Vil du være den som skaper struktur, fremdrift og flyt i store og komplekse prosjekter?

Vi søker en Senior Project Assistant som får en sentral rolle i å støtte prosjektdirektør i en hektisk og kompleks prosjektorganisasjon. Du blir en viktig ressurs for å sikre at møter, aktiviteter, beslutninger og oppfølging blir håndtert på en strukturert og effektiv måte.

Dette er en rolle for deg som liker å ha oversikt, tar ansvar og ser hva som må gjøres – ofte før noen trenger å spørre. Du vil jobbe tett med seniorledelse, prosjektledere, kunder og interne fagmiljøer, og bidra til at både den daglige arbeidshverdagen og større prosjektaktiviteter flyter godt.

Som Senior Project Assistant blir du en sentral støttefunksjon for både ledelse og prosjektorganisasjonen. Du vil ha ansvar for å skape struktur rundt møter, aktiviteter, dokumentasjon og oppfølging, samtidig som du bidrar til god informasjonsflyt og fremdrift i prosjektene.

Rollen krever at du kan håndtere mange parallelle oppgaver og skifte mellom detaljer og helhet. Noen dager vil handle om kalender og møtekoordinering, mens andre vil være preget av prosjektoppfølging, presentasjoner, kundeoppfølging eller planlegging av arrangementer.

Du vil blant annet:

• Ha ansvar for kalender, møtebooking og praktisk tilrettelegging for seniorledelse
• Være en proaktiv administrativ støtte for Simon og prosjektledelsen
• Utarbeide møtereferater og følge opp actions, beslutninger og frister
• Holde oversikt over fremdrift, milepæler og parallelle aktiviteter
• Koordinere aktiviteter og informasjonsflyt mellom prosjektledere, interne fagmiljøer og kunder
• Utarbeide, strukturere og kvalitetssikre presentasjoner, rapporter og annen prosjekt- og lederdokumentasjon
• Identifisere hva som haster, prioritere oppgaver og sørge for at viktige saker blir fulgt opp
• Bidra til å avlaste prosjektledere og sikre en effektiv og strukturert arbeidshverdag
• Planlegge og koordinere leverandørkonferanser, interne aktiviteter og andre arrangementer
• Bidra i markedsarbeid, blant annet gjennom tilrettelegging av aktiviteter og innhold til LinkedIn

Vi ser gjerne at du har:

• Erfaring fra en koordinerende, administrativ eller prosjektstøttende rolle
• Svært gode organisatoriske evner og sans for detaljer
• God gjennomføringsevne og evne til å følge saker helt i mål
• Erfaring med møtekoordinering, referatskriving og oppfølging av actions og deadlines
• Gode ferdigheter i PowerPoint, Word, Excel og øvrige relevante digitale verktøy
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Erfaring med presentasjoner, dokumentasjon og annen kommunikasjon
• Erfaring med planlegging og gjennomføring av møter eller arrangementer er en fordel

Tar eierskap til oppgavene dine og evner å se hva som må gjøres, også uten at noen trenger å be deg om det. Du skaper orden og struktur, selv når det er mange oppgaver, mennesker og prosesser som skal håndteres samtidig.

Du er komfortabel med å jobbe tett på seniorledelse og har tryggheten til å følge opp, stille spørsmål og utfordre når noe ikke blir gjort eller frister står i fare for å ryke. Samtidig har du høy detaljkontroll og sans for kvalitet, samtidig som du klarer å løfte blikket og se helheten.

Du håndterer korte frister, høyt tempo og hyppige endringer uten å miste oversikten. Du kommuniserer tydelig og profesjonelt med kolleger, ledelse og kunder, og møter andre med en serviceorientert og løsningsorientert holdning. Samtidig er du tydelig, selvgående og trygg på å ta egne beslutninger.

Du trives med å være «limet» i organisasjonen – den som sørger for at mennesker, informasjon, oppgaver og aktiviteter henger sammen, og at ting faktisk blir fulgt opp og gjennomført.

Dette er en mulighet til å få en synlig og sentral rolle i et stort prosjektmiljø, hvor du får tett kontakt med både seniorledelse, prosjektledere, kunder og fagmiljøer.

Du vil få stor påvirkning på hvordan arbeidshverdagen organiseres og hvordan informasjon, beslutninger og aktiviteter følges opp. For den rette personen er dette en rolle med både variasjon, ansvar og utviklingsmuligheter.

Høres dette ut som deg?

Da vil vi gjerne høre fra deg!