Avdelingsleiar dokumentsenter og kommunetorg

Vil du vere med og utvikle framtidas dokumentforvaltning og førstelinjetenester i ein kommune i sterk utvikling?

Bjørnafjorden kommune søkjer ein tydeleg og utviklingsorientert avdelingsleiar for dokumentsenteret og kommunetorg. Du vil få ei sentral rolle i å sikre god dokumentforvaltning, openheit og etterleving av lovverk og samstundes bidra til at innbyggjarar, tilsette og samarbeidspartnarar møter ei profesjonell, tilgjengeleg og serviceorientert kommune.

Dokumentsenteret har eit viktig samfunnsoppdrag. Vi sørgjer for at informasjon blir forvalta, bevart og gjort tilgjengeleg både for innbyggjarar, tilsette og ettertida. Offentlege verksemder har arkivplikt, og dokumentasjon skal handterast i tråd med lov og forskrift.

Kommunetorget er kommunen si førstelinje mot innbyggjarar og besøkande. Tenesta handterer mellom anna mottak og resepsjon på rådhuset, sentralbord og telefoni, post- og pakkemottak, rettleiing og praktisk støtte til innbyggjarar, tilsette og eksterne samarbeidspartnarar. Funksjonen er viktig for tilgjenge, service, informasjonsflyt og god samhandling på tvers av kommunen

Om stillinga
Som avdelingsleiar vil du ha det overordna ansvaret for drift og utvikling av dokumentsenteret og kommunetorget. Du leier eit fagmiljø med høg kompetanse, og får ansvar for både personal, økonomi og fagleg retning.

Stillinga har eit breitt leiaransvar i skjæringspunktet mellom dokumentforvaltning, service,digitalisering og organisasjonsutvikling. Du skal bidra til at kommunen har gode, trygge og effektive arbeidsprosessar for arkiv, dokumenthandtering, innsyn, postflyt,mottakstenester og innbyggjarkontakt.

Rolla inngår i kommunen sitt arbeid med digitalisering og organisasjonsutvikling, og vil samarbeide tett med leiing og fagmiljø på tvers av organisasjonen. Ei viktig oppgåve blir å sjå samanhengar mellom dokumentforvaltning, informasjonsflyt, førstelinjetenester og kommunen sitt samla møte med innbyggjarane.

Arbeidsoppgåver

• Leia og vidareutvikle dokumentsenteret og kommunetorg
• Personal- og økonomiansvar for avdelinga
• Sikre god dokumentforvaltning og arkivdanning i kommunen
• Sikre etterleving av lovverk, standardar og krav til dokumentasjon, arkiv,offentlegheit og informasjonstryggleik
• Vidareutvikle rutinar, system og kvalitet innan arkiv, saksbehandling, postflyt og innbyggjarservice
• Ansvar for drift og utvikling av kommunetorget, inkludert resepsjon, sentralbord, telefoni, post- og pakkemottak
• Bidra til gode og brukarvennlege førstelinjetenester for innbyggjarar, tilsette og samarbeidspartnarar
• Gje råd og støtte til leiarar og tilsette i arkivfaglege spørsmål og spørsmål knytt til dokumentflyt og informasjonsforvaltning
• Arbeide for effektive, trygge og framtidsretta løysingar for dokumenthandtering og innbyggjardialog gjennom bruk av kunstig intelligens
• Samarbeide med interne støttefunksjonar og bidra aktivt i tverrgåandedigitaliserings- og utviklingsarbeid
  

Kvalifikasjonar

• Relevant høgare utdanning, på minimum bachelornivå innan arkiv, dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning, administrasjon, leiing, offentleg forvaltning eller tilsvarande 
• Erfaring frå arkiv- og dokumentforvaltning
• Erfaring frå leiing, fortrinnsvis med personal- og økonomiansvar
• God forståing for offentleg forvaltning, regelverk og kommunale tenester
• Digital kompetanse og erfaring med elektroniske arkivsystem, saksbehandlingssystem eller andre relevante fagsystem
• Erfaring frå service, innbyggjarkontakt, publikumsmottak eller førstelinjetenester er ein fordel
• Erfaring frå prosessforbetring og digitalisering med gode resultat

Utanlandsk utdanning må vere godkjend av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir): https://hkdir.no/utdanning-fra-utlandet

Personlege eigenskapar

• Tydeleg og trygg leiar
• Strukturert og analytisk
• Serviceinnstilt og oppteken av gode møte mellom kommunen og innbyggjarane
• Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• Utviklingsorientert og løysingsfokusert
• Evne til å sjå heilskap og samanhengar på tvers av fagområde
• Evne til å skape retning, prioritere og utvikle gode arbeidsprosessar saman med medarbeidarane

Rolla krev evne til å handtere store informasjonsmengder, sikre kvalitet i dokumentforvaltninga og samstundes utvikle gode, tilgjengelege og profesjonelle tenester i kommunen si førstelinje.

Kvifor jobbe hos oss?

• Ei sentral leiarrolle i ein kommune i utvikling
• Moglegheit til å påverke framtidas dokumentforvaltning og innbyggjarservice
• Ei rolle der du får arbeide både med fag, leiing, service og utvikling
• Sterkt fagmiljø og gode kollegaer
• Gode pensjons- og forsikringsordningar
• Løn etter gjeldande avtalar
• Fleksibel arbeidstid
• Vi arbeidar for å få etablert heiltidskultur i kommunen

Vil du vere med å sikre openheit, rettstryggleik og gode tenester for innbyggjarane våre?
Då vil vi gjerne høyre frå deg!

Bjørnafjorden kommune er ein arbeidsplass som verdset likestilling og mangfald, der alle tilsette forpliktar seg til prinsippet om likeverd og bidreg til å skapa eit inkluderande arbeidsmiljø. Vi ønskjer eit mangfald av søkjarar og oppmodar alle kvalifiserte kandidatar til å søkje, uavhengig av kjønn, alder, funksjonsevne, seksuell orientering, etnisk bakgrunn eller livssyn

Etter utløpt søknadsfrist, vil det bli generert ei offentleg søkjarliste med namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustads- eller arbeidskommune for kvar søkjar. Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkomande sjølv ber om det. Opplysningar om ein søkjar kan bli offentlege sjølv om ein har kryssa av for å bli unnateke. Dersom anmodningen ikkje vert tatt til følgje vil søkjaren bli varsla om det.

Vi vil aldri be søkjar om å oppgi BANK-ID informasjon i søknadsprosessen.