Administrasjonskonsulent (arkiv)

Pasientreiser HF søker en nysgjerrig, fremoverlent og serviceinnstilt kollega som vil være med å ivareta og videreutvikle fremtidens arkivering, samtidig som du bidrar med andre administrative oppgaver i foretaket. Vi ser etter deg som motiveres av samfunnsoppdraget vårt og som deler verdiene våre: engasjert, imøtekommende og pålitelig.

Arkivtjenesten har ansvar for postmottak og journalføring, og bidrar med brukerstøtte, opplæring og fagutvikling, samt støtter dokumentasjonsforvaltningen i hele foretaket. Vi benytter for tiden Public 360 som sak- og arkivsystem, men innfører et nytt system i løpet av 2027. Dette gir gode muligheter til å videreutvikle arbeidsprosesser og bidra til en moderne og fremtidsrettet dokumentforvaltning.

Arkivering er en forutsetning for åpenhet, rettssikkerhet og tillit. Informasjon må dokumenteres og forvaltes slik at den sikrer innsyn, kontroll og gjenbruk – i tråd med lovverk og samfunnets forventninger. Dette krever kompetanse, struktur og kontinuerlig utvikling.

Stillingen er plassert i avdeling for virksomhetsstyring, som har ansvaret for økonomi, HR, analyse og arkiv. Avdelingen består av 11 ansatte og sammen jobber vi for hele foretaket.

Dette får du jobbe med:

• Faglig ansvar for arkivtjenesten i foretaket og kontaktpunkt mot vår leverandør Sykehuspartner for arkivløsningen

• Utføre løpende arkivoppgaver, som journalføring og kvalitetssikring av arkivert informasjon

• Kvalitetssikre og publisere offentlig journal

• Gi brukerstøtte og opplæring til ledere og ansatte

• Videreutvikle arkivtjenesten ved å forbedre rutiner og veiledninger, utvikle bevarings- og kassasjonsplaner, og jobbe med integrasjoner, forenkling og automatisering av prosesser

• Delta i regionale og tverrfaglige arbeidsgrupper, og faglige arenaer innen fagområdet

Ved behov ønsker vi at du støtter avdelingene i administrative oppgaver. Det kan for eksempel være å bestille reiser, sende ut styresaker og publisere disse på foretakets nettsider, og ta imot besøkende.

Dette må du ha:

• Relevant utdanning på minimum bachelornivå, fortrinnsvis innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, juridiske fag eller offentlig forvaltning.
  Relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet.

• God IT-kompetanse

• Gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig

Det er en fordel om du har erfaring med:

• Elektroniske sak- og arkivsystemer og regelverk innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

• Forbedring og utvikling av arkiv- og saksbehandlingsrutiner

• Bruk av nye løsninger og digitale verktøy, inkludert kunstig intelligens

• Opplæring og brukerstøtte

• M365-plattformen

Dette ser vi etter hos deg:

• Du er nysgjerrig og liker å forbedre arbeidsprosesser gjennom digitalisering og automatisering

• Du har høy ansvarsfølelse og faglig integritet

• Du er strukturert og nøyaktig, og jobber systematisk med kvalitet

• Du er positiv, samarbeidsvillig og trives med å støtte og veilede andre

• Du arbeider selvstendig, tar initiativ og følger oppgaver til ferdigstillelse

• Du kommuniserer klart, både muntlig og skriftlig
  

Personlig egnethet for stillingen vil bli vektlagt.

Dette får du hos oss:

• Inkluderende arbeidsmiljø med faglige og sosiale møtepunkter

• Fleksitid med mulighet for noe hjemmekontor etter avtale

• Lønn etter avtale og gode pensjonsordninger gjennom KLP

• Kantine, treningsrom og fri parkering

• Nyoppussede lokaler mellom Skien og Porsgrunn

Vil du være en del av laget vårt som skal løse et viktig samfunnsoppdrag, og som også er opptatt av å ha det gøy på jobben? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat!

Dette må du vite:

Vi ber om en CV og søknad som beskriver hva du har gjort, og som får frem hva som gjør deg kvalifisert for stillingen.

Du må laste opp vitnemål og attester. Vi ber deg bruke Vitnemålsportalen.

Vi er pliktige til å lage en offentlig søkerliste med informasjon om navn, kjønn, kommune og alder på alle søkere til stillinger hos oss. Hvis du ikke ønsker dette, må du forklare hvorfor du skal unntas fra listen. Dersom vi ikke kan innvilge ønsket ditt om å bli unntatt, vil vi varsle deg i forkant av en eventuell offentliggjøring.

Vi har som mål å ansette medarbeidere med ulik alder, kjønn og bakgrunn, og ønsker å legge til rette for ansatte med redusert funksjonsevne.

Pasientreiser HF er et nasjonalt foretak med et utviklingsorientert fagmiljø. Sammen med 17 helseforetak skal foretaket sørge for at befolkningen møter gode og likeverdige tjenester på pasientreiseområdet. Pasientreiser HF har ansvar for området reisestøtte, og skal sikre pasientenes rettigheter, utvikle teknologiske tjenester, og forvalte systemene innen pasientreiseområdet. 130 ansatte er lokalisert på hovedkontoret i Skien og ved fire avdelingskontor ellers i landet.

Les mer om Pasientreiser HF her: Pasientreiser.no