Fagkonsulent

Er du en strukturert og faglig trygg fagkonsulent som også trives med mennesker rundt deg, litt tempo i hverdagen – og gjerne et smil på lur? Har du lyst til å bidra til at skolehverdagen vår flyter godt for både elever, ansatte og samarbeidspartnere? Da håper vi du vil lese videre.
Slemdal skole og aktivitetsskole er en 1.–7. trinns skole med rundt 600 elever og 90 ansatte. Vi holder til i moderne og trivelige lokaler midt på Slemdal, med T-banen rett i nærheten og kort vei til alt. Skolen har lange tradisjoner og en viktig plass i lokalmiljøet – og vi er stolte av det gode, inkluderende og faglig sterke arbeidsmiljøet vårt. Hos oss jobber vi hver dag for å gi elevene en god start på skoleløpet og bidra til at de utvikler seg til trygge og robuste mennesker.
Nå ser vi etter deg som vil bli en viktig del av skolens hjerte – nemlig skolekontoret. Du vil jobbe tett sammen med konsulent og administrativ leder, og bidra til at hverdagen fungerer godt for alle. Vi tror du liker orden og system, tar ansvar og trives med både selvstendig arbeid og samarbeid. Og ikke minst, du ser verdien av god service og et godt samspill med menneskene rundt deg.

Stillingen omfatter helhetlig ansvar for lønns-, HR-, økonomi- og administrative oppgaver ved skolen, inkludert personalforvaltning, lønns- og budsjettoppfølging, saksbehandling samt daglig drift og servicefunksjon i tett samarbeid med ledelsen.

Arbeidsoppgaver

Lønn og HR:

• Personal- og stillingsadministrasjon i EveryOne, HR-systemet Unit4, Vigilo og Websak
• Kompetansevurdering, ansiennitetsberegning for nyansatte samt utarbeidelse av arbeidskontrakter i EveryOne
• Behandling av variabellønn og kontroll av lønnskjøring for skole og AKS
• Dialog og oppfølging av saker med FLT via Kompass
• Oppfølging av fravær og refusjoner, inkludert NAV-refusjoner, med kjennskap til lovverket
• Bistå ansatte og ledelse i saker knyttet til fravær, permisjoner, ferie, pensjon og rekruttering
• Bidra til utarbeidelse, kvalitetssikring og oppdatering av rutiner, samt holde seg oppdatert på informasjon fra UDA og Oslo kommune via relevante kanaler (Teams, Tavla og intranett)
• Veilede ansatte innen personaladministrative prosesser
• Arbeide med forbedring og effektivisering av rutiner og arbeidsprosesser innen fagområdet

Økonomi:

• Bestillinger, regnskap og fakturabehandling i Unit4 økonomi, inkludert oppfølging av AKS kundefakturaer
• Beregne lønnskostnader og oppdatere stillingsregisteret i Framsikt fortløpende
• Bistå i budsjettarbeidet i Framsikt, samt oppfølging av regnskapsrapporter i Unit4 økonomi

Administrasjon:

• Medansvar for den daglige driften av kontorfunksjonen og resepsjonen i tett dialog med skolens ledelse
• Vedlikehold av elev- og personalopplysninger i Vigilo
• Dokumenthåndtering og arkivering
• Aktiv bruk av skolens IKT-systemer som Websak, Portalen, Vigilo, Teams, hjemmeside, informasjonskanaler mm.
• Være god støtte for skolens ledergruppe
• Saksbehandlingsansvar på avtalte områder
• Delta i nettverk og være oppdatert og engasjert i fagfeltet
• Service og veiledning for ansatte/elever/besøkende, inkludert plastring og omsorg for elever, samt holde orden og struktur i administrasjonen
• Bidra til robust og effektiv drift av skolekontoret, inkludert profesjonell service innenfor kontorfunksjonen (telefoner, postmottak, kopimaskiner, kaffemaskinrens, åpne melkeskap, ta imot varer, servere ved enkelte arrangementer)
• Være oppdatert på lover, regler og rutiner innenfor fagfeltet

Det tas forbehold om endring av arbeids- og ansvarsområder.

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning på bachelor-nivå innen administrasjon, HR, økonomi eller tilsvarende. Lang og relevant arbeidserfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.
• Erfaring fra lønns- og personaladministrasjon, gjerne fra skole eller offentlig sektor
• God systemforståelse og erfaring med relevante systemer som EveryOne, Unit4 (HR og økonomi), Vigilo, Websak og Framsikt
• Kunnskap om gjeldende lov- og avtaleverk innen arbeidsrett, lønn, fravær og refusjoner (herunder NAV-regelverk)
• Erfaring med lønnskjøring, variabellønn og økonomioppfølging/budsjett
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk tilsvarende nivå C1
• God digital kompetanse og evne til å ta i bruk nye systemer og verktøy

Personlige egenskaper

• Du er serviceinnstilt, imøtekommende og har et godt humør
• Du er strukturert, nøyaktig og trives med orden og system i arbeidet
  
• Du har stor arbeidskapasitet og evne til å håndtere varierte oppgaver i en til tider hektisk arbeidshverdag
  
• Du arbeider selvstendig, tar ansvar og har god vurderingsevne i prioritering av oppgaver
  
• Du er en lojal lagspiller med gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
  
• Du er positiv, fleksibel og løsningsorientert i møte med utfordringer og endringer
  
• Du er en aktiv bidragsyter til utvikling, effektivisering og forbedring av rutiner og arbeidsprosesser
  
• Du har god digital forståelse og evne til å tilpasse deg nye systemer og verktøy
  
• Du viser høy grad av profesjonalitet og håndterer sensitiv informasjon med diskresjon
  
• Du trives i et skolemiljø med barn og unge rundt deg, og bidrar til et godt arbeidsmiljø

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Vi tilbyr

• 100% fast stilling som fagkonsulent
  
• Eget kontor i tilknytning til resepsjonen i moderne lokaler
  
• Hyggelige medarbeidere og et positivt arbeidsmiljø
  
• Tett samarbeid med administrativ leder
  
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger
  
• Kurs og kompetanseheving
  
• Tilsetting er betinget av godkjent politiattest
  
• Lønn fastsettes ut fra Oslo kommunes regulativ, utdanning og ansiennitet

Utdanningsetaten i Oslo sørger for at 90 000 elever og lærlinger lærer og trives, utvikler seg faglig og sosialt og får bruke sin nysgjerrighet, sitt engasjement og sin kreativitet. Som en av våre 17 000 ansatte i Norges største kommunale etat får du jobbe med kolleger med bred faglig kompetanse og med hjerte for Osloskolen.

Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert, til å søke jobb hos oss, uansett alder, funksjonsevne, kjønn, kjønnsidentitet, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det.

Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i tilfelle få varsel om.

Tilsetting i grunnskolen, videregående skole, voksenopplæring, aktivitetsskolen eller for å gi leksehjelp er betinget av at det før tiltredelse fremlegges politiattest i tråd med opplæringsloven § 17-11.

Les mer om Osloskolen på https://www.oslo.kommune.no/skole-og-utdanning/