Ode AS søker Executive Assistant

Executive Assistant jobber tett på CEO og får et unikt innblikk i alle delene av virksomheten i Ode. Stillingen inngår som en del av administrasjonen i Ode konsernet. Rollen som Executive Assistant innebærer å sikre effektiv drift av CEO og ledergruppens hverdag. Dette innbefatter blant annet kalenderstyring, møteorganisering, kommunikasjon og reiseplanlegging. Det legges vekt på profesjonalitet, diskresjon og effektivitet.

Ansvarsområder

• Administrativ støtte til CEO og sekundært til ledergruppen
• Administrere kalendere, avtaler og møter
• Organisere interne og eksterne møter, inkludert forberedelse av møtedokumenter, referater og oppfølging av tiltak.
• Koordinere og bidra i prosjekter på ledernivå
• Planlegge og bestille reiser, inkludert logistikk og reiseregningshåndtering
• Håndtere sensitiv informasjon med høy grad av diskresjon
• Koordinere arrangementer, messer og workshops sammen med andre relevante ressurser i konsernet
• Alene eller i samarbeid med andre planlegge og gjennomføre faglige og sosiale samlinger
• Sørge for at daglige operasjoner flyter smidig, også på detaljnivå
• Koordinere aktivitet knyttet opp mot gjester, og sikre at alle besøkende får en profesjonell og hyggelig opplevelse

Personlige egenskaper

• Profesjonell og diskret
• Strukturert og detaljorientert
• Fleksibel, proaktiv og løsningsorientert
• Gode samarbeidsevner og relasjonsbygger
• Høy arbeidskapasitet og evne til å prioritere i en travel hverdag

Kvalifikasjoner:

• Relevant utdanning innen administrasjon, økonomi eller kommunikasjon
• Erfaring fra tilsvarende rolle, gjerne i et internasjonalt miljø
• Meget gode ferdigheter i norsk og engelsk, skriftlig og muntlig
• Sterke digitale ferdigheter (Office 365, Teams, PowerPoint m.m.)
• Evne til å håndtere sensitiv informasjon med høy grad av diskresjon

Ode tilbyr

• En sentral rolle med stor påvirkningskraft
• Varierte og spennende arbeidsoppgaver
• Et dynamisk og inkluderende arbeidsmiljø
• Konkurransedyktige betingelser

Stillingen rapporterer til CEO

Tiltredelse etter avtale og kontorsted i Ålesund.

Lever din CV og søknad på www.ode.no innen søndag 18. januar.