog og drift. Relevant erfaring vil bli vektlagt høyt i vurderingen av søkere.

Vi behandler søknader fortløpende og ser frem til å høre fra deg.