Administrativ lederstøtte

Vil du bidra til god struktur, flyt og kvalitet i det administrative arbeidet ved Norsk jernbanemuseum?

Stillingen er nyopprettet, og du får en unik mulighet til å forme hvordan administrativ lederstøtte skal bygges opp og fungere i årene fremover.

Vi søker en strukturert og pålitelig medarbeider til en administrativ støttefunksjon tett på direktør og ledergruppe. Stillingen vil ha en sentral rolle i å sikre god oppfølging av møter, dokumenter og administrative prosesser i organisasjonen. Du vil ofte jobbe tett på direktøren, og du må trives med at prioriteringer kan endre seg. Rollen passer for deg som liker å få ting gjort på en profesjonell og smidig måte.

Stillingen inngår i seksjonen for virksomhetsstyring, økonomi og HR og rapporterer til seksjonssjefen. Seksjonen består av 7 ansatte som ivaretar ulike administrative støttefunksjoner.

Arbeidsoppgaver

Du vil ha ansvar for å støtte ledelsen i det daglige administrative arbeidet, og bidra til at saker blir forberedt, dokumentert og fulgt opp på en effektiv og strukturert måte.

Arbeidet vil i hovedsak bestå av:

• Administrativ støtte til direktør og ledergruppe
• Planlegging og oppfølging av møter med utarbeidelse av sakslister, referater og presentasjoner
• Dokumentforvaltning, arkivering og svare ut henvendelser
• Koordinering og oppfølging av interne oppgaver og aktiviteter
• Praktisk støtte i forbindelse med møter, arrangementer og reiser
• Andre oppgaver etter virksomhetens behov

Stillingen innebærer samarbeid med direktør, ledergruppe og øvrige ansatte.

Kvalifikasjoner

Må-krav:

• Relevant høyere utdanning, relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
• Erfaring med administrative oppgaver og dokumenthåndtering
• Meget god digital kompetanse og erfaring med vanlige IKT-verktøy
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Det er en fordel med:

• Erfaring fra offentlig forvaltning og saksbehandling
• Kjennskap til arkiv- og dokumentasjonskrav
• Erfaring med møteforberedelser og referatføring
  

Personlige egenskaper

Vi legger vekt på at du:

• er strukturert og nøyaktig
• har god arbeidskapasitet og gjennomføringsevne
• er fleksibel og løsningsorientert
• samarbeider godt og bidrar til et godt arbeidsmiljø

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter deg som er selvstendig, strukturert, nøyaktig og har god gjennomføringsevne. Du trives med administrative oppgaver og liker å bidra til orden, fremdrift og kvalitet i arbeidet. Hverdagen er variert, med parallelle løp og tidvis korte frister.

Du:

• arbeider selvstendig og systematisk
• har god oversikt og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
• er trygg i skriftlig fremstilling og har svært god norsk språkforståelse, både skriftlig og muntlig
• er serviceinnstilt og samarbeider godt med andre
• er pålitelig og håndterer informasjon med nødvendig diskresjon

Til opplysning vil førstegangsintervjuer bli gjennomført i uke 25 og andregangsintervjuer i uke 26.

Vi tilbyr

• Varierte og praktiske arbeidsoppgaver
• Et godt arbeidsmiljø i en liten og oversiktlig organisasjon
• Gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse
• Fleksitidsordning

Du blir ansatt som førstekonsulent (stillingskode 1408) i lønnsspennet kr 490 000 – 600 000 avhengig av kvalifikasjoner og erfaring. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes to prosent til Statens pensjonskasse.

Arbeidssted er Norsk jernbanemuseum sine lokaler på Hamar.

Hvorfor skal du velge oss?
Hos Norsk jernbanemuseum blir du en del av et engasjert og faglig sterkt museumsmiljø med et viktig samfunnsoppdrag: å formidle norsk jernbanehistorie og sikre jernbanekulturarven for fremtidige generasjoner. Her får du stor variasjon i arbeidsoppgavene, og mulighet til å påvirke i en nyopprettet rolle tett på ledelsen.

Om Norsk jernbanemuseum

Norsk jernbanemuseum(NJM) er ett av verdens eldste
jernbanemuseer og har et nasjonalt ansvar for ivaretakelse og formidling av
norsk jernbanehistorie. Museet har 26 fast ansatte som dekker alle museets
fagområder. Museet ligger på Hamar. Norsk jernbanemuseum er organisert som egen
etat under Jernbanedirektoratet. Hvert år får NJM et tildelingsbrev fra
Jernbanedirektoratet som trekker opp målene for virksomheten, samt
prioriteringer og krav. NJM jobber etter visjonen «Vi forteller
jernbanehistorien».

Norsk jernbanemuseum (NJM) er et nasjonalt museum etablert i
Hamar i 1896. Norsk jernbanemuseum er Norges ledende institusjon for bevaring
og formidling av jernbanens kulturarv. Vårt mål er å inspirere og informere
besøkende om jernbanens betydning i samfunnet. Museet tilbyr opplevelser,
omvisninger, undervisning, togopplevelser og har eget bibliotek og butikk.
Museet har også et eget museumstoget, Tertitten, som kjører på smalspor gjennom
museetsparken om sommeren. Norsk jernbanemuseum drifter rullende materiell,
både damp-, diesel-, og elektriske tog som brukes på det nasjonale
jernbanenettet. Blant disse er et av verdens eldste og mest komplette kjørbare
veterantog, Karéttoget. Museet har ansvaret for vedlikeholdet av kongevognen og
å sikre Slottets behov for kjøring med tog. Tilskudd til kulturminner i
jernbanesektoren forvaltes av Norsk jernbanemuseum. Norsk jernbanemuseum skal
være en fremtidsrettet museumsaktør, og skal etablere nye og videreutvikle
eksisterende formidlingsopplegg.