Vil du ha kontroll på hele utstyrsparken til Velde Maskinservice?

Velde Maskinservice AS søker en strukturert, ansvarsbevisst og løsningsorientert maskin- og utstyrsforvalter.

I samarbeid med daglig leder og servicelederne skal du bidra til god og oppdatert oversikt over selskapets maskiner, kjøretøy og utstyr. Dette innebærer blant annet å følge opp plassering, bruk, teknisk og administrativ status, samt kommende kontroller, avtaler og frister.

Dette er en sentral rolle for deg som liker å skape orden, følge opp detaljer og sikre at oppgaver blir gjennomført og avsluttet. Rollen kombinerer utstyrsforvaltning, intern disponering, systemarbeid, dokumentasjon og tett kontakt med den operative driften.

Om rollen

Velde Maskinservice er etablert for å samle og profesjonalisere konsernets håndtering av maskiner, kjøretøy og utstyr.

I første omgang skal selskapet hovedsakelig betjene Velde-konsernets egne selskaper, avdelinger og prosjekter. Som maskin- og utstyrsforvalter skal du bidra til at riktig utstyr er tilgjengelig på riktig sted og til riktig tid, samtidig som selskapet har full kontroll på plassering, bruk, dokumentasjon, kostnader og teknisk status.

Du skal følge utstyret gjennom hele livsløpet – fra anskaffelse og registrering til disponering, bruk, vedlikehold, skader, forsikringssaker og eventuell avhending.

Velde Maskinservice har serviceledere ved flere lokasjoner rundt i Norge. Servicelederne kjenner den lokale driften, utstyret og behovene ved sine lokasjoner, og vil være blant dine viktigste samarbeidspartnere.

Servicelederne skal ivareta den operative oppfølgingen lokalt, mens du skal samle informasjonen, vedlikeholde den sentrale oversikten og følge opp at nødvendige tiltak blir registrert og gjennomført. Du må være komfortabel med å etterspørre informasjon, følge opp avtalte oppgaver og skape fremdrift på tvers av lokasjoner.

Sammen med daglig leder skal du være selskapets sentrale forvalter av utstyrsparken.

Dine viktigste arbeidsoppgaver

Kontroll og forvaltning av utstyrsparken

• Ha løpende oversikt over selskapets maskiner, kjøretøy og øvrige utstyr.
• Sikre at vi til enhver tid vet hvor utstyret befinner seg, hvem som disponerer det, og hvilket prosjekt eller selskap det er tilknyttet.
• Vedlikeholde korrekt informasjon i selskapets utstyrs-, vedlikeholds-, booking- og sporingssystemer.
• Følge opp at flytting, utlån, retur og endret disponering blir meldt inn og registrert.
• Kontrollere at dokumentasjon, avtaler, sertifikater og historikk er samlet og tilgjengelig.
• Identifisere utstyr som står ubrukt, er feilplassert eller kan disponeres bedre mellom lokasjoner og prosjekter.
• Utarbeide oversikter og rapporter over plassering, tilgjengelighet, utnyttelse, kommende frister, skader og avvik.

Kontroller, service og dokumentasjon

• Følge opp frister for periodisk kjøretøykontroll, sakkyndige kontroller, sertifikater og andre lovpålagte kontroller.
• Samarbeide med serviceledere og verksted om planlagt service, vedlikehold og reparasjoner.
• Følge opp at nødvendige kontroller og vedlikehold blir planlagt, gjennomført og dokumentert.
• Forvalte varslingen til serviceledere og andre ansvarlige om kommende frister.
• Følge opp åpne saker frem til tiltaket er gjennomført og dokumentasjonen er registrert.
• Bidra til at utstyr som ikke er i godkjent eller forsvarlig stand, blir tatt ut av bruk og fulgt opp på riktig måte.

Den tekniske vurderingen og utførelsen vil normalt ligge hos serviceledere, verksted og mekanikere. Din oppgave blir å sikre oversikt, koordinering og fremdrift.

Kjøretøy- og utstyrsadministrasjon

• Administrere bombrikker, drivstoffkort, kjørebok, sporing og annen kjøretøyrelatert dokumentasjon.
• Følge opp registreringsforhold, eierskap, forsikring og nødvendige avtaler.
• Registrere nye maskiner, kjøretøy og utstyr med korrekt objektnummer og grunndata.
• Sikre at nytt utstyr blir registrert i nødvendige systemer og får riktig forsikring, sporing, kort og dokumentasjon.
• Følge opp overføring, salg og avhending av utstyr, inkludert avslutning av tilhørende avtaler og systemregistreringer.
• Kontrollere at kostnader og administrative forhold blir knyttet til riktig objekt, prosjekt eller selskap.

Skader og forsikringssaker

• Bidra til at selskapets maskiner, kjøretøy og utstyr har riktig forsikringsdekning.
• Registrere og følge opp skader og forsikringssaker, inkludert nødvendig dokumentasjon og koordinering med interne brukere, verksted, leverandører og forsikringsselskap frem til saken er avsluttet.

Intern disponering og booking

• Motta og følge opp interne behov for maskiner, kjøretøy og utstyr.
• Avklare behov, bruksperiode, leveringssted, prosjekt og nødvendig tilleggsutstyr.
• Kontrollere tilgjengelighet og koordinere disponering mellom selskaper, lokasjoner og prosjekter.
• Ha oversikt over kommende behov og identifisere mulige kapasitetskonflikter.
• Samarbeide med depot, lager, transport, verksted og serviceledere om klargjøring og tilgjengelighet.
• Følge opp utstyr som ikke blir returnert eller gjort tilgjengelig som avtalt.
• Bidra til at tilgjengelig utstyr blir utnyttet før det leies inn eller kjøpes inn eksternt.

Intern booking er en viktig del av rollen, men hovedansvaret er å sikre samlet kontroll og god forvaltning av selskapets utstyrspark.

Samarbeid med servicelederne

• Ha tett dialog med servicelederne ved våre lokasjoner rundt i Norge, og bruke dem som lokale kontaktpunkter for status, behov og oppfølging av utstyret.
• Samordne informasjon og tiltak på tvers av lokasjoner, verksted, depot og ledelse, og bidra til felles rutiner og en god samlet oversikt.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter en person som er strukturert, nøyaktig og systematisk. Du må trives med å ha ansvar for mange objekter, frister og saker samtidig, og du må ha evne til å følge opp oppgaver helt frem til de er avsluttet.

Du trenger ikke å være mekaniker, men du bør ha interesse for maskiner, kjøretøy og operativ drift. Du må forstå betydningen av korrekt dokumentasjon, tydelig ansvarsfordeling og systematisk oppfølging.

Relevant erfaring kan være fra:

• Forvaltning av maskiner, kjøretøy eller utstyr.
• Firmabiladministrasjon eller flåtestyring.
• Maskin- eller utstyrsutleie.
• Verksted, transport, logistikk eller entreprenørvirksomhet.
• Forsikring, skadebehandling eller administrativ saksoppfølging.
• Drift, innkjøp, ordrebehandling eller teknisk administrasjon.
• Bruk av ERP-, vedlikeholds-, utleie- eller flåtestyringssystemer.

Relevant erfaring og personlige egenskaper vil bli vektlagt mer enn en bestemt utdanning.

Det er en fordel dersom du har kjennskap til maskiner og utstyr som brukes innen bygg og anlegg, asfalt, pukk, produksjon eller industri.

Du må være komfortabel med digitale arbeidsverktøy og ha god evne til å sette deg inn i nye systemer. Siden Velde Maskinservice er under utvikling, vil du også få en aktiv rolle i videreutviklingen av våre programmer og digitale løsninger. Dette innebærer blant annet å beskrive behov, teste nye funksjoner og bidra med forslag til bedre arbeidsprosesser.

Du må kunne kommunisere godt på norsk, både muntlig og skriftlig.

Gode engelskkunnskaper er en fordel.

Førerkort klasse B er nødvendig.

Noe reisevirksomhet mellom selskapets lokasjoner må påregnes.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Er svært strukturert og har god kontroll på detaljer og frister.
• Tar eierskap til oppgaver og følger dem frem til de er ferdig behandlet.
• Har høy gjennomføringsevne og lar ikke åpne saker bli liggende.
• Klarer å håndtere mange parallelle oppgaver uten å miste oversikten.
• Er tydelig og komfortabel med å etterspørre manglende informasjon.
• Klarer å skape fremdrift uten å ha direkte personalansvar.
• Bygger gode relasjoner, men er samtidig tydelig på krav, frister og forventninger.
• Er serviceinnstilt overfor interne brukere uten å miste helhetsoversikten.
• Oppdager feil, mangler og avvik før de utvikler seg til større problemer.
• Er løsningsorientert og tar initiativ.
• Kommuniserer godt med både ledelse, serviceledere, mekanikere og administrativt personell.
• Forstår sammenhengen mellom tilgjengelighet, vedlikehold, kostnader og god utnyttelse.
• Liker å utvikle rutiner og skape struktur i en organisasjon under oppbygging.

Vi tilbyr

• En sentral rolle i oppbyggingen og videreutviklingen av Velde Maskinservice.
• Tett samarbeid med daglig leder.
• Reelt ansvar for den samlede forvaltningen av en omfattende maskin-, kjøretøy- og utstyrspark.
• Mulighet til å påvirke systemer, rutiner og arbeidsprosesser fra starten.
• En variert arbeidshverdag med kontakt på tvers av selskaper, prosjekter, fagområder og lokasjoner.
• En rolle som kombinerer administrativt arbeid med tett kontakt mot den operative virksomheten.
• Gode utviklingsmuligheter for den rette personen.
• Et uformelt og handlekraftig arbeidsmiljø.
• Ordnede og konkurransedyktige betingelser.