Seksjonssjef dokumentforvaltning

Om stillingen

Kontoret for voldsoffererstatning har ledig fast stilling som seksjonssjef dokumentforvaltning.

Som ledd i videreutviklingen av virksomheten etablerer Kontoret for voldsoffererstatning nå en egen seksjon for dokumentforvaltning, og søker en seksjonssjef som får en sentral rolle i å bygge, forme og videreutvikle denne funksjonen. Seksjonen har ansvar for dokumentflyt, arkiv, servicetorg og førstelinje brukerservice, og er en sentral støttefunksjon for hele organisasjonen. 

Stillingen inngår i kontorets ledergruppe og innebærer et overordnet ansvar for kvalitet, struktur og utvikling innen seksjonens ansvarsområde.

Vi søker en tydelig og utviklingsorientert seksjonssjef som vil få betydelig handlingsrom til å lede og utvikle seksjonen helhetlig, sikre robuste og framtidsrettede arbeidsprosesser, og bidra aktivt til god samhandling både internt i virksomheten og eksternt mot samarbeidspartnere og øvrige aktører.

Hvis du har spørsmål om stillingen, kan du kontakte direktør Yvonne Andersen på telefon 41160881.

Arbeidsoppgaver

Stillingen kombinerer faglig ledelse, utviklingsarbeid og strategisk ansvar, og gir gode muligheter til å påvirke hvordan dokumentforvaltning og brukerservice videreutvikles i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag.

Ledelse og personaloppfølging

• Overordnet ledelse og videreutvikling av seksjon dokumentforvaltning, herunder faglig ledelse og ansvar for helhetlig drift
• Lede og koordinere medarbeidere i seksjonen, herunder løpende faglig oppfølging, veiledning og støtte
• Gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler
• Deltakelse i ledergruppemøter og relevante teamledermøter

Fag, kvalitet og utvikling

• Faglig ledelse og videreutvikling av arkivtjenesten og dokumentforvaltningen som helhet
• Videreutvikling og forvaltning av rutiner, veiledninger og arbeidsprosesser
• Sikre kvalitet, sammenheng og god styring av dokumentflyt
• Delta i og initiere utviklingsprosjekter og forbedringsarbeid innen fagområdet
• Rådgivning og opplæring av teamleder og saksbehandlere innen dokumentforvaltning, arkiv og tilgrensende områder

System- og digitalt ansvar

• Systemadministrasjon og oppfølging av sak- og arkivsystem (Public 360)
• Overordnet ansvar for oppfølging av IT-støtte, herunder kontakt med leverandører og interne støttemiljøer
• Hovedkontaktperson mot support/IT 
• Ansvar for IT-utstyr og telefoni 
• Deltakelse i og oppfølging av digitaliserings- og utviklingsprosjekter innen seksjonens ansvarsområde
• Bidra i relevante anskaffelsesprosesser innen seksjonens ansvarsområde, herunder behovsbeskrivelser, faglige vurderinger og oppfølging i samarbeid med økonomi/HR og ledelse

Arkiv og administrative støttefunksjoner

• Overordnet ansvar for fysisk arkiv og personalarkiv
• Ansvar for dokumentflyt i administrative saker
• Samarbeid med seksjonssjef for økonomi og HR om oppgaver innen lønn og regnskap.

Stillingen kan ilegges andre oppgaver ved behov.

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning. Lang og særlig relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet.
• Relevant ledererfaring eller erfaring med faglig ledelse, koordinering og utviklingsarbeid.
• God forståelse for dokumentforvaltning, arkiv, service- og støttefunksjoner i offentlig sektor.
• Erfaring med systemforvaltning og digital støtte knyttet til dokument- og informasjonsflyt.
• Gode IT-kunnskaper

Det er ønskelig med:

• Erfaring fra offentlig forvaltning
• Kjennskap til sak- og arkivsystemer, gjerne Public 360
• Erfaring med endrings- og forbedringsprosesser

Personlige egenskaper og egnethet vil bli særlig vektlagt. Vi ser etter deg som er strukturert, trygg i lederrollen og har evne til å skape tillit, samarbeid og fremdrift.

Vi tilbyr

• En sentral lederrolle i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag
• En lederrolle med reell påvirkning og mulighet til å forme en ny seksjon
• Tett samarbeid med direktør og øvrig ledergruppe
• Mulighet til å bygge og videreutvikle en ny seksjon
• Mulighet til å videreutvikle og profesjonalisere dokumentforvaltning og servicetorg
• Et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø
• Fleksitid og trening i arbeidstiden
• Nyoppussede kontorlokaler i løpet av 2026
• Dekning av flyttekostnader etter avtale

Stillingen lønnes som seksjonssjef (Stillingskode 1211) kr 820 000 – 950 000. Det trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes.

Når du bor og jobber i Finnmark eller Nord-Troms, får du nedskrevet ditt eventuelle studielån med inntil kr 60 000 i året, og du får lavere personskatt. Fra 2023 ble det også gratis barnehage i Vardø.

Kontorsted er Vardø. Etter prøvetiden vil det være mulighet for delvis mobilt kontor i tråd med interne retningslinjer.

Tiltredelse etter avtale. Vi vil være behjelpelig med å finne bosted.

Generell informasjon

Søknaden må skrives i JobbNorge-portalen, og vi ber om at du legger ved CV, vitnemål og relevante attester.

Det vil bli utarbeidet offentlig søkerliste. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten.

Hvis vi får kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, innkaller vi minst en søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene må du oppfylle noen krav. Les mer kravene på Arbeidsgiverportalen. 

Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.