Project Manager Groups & Events

På grunn av økende oppdragsmengde ønsker vi flere medarbeidere til vårt Groups & Events Team.

Project Manager Groups & Events har ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av gruppe-, event- og sportsreiseprosjekter.

Rollen følger prosjektet fra behovsavklaring og tilbud til gjennomføring, fakturering og evaluering.

Project Manager skal skape en trygg og profesjonell kundeopplevelse gjennom strukturert prosjektstyring, god kommunikasjon og tett leverandøroppfølging.

Planlegging og prosjektstyring

• Avklare kundens behov, mål, deltakere, reiseelementer, tidslinje, budsjett og særlige krav.

• Utarbeide prosjektplan, aktivitetsliste, tidsfrister og tydelig ansvarsfordeling.

• Koordinere fly, hotell, transport, møter, konferanser, aktiviteter og andre avtalte elementer.

• Følge opp deltakerlister, påmeldinger, endringer, romfordeling og nødvendig reisedokumentasjon.

• Sikre fremdrift og eskalere risiko, kapasitetsutfordringer eller avvik til riktig nivå.

Kundeoppfølging

• Være kundens daglige kontaktpunkt i egne prosjekter.

• Gi tydelig og proaktiv informasjon om status, frister, endringer, billettregler og relevante reisevilkår.

• Presentere anbefalte løsninger og alternativer på en oversiktlig og kommersiell måte.

• Sikre at endringer i omfang, pris eller leveranse dokumenteres og avklares med kunden.

• Bidra til en profesjonell kundeopplevelse før, under og etter reisen eller arrangementet.

Leverandør- og reiseproduksjon

• Innhente, sammenligne og følge opp tilbud fra relevante leverandører.

• Foreta eller koordinere bestillinger i relevante systemer og sikre at avtalte frister overholdes.

• Kontrollere bekreftelser, navn, datoer, priser, betingelser og kanselleringsfrister.

• Samarbeide med andre interne ressurser om booking, kvalitetssikring og dokumentleveranse.

• Håndtere endringer og uforutsette hendelser effektivt og med tydelig kommunikasjon.

Økonomi, kvalitet og etterarbeid

• Følge prosjektets kalkyle, kostnader og fakturagrunnlag i henhold til interne rutiner.

• Sikre korrekt dokumentasjon og overlevering til fakturering.

• Følge gjeldende prosedyrer for kvalitet, personvern, datasikkerhet, avvik og bærekraft.

• Gjennomføre kvalitetssjekk før viktige utsendelser og leveranser.

• Avslutte prosjektet med fakturering, evaluering, dokumentasjon og relevante forbedringspunkter.

Kompetanse og erfaring

• Erfaring med prosjektkoordinering, gruppereiser, events, sportsreiser eller annen kompleks kundeleveranse.

• God forståelse for reisebestilling, leverandøroppfølging, priser, vilkår og frister.

• God digital kompetanse.

• Erfaring med GDS, deltakerverktøy og Microsoft 365 er en fordel.

• Evne til å håndtere flere parallelle oppgaver og store mengder detaljinformasjon.

• God tallforståelse og nøyaktighet i kalkyler, kostnadsoppfølging og fakturagrunnlag.

• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, skriftlig og muntlig.

Personlige egenskaper

• Strukturert, nøyaktig og serviceinnstilt.

• Proaktiv og tydelig i kommunikasjonen.

• Løsningsorientert og rolig under tidspress.

• God til å prioritere og følge opp detaljer uten å miste helheten.

• Samarbeidsorientert og fleksibel.

• Kunde- og kvalitetsbevisst med kommersiell forståelse.

Stillingsbeskrivelsen angir rollens hovedansvar.

Oppgaver og prioriteringer kan justeres i tråd med kundebehov, forretningsmessige krav og organisasjonens utvikling.