Er du vår nye lederstøtte?

Ønsker du en sentral rolle tett på ledelse og drift? Vi søker to konsulenter til faste 100 % stillinger med personaladministrative lederstøtteoppgaver.

Som lederstøtte hos oss blir du en del av et spennende utviklingsarbeid i klinikken. Gjennom et pågående prosjekt er flere av klinikkens lederstøtter samlet i et felles fagmiljø, med mål om å styrke kompetansedeling, utvikle gode samarbeidsprosesser og skape mer lik praksis på tvers av avdelingene og seksjonene. Fagmiljøet har faste arenaer for samarbeid og erfaringsutveksling, og arbeider sammen om å utvikle felles rutiner og løsninger.

Det felles fagmiljøet innebærer ikke fysisk samlokalisering, og lederstøttene har arbeidssted ved ulike lokasjoner i Vestfold.

Vi ser etter deg som er engasjert og utviklingsorientert, og som ønsker å bidra til et godt samarbeid mellom seksjonsledere, ansatte og øvrige lederstøtter. Du kan prioritere mellom ulike oppgaver, og trives med til tider høyt tempo og flere parallelle oppgaver. Du håndterer endringer på en åpen og positiv måte og bidrar aktivt i utviklingen av arbeidsprosesser og fagmiljø. Du arbeider strukturert, nøyaktig og selvstendig, og har god gjennomføringsevne. Du har gode samarbeidsevner og kommuniserer tydelig. Videre er du serviceinnstilt og løsningsorientert, samtidig som du har god rolleforståelse og håndterer personalopplysninger på en trygg og profesjonell måte. Digitale verktøy er en naturlig del av arbeidshverdagen vår, og vi ønsker oss kollegaer som har god digital kompetanse og har interesse for den teknologiske utviklingen.

Stilling 1: Lederstøtte for Psykiatrisk sykehusavdeling (PSY). Arbeidssted er for tiden i PSYs lokaler i Tønsberg. Stillingen har et særlig ansvar for arbeidstidsplanlegging, ressursstyring og administrativ oppfølging av leger i avdelingen. Det er i dag 22 LIS-leger i døgnkontinuerlig vaktordning og 14 overleger i bakvaktsordning. Stillingen har også lederstøtteoppgaver for avdelingssjef i PSY og stab.

Stilling 2: Lederstøtte for DPS Vestfold. Arbeidssted er for tiden i DPS sine lokaler på Linde. Stillingen har ansvar for personaladministrative lederstøtteoppgaver for Psykosepost og Rus og psykisk lidelse poliklinikk i DPS Vestfold psykoselidelser, og Allmennpsykiatrisk poliklinikk C i DPS Vestfold allmennpsykiatri.

Vi ber deg oppgi i søknaden om du søker på stilling 1, stilling 2 eller begge.

Lederstøttene er organisatorisk samlet i Avdeling rus og avhengighet, og har ansvar for personaladministrative lederstøtteoppgaver i Klinikk psykisk helse og avhengighet. Klinikken består av følgende avdelinger:

• Autismeavdelingen
• Avdeling rus og avhengighet
• Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling
• DPS Vestfold psykoselidelser
• DPS Vestfold allmennpsykiatri
• Psykiatrisk sykehusavdeling

Du kan lese mer om våre avdelinger og seksjoner her.

Er du usikker på om dette er noe for deg? Ta kontakt likevel, så tar vi en prat om stillingene og mulighetene.

I Sykehuset i Vestfold HF verdsettes mangfold og inkludering. Medarbeidere med ulik kompetanse, bakgrunn, livserfaring og perspektiv gir gode forutsetninger til å ta vare på hver enkelt pasient og bidrar til godt samarbeid og forståelse. Vi håper du vil søke på stilling hos oss.

Arbeidsoppgaver

• Arbeidstidsplanlegging og ressursstyring i GAT, innleie og daglig ajourhold
• Personaladministrative oppgaver i Personalportalen, blant annet registrering knyttet til ansettelsesforhold, oppfølging av varsellister og uttak av rapporter
• Opprettelse av stillingsannonser og registreringer i Webcruiter i samarbeid med seksjonsleder
• Ajourhold i Kompetanseportalen, herunder tildeling av kompetanseplaner
• Bidra til gode arbeidsprosesser, effektiv ressursutnyttelse og godt samarbeid på tvers av seksjoner og fagmiljøer
• Administrativ og organisatorisk bistand til seksjonsleder ut fra behov

Som følge av det pågående utviklingsarbeidet i klinikken må endringer i arbeidsoppgaver og ansvarsområder påregnes.

Kvalifikasjoner

• Helsesekretær eller annen relevant helsefaglig eller administrativ utdanning. Relevant arbeidserfaring kan kompensere for utdanningskravet
• Erfaring med arbeidstidsplanlegging og ressursstyring
• Erfaring med GAT og Personalportalen eller tilsvarende systemer
• Det er ønskelig med kunnskap om avtaleverk for leger
• Erfaring fra bruk av Microsoft 365 er ønskelig
  
• Gode kommunikasjonsferdigheter i norsk (skandinavisk) både muntlig og skriftlig. Det forutsettes oppholds- og arbeidstillatelse i Norge

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som:

• er engasjert og utviklingsorientert
• kan prioritere mellom ulike oppgaver, og trives med til tider høyt tempo og flere parallelle oppgaver
• håndterer endringer på en åpen og positiv måte
• bidrar aktivt til utvikling av arbeidsprosesser og fagmiljø
• arbeider strukturert, nøyaktig og selvstendig, og har god gjennomføringsevne
• har gode samarbeidsevner og kommuniserer tydelig
• er serviceinnstilt og løsningsorientert
• har god digital kompetanse og interesse for den teknologiske utviklingen

Vi tilbyr

• Et felles fagmiljø for lederstøttene, bestående av medarbeidere med høy kompetanse og stort engasjement
• Gode låne- og forsikringsordninger hos KLP
• Alle ansatte ved sykehuset omfattes av gruppelivsforsikring, reiseforsikring ved tjenestereiser, ulykkesforsikring - fritid og yrkesskadeforsikring
• Gode velferdsordninger, med blant annet bedriftsidrettslag og personalhytter
• Tilsetting skjer på de vilkår som til enhver tid fremgår av gjeldende lover og forskrifter, overenskomster og øvrig reglement
• Som ansatt ved Sykehuset i Vestfold HF vil du bli medlem av kollektive pensjonsordningen i KLP, og trekkes 2 % i pensjonsinnskudd. Les mer om offentlig tjenestepensjon på www.klp.no

Informasjon til deg som søker stilling:

Opplysninger om deg kan bli offentliggjort selv om du har anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, vil du bli varslet om dette.

Vi ber alle søkere vedlegge dokumentasjon på utdanning, attester på arbeidserfaring og eventuelle spesialistgodkjenninger. Dette for å dokumentere kvalifikasjoner som er oppgitt i CV, og til lønnsfastsettelse. Vi minner om at alt arbeid etter fylte 18 år kan være relevant ved ansiennitetsberegning.