Er du opptatt av kvalitet, struktur og korrekt dokumentasjonsforvaltning, og vil bidra til god støtte og samhandling ...

En av våre erfarne medarbeidere går av med pensjon, og vi søker derfor en ny kollega til dokumentsenteret. Du får en nøkkelrolle i arbeidet med å sikre god dokumentflyt, etterleve gjeldende regelverk og støtte ledere og ansatte i deres daglige arbeid.

Vi ser etter deg som har interesse for arkiv- og dokumentasjonsfaget, og som evner å arbeide strukturert og nøyaktig innenfor etablerte rammer og krav. Du har god systemforståelse, evne til å håndtere digitale verktøy og trives med ulike former for brukerstøtte og veiledning.

Stillingen er organisatorisk plassert i dokumentsenteret, hvor du vil inngå i et fagmiljø med ansvar for sentrale oppgaver knyttet til dokumentasjonsforvaltning. Arbeidet vil i hovedsak bestå av daglig driftsoppgaver innen arkiv og brukerstøtte, men det vil også være mulighet for deltakelse i utviklings- og forbedringsarbeid over tid.

God dokumentasjonsforvaltning er viktig for å sikre innsyn, rettssikkerhet og tillit. Du vil være med på å få dette til å fungere i praksis hver dag.

I løpet av oktober/november flytter i inn i nytt rådhus i Holmestrand by. Skulle du starte tidligere, holder vi til i administrasjonsbygget i Sande.

• Arkivvurdering, poståpning, skanning og fordeling av dokumenter, samt journalføring i sak- og arkivsystemet
• Kvalitetssikring og publisering av dokumenter til offentlig journal
• Brukerstøtte og veiledning for ledere og saksbehandlere som benytter sak- og arkivsystemet
• Praktisk anvendelse av regelverk innen offentlig forvaltning, dokumentasjon, offentlighet og personvern

På sikt kan stillingen også innebære:

• Deltakelse i utviklings og forbedringsprosjekter
• Bidrag i videreutvikling av arbeidsprosesser og systembruk
• Opplæring og kompetanseheving for ansatte

Oppgaver kan endres ut fra din kompetanse og/eller virksomhetens behov. 

• Aktuelle kandidater må ha relevant høyere utdanning på bachelornivå innen arkivvitenskap, dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Relevant og solid erfaring innen dokumentasjons- og informasjonsforvaltning fra offentlig sektor kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Erfaring fra daglig arkivarbeid i offentlig virksomhet
• Gode digitale ferdigheter og god systemforståelse
• Du behersker norsk skriftlig og muntlig på nivå som sikrer forsvarlig ivaretakelse av arbeidsoppgavene, minimum norskprøve B2
• Erfaring med brukerstøtte av brukere i sak- og arkivsystem
• God kjennskap til lovverk og bestemmelser som regulerer offentlige arkiv
• Interesse for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning i offentlig sektor

Vi ser etter deg som arbeider strukturert og nøyaktig, og som tar ansvar for å levere god kvalitet i arbeidet ditt. Du er selvstendig, samtidig som du samarbeider godt med andre og bidrar til et positivt arbeidsmiljø. Du kommuniserer tydelig og tilpasser deg ulike brukere, og trives med å veilede og støtte kollegaer i deres arbeid. Du er løsningsorientert og fleksibel, og motiveres av å bidra til gode og effektive arbeidsprosesser.

Personlig egnethet og motivasjon vil bli vektlagt.

• En nøkkelrolle i å sikre god dokumentasjonsforvaltning og støtte til hele organisasjonen
• Varierte arbeidsoppgaver med kombinasjon av daglig drift og mulighet for å bidra i utviklings- og forbedringsarbeid
• Et fagmiljø med høy kompetanse på dokumentasjon og forvaltning, hvor vi lærer av og støtter hverandre i hverdagen
• Tett samarbeid med ledere og ansatte på tvers av kommunen
• Muligheter for faglig utvikling innen arkiv, dokumentasjonsforvaltning og regelverk
• Fleksitidsordning
• Gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom KLP

Lønn i henhold til tariff. Arbeidstakere ansettes i kommunen på de vilkår og med de rettigheter og plikter som følger av overenskomster, reglementer og lover.

Attester og vitnemål tas med ved et eventuelt intervju. Kommunen er opptatt av mangfold og vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke jobb hos oss uansett alder, kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Vi jobber sammen for et godt og inkluderende arbeidsmiljø.

Søkerlister med opplysninger om navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune for hver søker er offentlig iht. offentleglova. Det kan gjøres unntak dersom søker anmoder om dette og grunngir dette i søknaden. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren varsles om dette.

Som en del av vårt samfunnsansvar og vårt arbeid med personellsikkerhet, foretar vi bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater der dette er relevant.