Konsulent administrativ støtte og arkiv

Er du god på å håndtere dokumenter og glad i å tilrettelegge og være en støttespiller for andre?

I avdeling administrasjon og HR i Trondheim eiendom er det ledig en fast 100 prosent stilling som konsulent innen administrativ støtte og arkiv.

Trondheim eiendom er Trondheim kommunes største enhet med over 630 ansatte og vi har ansvar for å forvalte, vedlikeholde og drifte store verdier i byen vår. Vi skal ivareta hele livsløpet til eiendommene våre, og for å lykkes med dette samfunnsoppdraget er vi avhengig av kompetente og serviceinnstilte medarbeidere.

Vår avdeling består av fagområdene HR og HMS, regnskap og administrativ støtte. Vi er til sammen 16 medarbeidere som skal sørge for de beste interne støttefunksjoner slik at alle som jobber i Trondheim eiendom kan levere tjenester effektivt og med høy kvalitet. Og det er her du kommer inn i bildet!

Om litt går en av våre gode kolleger av med pensjon, og vi leter etter deg som både kan tråkke i eksisterende fotspor og samtidig skape nye fotspor hos oss. Du er opptatt av å forvalte dokumenter på riktig måte, og du er fortrolig med å forholde deg til rammene og reglene som gjelder for dette. Du vil få muligheten til å utforske og videreutvikle hvordan vi yter service og støtte til både ledere og øvrige ansatte i Trondheim eiendom. Du har interesse for og noe kunnskap om digitalt arbeidsverktøy, da du skal bestille nytt utstyr og hjelpe til med å klargjøre både nytt og eksisterende utstyr og veilede ved behov.

Hvis dette er noe for deg, så ser vi fram til å bli bedre kjent med deg.

Arbeidsoppgaver

• Bistå ledere, enheten og avdelingen i administrative oppgaver
• Ansvar for enhetens dokumentforvaltning i Trondheim kommunes arkivsystem
• Opplæring av og veiledning til ansatte i elektronisk arkivering
  
• Administrere enhetens postmottak, både elektronisk og fysisk
• Koordinere møter, kurs og samlinger ved forespørsel og behov
• Bestilling av systemtilganger og programvare
  
• Bestilling og omdisponering av pcer og utstyr, inkl. håndtering av garantibytte
• Bestilling og ajourhold av mobiler og abonnement
• Være kontaktpunkt mot Trondheim digital (IT-avdelingen) når det gjelder digitalt arbeidsverktøy
• Gi veiledning til brukere ved oppsett og vedlikehold av pc, mobiltelefon og møteromsutstyr
• Generell saksbehandling og varebestilling
• Bidra aktivt til ryddige og funksjonelle fellesarealer og møterom

Kvalifikasjoner

• Aktuelle kandidater må ha relevant høyere utdanning på bachelornivå innen eksempelvis administrasjon, arkiv eller dokumentforvaltning
• Du må ha dokumentert erfaring med administrative oppgaver som er relevant for stillingen
• Gode digitale ferdigheter er et krav
• Du behersker norsk skriftlig og muntlig på nivå som sikrer forsvarlig ivaretakelse av arbeidsoppgavene
• Det vil være en fordel om du har kjennskap til og erfaring med dokumentforvaltning i offentlig sektor
• Det vil være en fordel om du har interesse for og noe kunnskap om digitalt arbeidsverktøy som pc, mobiltelefon og møteromsutstyr

Personlige egenskaper

Vi mener at du må trives med å yte service for å lykkes i stillingen som konsulent hos oss. Du tilpasser kommunikasjonen din godt i møte med dine kolleger, og du er fleksibel og løsningsorientert. Du setter pris på at du har varierte arbeidsoppgaver, og du har god struktur i arbeidshverdagen. Du samarbeider gjerne, samtidig som du vet at en god støttespiller også evner å være selvstendig.

Personlig egnethet og motivasjon vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• Gode muligheter for faglig utvikling både internt og gjennom eksterne samarbeidspartnere
• Nye kontorlokaler i Holtermanns veg, her skal vi være frem til senhøsten 2026 og flytter deretter inn i splitter nye lokaler på Trondheim Torg
• Fleksitidsordning
• Lønn basert på sentrale tariffavtaler og Trondheim kommunes lokale lønnspolitikk med fagstiger og lokale lønnsmodeller. Lønnen din avtales ut fra kompetansen din, erfaring og stillingens ansvar
• Gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Trondheim kommune

Åpen – kompetent – modig

Trondheim kommune er landets tredje største kommune, og Norges største arbeidsplass nord for Dovre med om lag 15 000 medarbeidere. Sammen jobber vi for å gi byens innbyggere gode helse- og velferdstjenester, oppvekst- og utdanningsmuligheter, kultur- og fritidstilbud og et godt bymiljø.  Trondheim kommune håndterer samfunnskritiske oppgaver og informasjon som krever ekstra forsiktighet for å ivareta sikkerheten og tryggheten til innbyggerne og samfunnet.Derfor er det viktig for oss at du som søker er en person vi kan stole på, som tar kloke valg og er lojal mot samfunnsoppdraget. 

Trondheim kommune er en framtidsrettet og moderne arbeidsgiver som samarbeider med byens forsknings-, universitets- og høgskolemiljø. Hos oss finnes det spennende karrieremuligheter innen en svært bredt spekter av fagfelt. Mange av våre medarbeidere har hatt et langt og variert karriereløp internt i organisasjonen. Vi er stadig på utkikk etter nye, engasjerte og motiverte medarbeidere. Les mer om Trondheim kommune på vår hjemmeside og siden Jobb hos oss.

Trondheim kommune legger til rette for mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uansett alder, kjønn, funksjonsevne, seksuell orientering, religion, etnisitet, eller hull i CV-en. Trondheim kommune tilrettelegger arbeidsforholdene så langt det er mulig.

Deltidsansatte i Trondheim kommune som ønsker utvidelse av sin stilling og som er kvalifisert oppfordres og tilbys her å søke på stillinger som er utlyst. 

Attester, vitnemål og vedlegg må legges ved søknaden. Vi oppfordrer til å benytte Vitnemålsportalen. Utdanning gjennomført utenfor Norge må være godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (tidligere NOKUT), og godkjenningen må dokumenteres.

Vi gjør oppmerksom på at søkere føres opp på offentlig søkerliste. Det kan søkes om anonymitet, men det må foreligge særskilte omstendigheter for å få innvilget unntak, jf. Offentleglova § 25. 

Gyldig politiattest må fremlegges der det er påkrevd. Gyldig legitimasjon fremvises både på intervju og første arbeidsdag. 

Som en del av vårt samfunnsansvar og vårt arbeid med personellsikkerhet, foretar vi bakgrunnsundersøkelser av aktuelle kandidater der dette er relevant.