Arkiv- og dokumentasjonsansvarlig

Forsvarshistorisk museum (FHM) er en ny etat underlagt Forsvarsdepartementet. Museets samfunnsoppdrag er å formidle Norges forsvars- militær-, krigs- og etterkrigshistorie og den militære kulturarv og tradisjon. Museets skal gjennom forskningsbasert kunnskap bidra til en opplyst debatt omkring krig og konflikt, fred og demokrati.

Med mer enn 360 000 årlig besøkende er FHM blant de største museene i Norge. Virksomheten består av syv museer spredt rundt i landet; Forsvarsmuseet (Oslo), Norges Hjemmefrontmuseum (Oslo), Oscarsborg festningsmuseum (Drøbak), Marinemuseet (Horten), Bergenhus festningsmuseum (Bergen), Rustkammeret (Trondheim) og Luftforsvarsmuseet (Bodø). I tillegg er forvaltningen av Akershus Slott (Oslo) Besøkssenteret Akershus (Oslo) og visingsmagasinet Flysamlingen (Gardermoen) underlagt FHM.

FHM har 120 faste stillinger som til sammen utgjør om lag 84 årsverk og er organisert i fem avdelinger; Samlingsavdelingen, Formidlingsavdelingen, Forskningsavdelingen, Strategi- og utviklingsavdelingen og Administrasjons-og fellesavdelingen. Det er til Administrasjons- og fellesavdelingen vi nå søker arkiv- og dokumentasjonsansvarlig i nyopprettet stilling. Administrasjons- og fellesavdelingen ivaretar fagområdene HR, lønn, økonomi og regnskap, IKT, innkjøp, arkiv, sikkerhet og driftstjenester.

Som arkiv- og dokumentasjonsansvarlig vil du både bygge opp og videreutvikle etatens dokumentasjonsforvaltning. FHM er en ung organisasjon med betydelig utviklingspotensial også på arkiv og dokumentasjonsområdet. Du vil være en sentral pådriver for å sike at aktiviteter, systemer og prosedyrer på arkivområdet ivaretar etatens egne behov og utføres i tråd med gjeldende lover og regler. For å understøtte implementering av systemer og prosedyrer og sikre at arkivplikten overholdes, stilles det krav til systematisk opplæring og oppfølging av virksomhetens medarbeidere. FHM benytter Public 360 og har for tiden en tjenesteleveranseavtale med Forsvarets avdeling for regelverk og dokumentasjonsforvaltning (FERD).

Vi ser etter en selvstendig, initiativrik og utviklingsorientert arkivansvarlig med solid erfaring fra dokumentasjonsforvaltning, fortrinnsvis fra staten eller annen offentlig virksomhet. Du er trygg i rollen, serviceinnstilt og støttende. Som arkivansvarlig vil du få en viktig rolle i å bygge opp og drifte arkivfunksjonen i en nyetablert etat med et viktig samfunnsoppdrag og høye ambisjoner.

Stillingen rapporterer til avdelingsdirektør for Administrasjons- og fellesavdelingen. Arbeidssted er for tiden Akershus festning i Oslo.

Arbeidsoppgaver

Arbeidsoppgavene vil blant annet innebære:

• Kombinere daglig drift, med å se nye løsninger for effektiv, sikker og digital dokumentasjonsbehandling
  
• Posthåndtering, arkivering, kassasjon, journalføring og behandling av innsynsbegjæring
  
• Opplæring, rådgivning, brukerstøtte og oppfølging av saksbehandlere og ledere
  
• Drifte og støtte nettverk av superbrukere
  
• Oppfølging av avtale og samarbeid med FERD
  
• Håndtere sikkerhetsgradert materiale
  
• Funksjonen er i utvikling og andre oppgaver knyttet til fagområdet kan komme

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• Relevant høyere utdanning, gjerne innen arkiv, informasjons- dokumentasjonsforvaltning eller lignende på minst bachelor nivå, men fortrinnsvis på masternivå. Særlig relevant erfaring kan kompensere for kravet til utdanning. Utenlandsk utdanning må være godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse eller NOKUT, og må dokumenteres
  
• God kjennskap til relevant lovverk (arkivloven, offentlighetsloven, GDPR og sikkerhetsloven)
  
• Erfaring med P360, WebSak, eller tilsvarende sak- og arkivsystemer basert på NOARK-standarden
  
• Erfaring fra arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor
  
• Gode kunnskaper i bruk av relevante digitale verktøy
  
• God formuleringsevne, klart språk skriftlig og muntlig
  
• Ansettelse skjer under forutsetning at søker må kunne bli sikkerhetsklarert på nivå HEMMELIG og autorisert etter sikkerhetsloven
  

Vi ønsker at du har:

• Erfaring med veiledning, opplæring og prosjektarbeid
  
• Gode kommunikasjonsferdigheter i engelsk
  

Det vil være mulighet for noe reisevirksomhet i stillingen

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som

• har gode samarbeidsegenskaper
  
• er selvstendig, men trives med å jobbe med kollegaene i organisasjonen
  
• er nøyaktig og strukturert
  
• er serviceinnstilt
  
• er engasjert og utviklingsorientert

Vi tilbyr

Hos oss får du:

• Fast stilling
• Stor mulighet til å forme og utvikle arkiv- og dokumentasjonsfunksjonen i virksomheten
• Gode, engasjerte kollegaer i en ny etat i støpeformen
  
• Trening i arbeidstiden
  
• Fleksitid
  
• En organisasjon med et viktig samfunnsoppdrag
  
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger
• medlemskap i Statens pensjonskasse (SPK). Som medlem får du verdifulle fordeler gjennom svært gode pensjons-, forsikrings- og boliglånsordninger. Les
  mer om medlemsfordelene på www.spk.no/Medlemskap-i-SPK/
  
  

Stillingen lønnes i stillingskode 1364 (seniorrådgiver) eller 1220 (spesialrådgiver) i lønnsspennet kr. 750 000-950 000 avhengig av kvalifikasjoner. For særlig kvalifiserte kandidater kan høyere lønn vurderes.

Forsvarshistorisk museum (FHM) forvalter og formidler Norges krigs-, okkupasjons-, forsvars- og militærhistorie. Vi vil vise historien slik den var, og forstå hendelser som har formet dagens Norge. FHM bidrar til å ivareta og videreutvikle militær profesjonsidentitet og profesjonskultur, gjennom formidling ved syv museer spredt rundt i landet. FHM ble opprettet som egen etat direkte underlagt Forsvarsdepartementet den 1.januar 2025. Vi er en organisasjon i stor utvikling, noe som vil kunne påvirke stillingens arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Fleksibilitet og vilje til endring er viktige egenskaper hos alle som skal forme organisasjonen i tiden framover.