Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig 100% fast stilling som administrasjonssjef

Administrasjonssjefen er administrasjonsavdelingens daglige leder, og vil ha fullmakt til å avgjøre løpende saker. Som administrasjonssjef skal du påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, direktørens beslutninger og vedtak fattet i UNIS sitt styre. Du vil rapportere og gi råd og lederstøtte til administrerende direktør, og inngår i UNIS sin ledergruppe.  

Som administrasjonssjef har du det overordnede ansvar til å lede, koordinere, utvikle, effektivisere og drifte den administrative virksomheten ved UNIS. Administrasjonsavdelingen består i dag av 13 medarbeidere fordelt på økonomi, HR, IT, resepsjon, booking, lederstøtte og arkiv. Som administrasjonssjef har du direkte personalansvar for 10 ansatte i administrasjonen, herunder seksjonsleder økonomi, samt to bistillinger (2 x 10 %) knyttet til pedagogisk kompetanseutvikling av vitenskapelig personell.

Du vil videre sikre at ansvar og roller er klart plassert i organisasjonen. Dette skal bidra til effektiv og god drift, og et godt arbeidsmiljø. I strategi- og endringsprosesser skal du sikre god informasjonsflyt og mulighet for medvirkning.

Administrasjonssjefen skal overvåke selskapets aktiviteter innenfor gjeldene regelverk og etiske retningslinjer, og videreutvikle systemer for internkontroll.

Administrasjonssjefen samarbeider tett med administrerende direktør og øvrige ledere.  

Les mer om UNIS her: UNIS (https://www.unis.no/) og Strategy 2030 - UNIS (https://www.unis.no/about/strategy-and-plans/strategy-2030/). 

Arbeidsoppgaver

• Personal-, økonomi- og budsjettansvar for administrasjonsavdelingen
• Lede og organisere det administrative arbeidet ved UNIS
• Organisasjonsutvikling, herunder utvikling av arbeidsmiljøet
• Overordnet ansvar for økonomistyring ved UNIS  
• Strategiutvikling og målstyring av virksomheten
• Videreutvikle, implementere og følge opp administrative prosedyrer og rutiner i samsvar med UNIS' retningslinjer
• Sikre juridiske avtaler med leverandører og samarbeidspartnere
• Ansvar for forberedelse og gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger
• Saksforberedelse av saker til styret, ansettelsesutvalget og medbestemmelsesforum (IDF-møter)
• Andre oppgaver må påregnes. 

Krav til stillingen

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning på masternivå, for eks. innen organisasjon og ledelse, HR eller økonomi. Relevant realkompetanse kombinert med bachelorgrad eller tilsvarende kan kompensere for utdanningskravet.
• Relevant ledererfaring med personalansvar og økonomistyring
• God innsikt og erfaring innen administrasjon og organisasjonsutvikling.  
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk.
• God IT-kompetanse innen administrativt arbeid.
• Du må kunne sikkerhetsklareres på nivå hemmelig

Ønskede tilleggskvalifikasjoner 

• Erfaring fra universitets- og høgskolesektoren
• Juridisk kompetanse
• Erfaring med systemer for internrevisjon/regeletterlevelse  
• Erfaring med effektiviseringstiltak
• Kan vise til utvikling av god lederkultur

Personlige egenskaper

• Strukturert, grundig og tilstedeværende med gode lederegenskaper
• Gode samarbeidsegenskaper og dyktig til å skape tillit og relasjoner på tvers i organisasjoner 
• Evne til å ha oversikt og kunne prioritere
• Evne til strategisk planlegging i kombinasjon med gjennomføringsevne
• Evne til å finne nye løsninger og arbeidsprosesser, organisering, drift mv, og ha en positiv innstilling til å ta i bruk nye verktøy og metoder
• Omgjengelig, god formidler og selvgående med en positiv innstilling

Personlig egnethet og motivasjon for stillingen tillegges stor vekt. 

Vi tilbyr

UNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for alderspensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, dekning av reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen og tjenestebolig i henhold til gjeldende regelverk.

Stillingen er plassert i stillingskode 1407 Avdelingsleder. I tillegg til grunnlønn ytes et Svalbardtillegg tilsvarende (p.t.) kr 44 640,- pr år. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 7,6 %.  

Spørsmål om stillingen

Nærmere opplysning om stillingen fås ved henvendelse til administrerende direktør Jøran Idar Moen, tlf. 915 56 414, e-post: joranm@unis.no

Søknadsfrist: fredag 14.08.2026

Søknad må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Vitnemål/attester skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke er sendt via vårt rekrutteringssystem vil ikke bli vurdert.  

Rekrutteringsprosess 

Det er planlagt førstegangsintervjuer på Teams 20. og 21. august. Andregangsintervju er planlagt gjennomført på Svalbard i perioden 7-10. september (uke 37). Tilsettingsprosessen forventes å være ferdigstilt i slutten av september (uke 39).  

Sikkerhetspolitisk samarbeid  

UNIS prioriterer søkere som er statsborgere av land som har et sikkerhetspolitisk samarbeid med Norge. Dette omfatter i hovedsak land som er medlemmer av EU/EØS eller NATO. Ansatte med statsborgerskap fra land utenfor EU/EØS eller NATO kan få utfordringer med tilgang til den statlige infrastrukturen som UNIS er avhengig av for å gjennomføre undervisning og forskningsarbeid.  

Søknad unntatt offentlighet

Det er mulig å be om å få navnet/søknaden unntatt offentligheten iht. offentlighetsloven § 25. Ønsket må i tilfelle begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet å få mulighet til å trekke søknaden.

Mangfold, likestilling og inkludering  

En av UNIS' verdier er inkludering. Vi er forpliktet til å oppnå mangfold innen arbeidsstyrken og skape et inkluderende arbeidsmiljø i det høye Arktis. Vi ønsker derfor søknader fra alle kvalifiserte kandidater uavhengig av kjønn, seksuell orientering, etnisitet, tro, alder eller andre egenskaper.

Om Longyearbyen

Longyearbyen ligger på Svalbard, midt i en variert og vakker arktisk natur med gode muligheter for friluftsliv. Longyearbyen er et moderne tettsted med ca. 2600 innbyggere og har et godt tjenestetilbud med bl.a. barnehage, svømme-/idrettshall og et rikt forenings-, idretts- og kulturliv. Les mer om Longyearbyen her (https://www.lokalstyre.no/tjenester/innbyggerinformasjon/om-longyearbyen-lokalstyre/fakta-om-longyearbyen). 

Universitetssenteret på Svalbard (UNIS), lokalisert i Longyearbyen på 78°N, er verdens nordligste institusjon for høyere utdanning. UNIS spesialiserer seg på arktiske studier og tilbyr felt- og forskningsbaserte emner på bachelor-, master- og ph.d.-nivå innen arktisk biologi, geologi, geofysikk, teknologi og sikkerhet. 

UNIS utnytter sin helårige tilstedeværelse i det unike arktiske miljøet og benytter dette som et naturlig laboratorium for forskning og utdanning. Vi tiltrekker oss årlig rundt 700 studenter fra hele verden. All undervisning foregår på engelsk, og omtrent halvparten av både ansatte og studenter er internasjonale. UNIS ble etablert i 1993 og er et statlig aksjeselskap underlagt Kunnskapsdepartementet. Administrasjonsspråket er norsk. UNIS sine verdier er inkludering, transparens, engasjement, pålitelighet og respekt.