Mye likt som et vanlig intervju
Verktøy for videosamtaler har eksistert i en årrekke. Tidlig på 2000-tallet kom Skype, som er den kanskje mest kjente tjenesten. Siden da har flere andre løsninger har kommet på markedet. Mange rekrutteringsbyråer har benyttet seg av dette i sine prosesser — med gode resultater.
- Jeg ble vant til å bruke Skype da jeg startet med rekruttering for ni år siden, forteller Stig Solberg, DNV GL-sertifisert rekrutterer hos Impact. - Vi får gjort mye av det samme som i et vanlig fysisk intervju.
Også Randstad har brukt denne intervjuformen i noen år, og nå under koronakrisen har videointervjuer kommet enda mer i fokus.
- Vi har et eget GDPR-vennlig system for videointervjuer, men det finnes mange åpne løsninger som gjør det mulig å komme raskt i gang, selv for de som aldri har prøvd dette før, sier Christian Børresen, Marketing manager hos Randstad. - Norske offentlige virksomheter, kommuner, fylker og helseforetak, har et voldsomt behov for personell på grunn av virussituasjonen. Vi har derfor tilbudt å bistå de med videointervjuer for å gjøre prosessene effektive.
Uavhengig av tid og sted
- Det sparer mye tid. Først og fremst for kandidaten som slipper å ta seg fri fra jobb og kanskje reise et stykke. Det er enklere å kunne ta seg en times tid på et møterom, og kanskje slippe unna en hvit løgn for å dra på intervju på andre siden av byen, sier Solberg.
Han forteller også at det kan være lettere å være objektiv og unngå diskriminering ved videointervju. Det kan bli lettere å holde seg til saken og ikke begynne å snakke om andre ting.
Randstad bruker en løsning der de også har mulighet til å spille inn spørsmål som sendes til kandidaten på forhånd.
- Slik kan vi håndtere et større volum av søkere og blir uavhengig av tid og sted. Da kan vedkommende svare når det passer. Det kan være alt fra enkle ja/nei-spørsmål, til lengre videopresentasjoner som de skal sende i retur.
Særlig i prosesser der man skal ansette til en kunde i en annen by, eller intervjue en kandidat fra utlandet, er videointervjuer en svært nyttig løsning.
Vær litt rausere med kandidaten
Selv om de aller fleste kandidater syns denne formen for intervju er mindre komplisert, er det ikke alle som er like komfortable med å sitte foran et kamera å utlevere seg selv. Å la kandidaten forberede seg, gjør intervjuet mest mulig smidig for begge parter.
- Vi er avhengige av et stabilt nett og å fjerne alle forstyrrende elementer. Kandidaten skal forberede seg på samme måte som ved et fysisk intervju, men be de også om å legge fra seg mobilen, sitte uforstyrret, og gjerne mot en nøytral bakgrunn, sier Solberg.
Børresen kommenterer at det krever litt mer av den som rekrutterer, siden man fjerner den fysiske dimensjonen ved intervjuet. Han sier at man gjerne kan se litt forbi ting man kanskje vanligvis ville ha notert som negativt.
- Ta høyde for at du treffer kandidaten i en litt annen setting enn de kanskje er vant til. Mens noen er veldig komfortable og nærmest sitter i morgenkåpen, er andre litt mer forknytte og klumser litt mer. Eller kanskje barna løper rundt i bakgrunnen. En vanlig intervjusetting er mer kontrollert, så se litt forbi de uforutsette situasjonen som kan oppstå i et videointervju.
Husk på GDPR
Det finnes flere verktøy man kan bruke, men husk at kandidatene skal oppleve det som trygt å dele informasjon. Tydeliggjør hva formålet er og hvordan videoen skal brukes. Gjør dere opptak av samtalen må dette opplyses om. Kandidaten har da full innsynsrett og kan be om sletting i etterkant.
Tiden vi er inne i gjør det litt mer krevende å holde intervjuer. Hvorfor ikke benytte anledningen til å komme i gang med videointervjuer? Kanskje er det litt ukjent for deg, så vi har bedt ekspertene om å dele sine fem beste tips med deg.
Stig Solberg sine fem beste tips
- Velg en applikasjon du er komfortabel med, og test nettverk, lyd og bilde før møtet. Skype, Microsoft Teams og Google Hangouts er alle enkle å installere og bruke for kandidaten.
- Bruk to skjermer eller to enheter. De fleste bruker PC og skriver notatene inn i et rekrutteringssystem mens intervjuet pågår. Da kan det være en fordel å ha lyd og bilde på en annen enhet, for eksempel mobilen.
- Sørg for å sitte uforstyrret. Pass på lys, bildeutsnitt og lyd. Hodetelefoner fjerner bakgrunnsstøy. Gjør bakgrunnen uskarp om du kan.
- Forbered deg som til et vanlig intervju på kontoret. Ha en agenda for møtet og skap en hyggelig atmosfære. Intervjuet skal oppleves som en samtale, ikke et forhør.
- Bruk strukturert eller semistrukturert intervju. Utarbeid spørsmålene på forhånd og bruk samme mal på alle kandidatene slik at du holder fokus på oppgaven.
Christian Børresen sine fem beste tips
- Sørg for å ha stålkontroll på applikasjonen. Kandidaten er ofte litt ekstra nervøs, og da må du kunne vise at du har kontroll på situasjonen slik at du ikke skaper unødvendig mye ekstra stress.
- Ta høyde for at det vil oppstå tekniske utfordringer. Du vil garantert oppleve at kandidatene har problemer med å logge seg på, ikke ser deg, roter med lyden eller gjør andre uforutsette ting. Dersom dette skjer, får dere heller avtale et nytt tidspunkt hvis det ikke lar seg løse der og da. Tenk også på om det finnes alternativer, for eksempel telefon eller et faktisk fysisk intervju senere.
- Sørg for at du ikke blir forstyrret. Velg et rom med minst mulig distraksjoner. Rydd rundt deg og forsøk å gi et godt inntrykk av arbeidsplassen du skal representere.
- Tenk gjennom hva som er målet med intervjuet. Trenger du å sjekke dokumenter eller andre ting underveis, så kan det være en god ide å skrive det ut, slik at du ikke bruker PC-en til veldig mye annet på en gang. Og unngå rasling med papirer.
- Tenk at dette er som alle andre intervjusituasjoner, men vær også klar over hva du mister ved å møtes via video. Et videointervju er en annen setting enn et normalt intervju, og bør være et supplement i en ansettelsesprosess.
Og til slutt ... ha fokus på sikkerhet. Kandidatens personvern er det samme som alltid. Et videointervju er enkelt å dele, men sørg for at du vet hva du har av begrensninger med tanke på GDPR. Uten samtykke fra kandidat kan du for eksempel ikke dele intervjuet med oppdragsgiver.
