Vi søker driftsarkivar/førstekonsulent til et vikariat over to år 

Velferdsetaten er en fagetat som utvikler og tilbyr byomfattende tjenester som bidrar til gode levekår for innbyggerne i Oslo. Vi er nesten 1300 ansatte fordelt på ca. 50 tjenestesteder i tillegg til administrasjonen

Stillingen som driftsarkivar er organisatorisk plassert i Administrasjonsavdelingen, seksjon Drift og service i Dokumentsenteret. Velferdsetaten har sentralt arkiv og alle tjenestesteder har tatt i bruk sak- og arkivsystemet ACOS websak. Dokumentsenteret er lokalisert i Storgata 51, og er et team bestående av fem. For tiden har vi for det meste hjemmekontor, men når vi kan møtes på jobb deler vi felles kontor.

Stillingen er et vikariat over to år med stillingsstørrelse 60%. Driftsarkivaren vil hovedsakelig jobbe med daglige driftsoppgaver knyttet til dokument- og informasjonsforvaltning, som fordeling av post, skanning og registering, journalføring, brukerstøtte, kvalitetssikring og betjene Velferdsetatens offisielle e-postmottak.

Arbeidsoppgaver

• Fordele post og foreta arkivbegrensning 
  
• Skanne innkommen arkivverdig post
  
• Betjene sentralt e-postmottak
  
• Kvalitetssikre saker og journalposter i ACOS websak
  
• Kvalitetssikre offentlig journal
  
• Publisere offentlig journal på eInnsyn
  
• Følge opp brukerhenvendelser til Dokumentsenteret og gi tilbakemeldinger
  
• Gi brukerstøtte til saksbehandlere og ledere
  

Kvalifikasjoner

• Utdanning på høyskole- eller universitetsnivå fortrinnsvis innenfor arkiv , bibliotek og/eller dokumentbehandling 
  
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig sektor
  
• God kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet og offentlig forvaltning
  
• Kjennskap til ACOS websak er en fordel
  
• God systemforståelse og IKT-ferdigheter med særlig kjennskap til Office-pakken
  
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne tilsvarende minimum C1 i henhold til det felles europeiske rammeverket for språk 
  
• Erfaring med støttesystemer som Pix Edit og publisering til offentlig journal, gjerne eInnsyn
  

Personlige egenskaper

• Du liker å utvikle deg og lære nye nytt, og du deler gjerne kunnskapene dine
  
• Du liker å jobbe sammen med andre for å nå felles mål
  
• Du evner å jobbe etter mål og innenfor tidsfrister
  
• Du er løsnings- og resultatorientert
  
• Du har god gjennomføringsevne og kan jobbe selvstendig
  
• Du klarer å se sammenhengen mellom arkiv og andre prosesser i organisasjonen
  
• Du er kvalitetsbevisst, nøyaktig og strukturert
  
• Du har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
  
• Du er fleksibel i forhold til arbeidsoppgaver
  
• Personlig egnethet vektlegges
  

Vi tilbyr

• Et godt faglig miljø og kompetente kolleger som bryr seg og tar vare på hverandre
  
• Varierte oppgaver og faglige utfordringer
  
• Fine lokaler i Oslo sentrum
  
• Fleksitidsordning
  
• Gode tjenestepensjons- og  forsikringsordninger i Oslo pensjonsforsikring - som ansatt i Oslo Kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din brutto lønn til pensjonsinnskudd
  
•  Stillingen lønnes som førstekonsulent i lønnstrinn 35-38  (kr. 504 900,- til 532 100,- pr år i 100 % stilling)  i Oslo kommunes regulativ, vurdert etter kompetanse

• Vitnemål, karakterutskrifter og attester må legges ved sammen med søknad innen søknadsfristen