Senior Tjenesteforvalter, Sak- og arkiv

Vi søker en ny medarbeider til forvaltning av Oslo kommunes felles sak‑ og arkivløsning. Stillingen ligger i skjæringspunktet mellom applikasjons‑ og basisdrift, arkitektur og løsningsdesign, og inngår i forvaltningsteamet for sak og arkiv.

Teamet består av sju medarbeidere og har primæransvar for WebSak, eInnsyn og tilhørende fellesløsninger som sikrer helhetlig, effektiv og korrekt dokument‑ og informasjonsforvaltning i hele kommunen.

Vi ser etter deg som jobber strukturert, trives i et høyt tempo og samarbeider godt med både interne fagmiljøer og leverandører.
Rollen innebærer tett dialog med virksomhetene i Oslo kommune og leverandører, og passer for deg som liker å jobbe både operativt og koordinerende i komplekse forvaltningsløp. Du vil bli del av et kompetent og fremtidsrettet fagmiljø i Digitaliseringsetaten, med stor påvirkning på kommunens videre digitale utvikling.

Arbeidsoppgaver

• Planlegge, lede og gjennomføre vedlikehold og videreutvikling av sak- og arkivløsningen i samsvar med tjenestenes årsplaner.
• Ansvarlig for å løse komplekse feilsituasjoner, og om nødvendig beslutte å iverksette feilsøkings oppdrag hos leverandør og driftsleverandør.
  
• Bidra i gjennomføring av bestillinger knyttet til oppdatering, vedlikehold og videreutvikling av sak- og arkivsystemet innen for tjenesteforvaltningens ansvarsområde.
• Håndtere og løse henvendelser fra virksomhetene, samt sikre oppdatert brukerdokumentasjon og aktiv deling av kunnskap gjennom relevante verktøy og kunnskapsbaser.
• Koordinere og lede leveranser – merkantilt, teknisk og funksjonelt – samt samarbeide tett med interne fagmiljøer og eksterne leverandører for å sikre helhetlig tjenesteforvaltning.
  
• Rapportere og dokumentere feilsituasjoner, herunder konsekvenser, kostnader og gjennomført eller anbefalt feilretting.
• Delta i prosjekter og jobbe med design og utvikling av løsninger for brukerne i samarbeid med leverandører.

Kvalifikasjoner

• Relevant universitets- eller høyskoleutdanning, minimum på bachelornivå
  
• Lang og solid erfaring med forvaltning, utvikling, drift og vedlikehold av IT-systemer
  
• Erfaring fra Oslo kommunes IT-drift og ‑forvaltning
• Erfaring med styring og koordinering av tekniske prosjekter, samt god teknisk forståelse
  
• Minimum 3 års erfaring med teknisk forvaltning og arkitektur for sak- og arkivsystemer. Kunnskap om WebSak vil bli vektlagt positivt.
  
• Erfaring med utarbeidelse av:
  • kontinuitets- og beredskapsplaner (disaster recovery-planer)
  • kvalitetssikring og strukturering av informasjon og dokumentasjon
• Gode kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig

I tillegg er det ønskelig med erfaring fra noen av disse oppgavene:

• Kundeoppfølging med fokus på å forstå brukers behov
• Teknisk forvaltning av fellessystemer i offentlig sektor
• Testledelse og prosjektarbeid
  
• Sertifiseringer innen MSSQL, Azure og Prince2

Personlige egenskaper

• Du er samhandlingsorientert, tilpasningsdyktig og har evne til å koordinere mange interessenter med ulike roller og behov
• Du er kunnskapsorientert og trives med å sette deg raskt inn i nye problemstillinger, både innen teknologi og forretning
  
• Du håndterer komplekse oppgaver på en strukturert og selvstendig måte
• Du har god evne til å planlegge, prioritere og gjennomføre oppgaver med høy kvalitet
  
• Du har høy brukerforståelse og en sterk relasjonsbygger med gode samarbeidsevner

Vi tilbyr

• Mulighet til å forvalte fremtidsrettede, digitale og virksomhetskritiske løsninger som brukes i hele Oslo kommune
• Mulighet til å spille en sentral rolle i fornyingsarbeidet i Oslo kommune
• En organisasjon som legger vekt på digitalisering, kompetansebygging og utvikling
• Gode tjenestepensjons- og forsikringsordninger i Oslo Pensjonsforsikring
• Tjenesteforvalterstillingen plasseres i lønnstrinn 54-64. Høyere avlønning kan vurderes for spesielt godt kvalifiserte søkere.
  

Digitaliseringsetaten
er opprettet for å gjøre Oslo kommune mer effektiv, treffsikker og
brukervennlig. Vi driver, anskaffer
og utvikler digitale tjenester sammen med bydeler og virksomheter. Oppdraget
vårt er å gjøre hverdagen enklere for deg, enten du er innbygger eller ansatt i
byen vår.

Etaten ble stiftet
1. januar 2026 og består av over 300 eksperter på teknologi, design,
produktutvikling, dataflyt, digital infrastruktur, kommunikasjon,
informasjonssikkerhet, personvern, teknologianskaffelser og endringsledelse.

Arbeidsplassene i
Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens
befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss
uansett alder, funksjonsevne, kjønn, kjønnsidentitet, seksuell orientering,
religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge
arbeidsforholdene dersom du har behov for det.

Søkere som ønsker
sin søknad unntatt fra offentlighet, bes opplyse om dette og grunngi dette
særskilt. Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste
selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få
varsel om.