Lederassistent

Vil du bistå Havindustritilsynets ledelse med å løse vårt viktige samfunnsoppdrag?

Vi søker etter en dyktig og erfaren lederassistent!

Stillingen støtter Havtils hovedledelse og rapporterer til vår direktør.

Du vil få interessante oppgaver og en bred kontaktflate internt i Havtil og eksternt mot selskap, partene og andre myndigheter. Rollen er sentral i å sikre effektiv beslutningsstøtte, koordinering og informasjonsflyt på tvers i Havtil.

Vi ønsker deg som ser muligheter, er god på samarbeid og kan arbeide selvstendig og styre arbeidet ditt på en god måte.

Arbeidsoppgaver

• Administrativ støtte til ledelsen:
  • Koordinere avtaler og møtevirksomhet for ledere
  • Forberede møtedokumenter, presentasjoner og agendaer
  • Skrive møtereferater og følge opp beslutninger, frister og aksjoner
  • Fordele innkommende saker, samt besvare enkelte henvendelser
  • Støtte Havtils strategiske beredskapsledelse ved øvelser og reelle hendelser
  • Bidra til utvikling og forbedring av interne arbeidsprosesser
    
    
• Kommunikasjon og informasjonsflyt:
  • Håndtere henvendelser, dokumenter og korrespondanse
  • Sikre god og effektiv informasjonsflyt internt og eksternt
  • Administrative oppgaver i kontakten med nasjonale og internasjonale myndigheter og samarbeidsfora.
  • Innhente og sammenstille materiale (norsk og engelsk) til foredrag og presentasjoner for direktørene
    
    
• Reise- og arrangementsplanlegging:
  
  • Organisere reiser, inkludert bestillinger og håndtering av reiseregninger
  • Planlegge og gjennomføre møter, seminarer og øvrige interne og eksterne arrangementer
  
  Arbeidsoppgavene krever høy grad av selvstendighet og evne til prioritering.

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen administrasjon, kontor, kommunikasjon eller andre relevante områder. Lang og relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Søkere bør ha minst 5 års relevant erfaring innenfor arbeidsområdet i senere tid.
• God rolleforståelse og kjennskap til Havtils myndighetsområde er ønskelig
• Erfaring med tilsvarende arbeidsoppgaver i offentlig eller privat virksomhet
• Svært god digital kompetanse og erfaring med moderne kontorstøtteverktøy (fortrinnsvis M365).
• God kjennskap til elektronisk dokumentforvaltning
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  
• Havindustritilsynet er underlagt sikkerhetsloven og ansatte hos oss må være sikkerhetsmessig skikket. Søkere til stillingen må kunne sikkerhetsklareres og autoriseres, jf. sikkerhetsloven § 8-2. Klarering - Sivil klareringsmyndighet
  

Personlige egenskaper

• Strukturert og selvstendig med god gjennomføringsevne
• Serviceorientert, initiativrik og kvalitetsbevisst
• Løsnings- og resultatorientert og gode samarbeidsegenskaper
• Trygg relasjonsbygger med profesjonell og tydelig kommunikasjon
• Evne til å håndtere høyt tempo, skifte mellom oppgaver og prioritere riktig
• Høy integritet og evne til å håndtere sensitiv informasjon

Vi tilbyr

• Interessante og utfordrende arbeidsoppgaver i en spennende jobb med et viktig samfunnsoppdrag
• Et godt arbeidsmiljø med engasjerte kollegaer med høy faglig kompetanse
• Gode muligheter til videre kompetansebygging og utviklingsmuligheter
  
• Lønn etter avtale
• Medlemskap i Statens pensjonskasse med gode pensjons- og forsikringsordninger
• Fleksibel arbeidstid
• Muligheter for hjemmekontor inntil 2 dager i uken
• Fadderordning
• Moderne kontorlokaler med individuelle kontorer, lokalisert på Ullandhaug i Stavanger
• Aktivt bedriftsidrettslag og gode treningsfasiliteter
• Ordning med trim i arbeidstiden
• Tilgang til bedriftshytte
  
  

Om søknadsprosessen

Søknaden
For at søknaden skal kunne vurderes ber vi deg registrere deg i Webcruiter, oppdatere CV-en, legge ved søknadsbrev, samt vitnemål fra Vitnemålsportalen og attester. Dette gir oss et helhetlig bilde av din bakgrunn og kvalifikasjoner, og sikrer en grundig og objektiv vurdering av alle søkere.

Søkerlista er offentlig
Staten er underlagt prinsippet om meroffentlighet. Dette sikrer åpne og gode prosesser. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste, må du begrunne dette. Det er begrenset mulighet for å reservere seg, vi tar kontakt med deg dersom vi ikke kan imøtekomme ønsket ditt.

Tester og oppgaveløsning
For enkelte stillinger kan personlighetstester eller andre relevante tester benyttes eller oppgaveløsning som en del av rekrutteringsprosessen.

Havindustritilsynet setter rammer for og følger opp at industrivirksomhet til havs og tilhørende landanlegg drives forsvarlig. Vi er en sterk fagetat med dedikerte medarbeidere innen ulike disipliner som reflekterer aktiviteten hos eksisterende og nye næringer til enhver tid. Havindustritilsynet er lokalisert i Stavanger og underlagt Energidepartementet.

Som arbeidsgiver ønsker vi i størst mulig grad å gjenspeile mangfoldet i samfunnet. Derfor blir alle kvalifiserte kandidater med ulik arbeids- og livserfaring oppfordret til å søke jobb hos oss. Dette gjelder både kjønn, alder, etnisitet, funksjonsevne og kandidater som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere.

Havindustritilsynet jobber aktivt med IA-arbeid, som innebærer blant annet at både arbeidsgiver og de ansatte forplikter seg til systematisk samarbeid for å oppnå mer inkluderende arbeidsplasser.

Dersom kandidater opplyser at de har nedsatt funksjonsevne, innvandrerbakgrunn eller ikke kan dokumentere sammenhengende yrkeskarriere, kan opplysningen anonymt bli brukt til statistikkformål.