Er du best i klassen på struktur og koordinering?

På vegne av vår kunde søker vi en Executive Assistant.

En unik mulighet

For å støtte to operative eiere med sentrale roller i et internasjonalt industrikonsern i solid vekst (både organisk vekst og aktiv M&A virksomhet), ser vi etter en eksepsjonell Executive Assistant/personlig assistent, som trives i et høyt tempo og høye forventninger.

Dette er en nøkkelrolle i hjertet av organisasjonen, og krever en strukturert, initiativrik og serviceinnstilt person. Du er komfortabel med å jobbe tett med toppledelse og øverste beslutningstakere. Du vil bidra til gode beslutningsprosesser igjennom tilrettelegging og effektivisering i en hektisk hverdag.

Stillingen innebærer tett samarbeid med ledere som opererer i et internasjonalt industrikonsern, med høy aktivitet og omfattende reisevirksomhet.

Rollen er etablert for å sikre effektiv gjennomføring av oppgaver, koordinering og struktur i en kompleks arbeidshverdag.

For deg som trigges av nettopp dette - les mer!

En allsidig arbeidsdag for den strukturerte og systematiske

Koordinering av møter på tvers av tidssoner og geografi. Reiseplanlegging nasjonalt og internasjonalt, inkludert fly, hotell, visum og reiseruter. Struktur og orden i dokumentasjon og rapporter. Bidrag til interne prosjekter, seminarer og arrangementer.

Forberedelse av møter med agenda og dokumentasjon. Utarbeidelse av referater og oppfølging av tiltak og beslutninger. Bistand med presentasjoner, rapporter og beslutningsunderlag. Oppfølging av KPIer og innhenting av finansielle nøkkeltall

Kontaktpunkt mot interne og eksterne samarbeidspartnere. Håndtering av henvendelser på vegne av lederne. Tilrettelegging for effektiv informasjonsflyt. Håndtering av sensitiv og konfidensiell informasjon med høy integritet og diskresjon.

Bistand ved arrangementer og møter. Deltakelse som støttefunksjon i relevante møter ved behov.

Dine kvalifikasjoner og erfaring

· Fullført minimum bachelorgrad.

· Erfaring fra administrativ støttefunksjon eller tilsvarende rolle.

· Erfaring med koordinering og planlegging av komplekse aktiviteter.

· Erfaring fra internasjonalt miljø er en fordel.

· God digital kompetanse, blant annet Microsoft 365.

· Meget gode ferdigheter i norsk og engelsk, skriftlig og muntlig.

Dette kjennetegner deg som person

· Strukturert, systematisk og svært detaljorientert.

· Høy grad av integritet og forståelse for konfidensialitet.

· Evne til å håndtere mange parallelle oppgaver i høyt tempo.

· Selvstendighet og sterk gjennomføringsevne - en ekte «do-er».

· Proaktiv og løsningsorientert tilnærming.

· Sterke samarbeids- og kommunikasjonsevner.

· Trives i en dynamisk og til tider uforutsigbar arbeidshverdag.

Rollen innebærer tett og tillitsbasert samarbeid med sentrale ledere.

Arbeidshverdagen vil variere i intensitet og innhold, og det må påregnes noe reising samt fleksibilitet i arbeidstid, inkludert tilgjengelighet utover ordinær arbeidstid.

Du får muligheten til å briljere med dine egenskaper, og du får utfordre deg selv i en global virksomhet.

Vi holder til i nye og lyse lokaler, kort vei fra E18 midt i Vestfold.

Vi ser frem til å bli nærmere kjent med deg.