Vil du være en nøkkelperson i skjæringspunktet mellom mennesker, prosesser og ledelse?

Vil du ha en sentral administrativ rolle i et ambisiøst og internasjonalt orientert teknologimiljø? På vegne av et innovativt selskap i vekst søker vi en strukturert, serviceinnstilt og initiativrik Office Administrator som vil bidra til effektiv kontordrift, god lederstøtte og smidige interne prosesser.

Dette er en variert og operativ rolle for deg som trives med å ha oversikt, skape struktur og være et naturlig kontaktpunkt i organisasjonen. Du vil støtte ledelsen og ulike fagmiljøer i den daglige driften, samtidig som du bidrar til profesjonell gjennomføring av administrative, praktiske og koordinerende oppgaver.

Om rollen:

Som Office Administrator får du ansvar for den daglige kontordriften og vil gi administrativ støtte til selskapets ledergruppe. Rollen er viktig for å sikre en effektiv og velfungerende arbeidshverdag, og du vil være tett på både interne team, eksterne samarbeidspartnere og sentrale beslutningstakere. 

Stillingen passer godt for deg som er strukturert, løsningsorientert og komfortabel med å håndtere flere oppgaver parallelt. Du har høy gjennomføringsevne, god rolleforståelse og evner å opptre profesjonelt i møte med både ansatte, ledelse, leverandører og besøkende.

Sentrale ansvarsområder:

• Være navet i organisasjonen og bidra til at kontoret fungerer sømløst i en spennende og internasjonal arbeidshverdag
• Jobbe tett med ledergruppen og sikre effektiv koordinering av kalendere, møter, reiser og prioriterte aktiviteter
• Ha en nøkkelrolle i planlegging og gjennomføring av interne og eksterne arrangementer, besøk og samlinger
• Utarbeide presentasjoner, dokumentasjon og lederstøtte som bidrar til profesjonell kommunikasjon og god beslutningsstøtte
• Være en viktig sparringspartner for ledelse og ansatte, og bidra til struktur, fremdrift og kontinuerlig forbedring av administrative prosesser
• Støtte økonomi- og sourcingfunksjonene med koordinering, oppfølging og administrative oppgaver på tvers av organisasjonen
• Bidra i fakturaoppfølging, revisjonsprosesser og rapporteringsrelaterte aktiviteter som sikrer kvalitet og kontroll

Vi ser etter deg som har

• Erfaring fra kontoradministrasjon, administrativ støtte eller executive support
• Gjerne erfaring med å støtte ledere eller ledergrupper
• Sterke organisatoriske evner og god gjennomføringsevne
• Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig med høy grad av nøyaktighet
• Svært gode kommunikasjonsferdigheter på engelsk, både skriftlig og muntlig
• God systemforståelse og solide ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word, Excel, PowerPoint og Outlook
• Evne til å jobbe selvstendig i et dynamisk og tidvis hektisk miljø
• Gjerne erfaring fra startup, teknologiselskap eller et selskap i vekst
• En profesjonell, serviceinnstilt og tillitsskapende arbeidsform

Vi tilbyr

Du får en bred og sentral rolle i et profesjonelt teknologimiljø med høyt tempo, korte beslutningsveier og varierte oppgaver. Her får du mulighet til å bidra praktisk og operativt i hverdagen, samtidig som du får tett kontakt med både ledelse og sentrale fagmiljøer. Dette er et vikariat i forbindelse med en permisjon, med oppstart i begynnelsen av september og varighet ut juni 2027. Du vil bli leid inn til kunde via Keystones.

Dette er en god mulighet for deg som ønsker en rolle hvor struktur, service, diskresjon og gjennomføringsevne verdsettes høyt.

Blir du nysgjerrig? Kontakt gjerne Julia Barr, regionleder øst i Keystones for mer informasjon om oppdraget.