Administrative Coordinator - Knutsen Group

Knutsen OAS Shipping AS er et av verdens ledende rederier innen offshore lasting og LNG-transport. Vi er et solid selskap med en flåte på 65 fartøy i drift og et ambisiøst nybyggingsprogram på over 16 fartøy som skal leveres i perioden 2025-2026. Vi har over 2500 ansatte, hvorav mer enn 160 er ansatt på hovedkontoret i Haugesund. Knutsen OAS Shipping har også kontorer i Danmark, Latvia, Frankrike, Spania, Brasil og Filippinene.

Vårt mål er å tilby høykvalitets og teknisk avanserte fartøy til våre kunder og samarbeidspartnere. Knutsen OAS Shipping har et sterkt fokus på helse, sikkerhet, miljø og kvalitet i hele verdikjeden, noe som er grunnleggende i vår virksomhet.

Vi har ledig vikariat som administrative coordinator ved vår crewing avdeling. Vi søker en strukturert og løsningsorientert administrative coordinator til vår crewing-avdeling. Dette er en spennende mulighet for deg som trives med høyt tempo og ønsker en variert arbeidshverdag med ansvar og samarbeid på tvers av organisasjonen.

Som administrative coordinator vil du være en viktig støttefunksjon for våre ledere og ha tett samarbeid med interne avdelinger. Din hovedoppgave blir å koordinere og administrere aktiviteter knyttet til planlegging. Rollen krever gode organisatoriske ferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og en proaktiv tilnærming.

Arbeidsoppgaver

• Planlegge og koordinere administrative oppgaver knyttet til pensjon og forsikring for sjøansatte
• Ansvarlig for diverse rapporteringer
• Bistå med søknadsprosesser til visum, D-nummer ol.
• Sikre effektiv gjennomføring av ulike administrative oppgaver i avdelingen
• Koordinere og følge opp konferanser
• Kostkontroll og godkjenning av faktura
  
• Håndtere og løse daglige problemstillinger på en strukturert og proaktiv måte

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen HR, økonomi el.l.
• 1-3 års erfaring fra HR-roller el.l.
• Erfaring fra administrativt arbeid, gjerne i et internasjonalt miljø
• Gode IT-kunnskaper og evne til å lære nye systemer
• Strukturert, nøyaktig, serviceinnstilt og løsningsorientert
• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Du arbeider nøyaktig og strukturert
• Du er en god samarbeidspartner både for ledere og kollegaer
• Du trives med utfordringer og fokuserer på å finne gode løsninger
• Du er selvstendig og trives med høyt tempo
• Du evner å planlegge, koordinere og prioritere egne arbeidsoppgaver
• Du har godt humør og er god til å bygge relasjoner

Vi tilbyr

• Spennende arbeidsoppgaver i en global virksomhet i vekst
• Gode pensjons- og forsikringsordninger
• Fleksibel arbeidstid
• Gode utviklingsmuligheter gjennom ansvar, teamarbeid i en spennende bransje
• Et trivelig arbeidsmiljø med faglig dyktige medarbeidere
• Flere sosiale arrangementer gjennom hele året
• Lån av firmaleilighet i Røldal

Knutsen OAS Shipping AS is a fully integrated shipping company. We do shipping operation, newbuilding supervision, chartering and project development in-house. The head quarter is in Haugesund, Norway.
Our objective is to maintain a fleet of high quality- and technically advanced vessels. Every vessel we own and operate is of a high technical standard. Knutsen OAS Shipping has a strong focus on health, safety, security, environment and quality throughout the company’s entire range of activities, which is fundamental in our business.
Knutsen OAS Shipping (KOAS) has management on product tankers, chemical tanker and LNG tankers, and Knutsen NYK Offshore Tankers (KNOT) has management on shuttle tankers and FSO’s.