Kan du sikre god arkiv- og dokumentasjonsforvaltning?

Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) søker en arkivleder som vil spille en sentral rolle i å sikre god arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.

Informasjon og dokumentasjon er en viktig del av grunnlaget for forskning, kunnskapsutvikling og beslutninger ved FFI. I denne stillingen vil du kunne bidra til at instituttets dokumentasjonsverdier forvaltes sikkert, effektivt og i tråd med gjeldende lover og bestemmelser.

Hos FFI får du kombinere faglig ledelse, rådgivning og utviklingsarbeid med operativ drift og oppfølging av sentrale prosesser. Her får du muligheten til å påvirke hvordan fremtidens dokumentasjonsforvaltning skal utvikles i en kompleks og kunnskapsintensiv organisasjon.

Dette er stillingen for deg som ønsker å kombinere faglig fordypning med utviklingsarbeid, og som motiveres av å bidra til et viktig samfunnsoppdrag i en av Norges viktigste kunnskapsorganisasjoner.

Arbeidsoppgaver og ansvarsområder

Ansvarsområder

Du vil være en viktig rådgiver i arkivfaglige spørsmål, bidra til å videreutvikle rutiner, prosesser og digitale løsninger og være en pådriver i modernisering av tjenestene. Videre er noen av ansvarsområdene følgende:

• Du blir faglig leder og ansvarlig for dokumentasjonsforvaltning.
• Du bidrar til å sikre at arkivdanning og dokumentsikkerhet i tilknytning til enhetens ansvarsområder skjer i overensstemmelse med krav i relevant lovverk.
• Du tar nødvendige initiativ til å sikre mest mulig effektiv og framtidsrettet saksbehandling, dokumenthåndtering og arkivering.
• Du blir systemeier for FFIs gjeldene arkivsystemer.
• Du driver egen og medarbeideres kompetanseutvikling.
• Du initierer og er pådriver for å utvikle prosedyrer og prosesser for dokumentasjonsbehandling i hele organisasjonen.

Mål og resultatkrav

Enhetens aktiviteter og prosesser skal bidra til å

• sikre virksomhetens informasjons- og dokumentasjonsverdier som faller innunder enhetens ansvarsområder
• sikre tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet i arkivdanningen i hele verdikjeden

Stillingen har ikke personal- og budsjettansvar, og rapporterer til enhetens leder.

Arbeidsoppgaver

• gjennomføre internkontroll av arkivforvaltningen og utarbeide planer og tiltak
• kontrollere at behandling og arkivering av arkivverdig dokumentasjon skjer i henhold til gjeldende bestemmelser
• delta i ordinære driftsoppgaver og drive rådgivning og veiledning av ansatte
• bidra til og initiere effektivisering, utvikling og modernisering av relevante tjenester og prosesser
• rapportere til tilsynsmyndigheter eller andre kontrollerende organer internt og eksternt

Kvalifikasjoner og erfaring

Du må ha utdanning på minimum bachelornivå eller tilsvarende i fagkretsen arkivdanning eller dokumentforvaltning på universitet eller høyskole. Relevant erfaring i minimum tre år fra tilsvarende stilling kan kompensere for utdanningskravet. Du må også ha gode språkferdigheter innen norsk og engelsk. Arbeidsspråket vårt er norsk.

Du må legge ved kopier av vitnemål fra høyere utdanning og bekreftelse på erfaringene som er relevante for stillingen, innen søknadsfristen. Hvis du har fullført høyere utdanning utenfor Norge, må den være godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir), og du må dokumentere godkjenningen.

Kandidater vil prioriteres dersom de kan dokumentere

• erfaring med faglig ledelse av helhetlig arkivtjeneste
• erfaring med effektivisering og utvikling av arkivfaglige tjenester

FFI er underlagt sikkerhetsloven, og du vil som ansatt få tilgang til sikkerhetsgradert og skjermingsverdig informasjon. For denne stillingen betyr det at du må sikkerhetsklareres og autoriseres til høyeste klareringsnivå, som er Strengt hemmelig / Cosmic Top Secret. Du kan lese mer om sikkerhetsklarering på ffi.no.

Videre kan det være til stor fordel om du har

• god kjennskap til relevante lover og regelverk i forsvarssektoren
• LIF-kurs (lokal informasjonsforvalter) fra Forsvaret
• erfaring med forvaltning av sikkerhetsgradert informasjon
• kunnskap om nedgradering, omgradering og avgradering av arkiver underlagt sikkerhetsloven

Personlige egenskaper

• Du lar deg motivere av framgang, også når den kommer i form av mange små forbedringer som til sammen gir betydelige gevinster.
• Du er nysgjerrig på nye arbeidsformer og løsninger og ser muligheter for å utvikle og forbedre tjenester, prosesser og arbeidsmetoder.
• Du tar initiativ og arbeider selvstendig, samtidig som du verdsetter samarbeid og bygger gode relasjoner på tvers av fagmiljøer.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi ønsker et mangfoldig arbeidsmiljø og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke, uten hensyn til alder, kjønn og bakgrunn, hull i CV-en eller behov for fysisk tilrettelegging.

Vi tilbyr

Ved FFI får du utfordrende og spennende arbeidsoppgaver i et tverrfaglig og utviklingsorientert miljø. Vi har fleksibel arbeidstid, sommertid, betalt spisepause, gratis parkering, bedriftsidrettslag, støtte til treningssenter og andre sosiale tilbud.

Lønnen ved FFI følger statens lønnsregulativ og beregnes ut ifra relevans, nivå og lengde på utdanning og erfaring. Som ansatt i staten er du medlem i Statens pensjonskasse og får fordelene av dette medlemskapet. Du kan lese om pensjon, uførepensjon, gruppelivsordningen, yrkesskade og boliglån på nettsidene til Statens pensjonskasse

Nærmere opplysninger får du ved å henvende deg til Kathrine Holm på tlf. 95 08 50 23.

Send søknad innen 20. september 2026.