Rådgiver arkiv og dokumentforvaltning

Om Arkiv- og dokumentforvaltning 
Enheten er underlagt avdeling for Finans og organisasjon i Buskerud fylkeskommune, som en del av seksjon Mennesker og Organisasjon. Arkiv- og dokumentforvaltning har daglig forvaltningsansvar for arkiv, deponering, rådgivning og veiledning for hele organisasjonen, integrasjoner og tildeling av tilganger i andre tjenester, ansvar for sakarkivsystemet Elements både for innholdet og systemet, og andre fagsystemer og tjenester. Enheten har ansvar for å videreutvikle og rådgivning på arkiv og dokumentforvaltning og tilhørende fagprosesser med samarbeidspartnere og administrasjonen. Hovedoppgaver er blant annet dokumentbehandling og arkivering, behandlingsansvar for alt av arkivverdig dokumentasjon, utvikling i arkivsystemet og prosessansvar. I dette ligger blant annet å utarbeide og forvalte retningslinjer og rutiner for arkivering og dokumenthåndtering i fylkeskommunen. Enheten har ansvar for integrasjoner i samarbeid med FRID IKS, tilgangsstyring for andre statlige og fylkeskommunale tjenester ligger også under enheten. 

 Enheten har 7 faste og en midlertidig medarbeider inkludert leder, og har kontorplass på fylkeshuset i Drammen.  
Rådgiver skal jobbe med arkivplan, kvalitetssystem, systemoppsett med integrasjoner og skjemaoppsett, lage og revidere nye rutiner og veiledninger, holde kurs og planlegge kompetanseheving i organisasjonen, jobbe med tilgangsstyring i KS FIKS, Altinn, Fint Flyt. I tillegg skal rådgiver ha ekstra ansvar for bevaringsvurderinger i forskjellige fagsystemer og i sakarkivsystemet. 

Rådgiver må ha evne til å foreta selvstendig faglige vurderinger, arbeide i team og bidra til at prosjekter når sine mål. 
Ved tilsetting skal det vurderes om ny rådgiver kan håndtere løpende driftsoppgaver, eksempelvis journalføring, kvalitetssikring og lesing av offentlig journal i dagens dokumentforvaltning, samt jobbet med integrasjoner, fagsystemer og hadde ansvar for tilgangsstyring, har jobbet i KS fiks og i Altinn. Kjennskap til Elements elektroniske arkivsystemer er en fordel. Rett profil er deg som er imøtekommende, analytisk, detaljorientert, strukturert, samarbeidsvillig og liker en rutinepreget og samtidig med mange forskjellige oppgaver arbeidshverdag. IT kunnskaper er nødvendig i forhold til integrasjoner og utvikling av digitale prosesser i stillingen. 

Arbeidsoppgaver

• faglig rådgivning, koordinere og utvikle arbeidet i enheten sammen med leder
• arbeide med å sikre at fylkeskommunen forvalter sitt elektronisk skapte arkivmateriale i tråd med lovverk, rutiner og retningslinjer
• kartlegge og vurdere informasjonssystemer, prosesser og etterlevelse av arkivering
• pådriver og arbeide for digitalisering og effektivisering av dokumentasjonsforvaltningen i fylkeskommunen
• arbeide med integrasjoner og utføre systemforvaltning knyttet til sak- og arkivsystem
• arbeide med bevaring og kassasjonsplanen og bruke det godt i hverdagen og i systemer
• arbeide med systemoppsett og robot prosesser
• arbeide med KI utvikling og mer automatiserte prosesserdaglig arkivoppgaver som kvalitetskontroll og journalføring.

 

Kvalifikasjoner  

• høyere utdanning på minimum bachelor-nivå innen arkiv og dokumentforvaltning eller utdanning på tilsvarende nivå innen relevant fagområde, eksempelvis IKT, samfunnsfag og historie
• utdanning fra utlandet må være godkjent av NOKUT eller HK-dir.

Ønskelig kvalifikasjoner

• erfaring fra digitalisering og automatiserte arbeidsprosesser
• erfaring med systemforvaltning og integrasjoner mot elektronisk sak- og arkivløsninger
• erfaring fra offentlig forvaltning, saksbehandling og rådgivning
• kjennskap til fylkeskommunale arkiver og oppgaver  
• erfaring med arkivplan og BK-plan erfaring med deponering og langtidsbevaring av elektroniske systemer.

Personlige egenskaper  

• god helhetsforståelse og kunnskapsrik 
• har faglig integritet og god arbeidskapasitet
• må kunne håndtere mange parallelle arbeidsoppgaver
• evne til å arbeide selvstendig og i team
• har gode kommunikasjonsevner, er imøtekommende og serviceinnstilt
• er strukturert og jobber godt med andre, på tvers av fagmiljøer
• løser oppgavene på en god måte samtidig som du tar vare på og motiverer dine kollegaer.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.
 

Vi tilbyr  

• spennende, utfordrende og utviklende oppgaver  
• et faglig godt arbeidsmiljø med dyktige kunnskapsmedarbeidere  
  faglig oppdatering og personlig utvikling gjennom deltagelse på kurs og konferanser
• lønn- og arbeidsvilkår i henhold til avtaleverk  
• gode pensjons- og forsikringsordninger og fleksibel arbeidstid.

ANSETTELSE

Heltid. 100%
Fast ansettelse

ANNET

Referansenummer: C8576

Buskerud fylkeskommune ønsker medarbeidere som tar en aktiv, engasjert, reflektert og ansvarlig rolle i organisasjonen vår. Hos oss møtes mennesker med ulik kompetanse- og utdanningsbakgrunn for å skape gode tjenester til våre innbyggere.

Buskerud fylkeskommune har ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, kollektivtransport og fylkesveier, tannhelsetjenester, regional planlegging, kultur og kulturminner.

Buskerud fylkeskommune er opptatt av mangfold, og vi oppfordrer derfor alle som er kvalifisert i henhold til stillingens krav, til å søke hos oss. Vi tilpasser arbeidsplassen om du har behov for det.

For ansettelse i skole og tannhelse kreves det politiattest av kandidater som får tilbud om stilling.

Vi gjør oppmerksom på at søkeres navn vil bli ført opp på offentlig søkerliste. Det kan søkes om å bli unntatt fra denne, men det må foreligge særskilte omstendigheter for at unntak skal kunne innvilges, jf. offentleglova § 25. Dersom ønsket om unntak ikke blir tatt til følge, vil søkeren bli varslet før offentliggjøring.