Utløpt

Bergen Assembly søker en dyktig og engasjert medarbeider til sitt kjerne-team.

Arbeidsgiver
Bergen Assembly
Stillingstittel
ADMINISTRASJONSKOORDINATOR
Frist
21.08.2020
Ansettelsesform
Engasjement

ADMINISTRASJONSKOORDINATOR (60 %)

 

Bergen Assembly ønsker å ansette en administrasjonskoordinator i 60 % toårig deltidsstilling med tiltredelse snarest mulig og med varighet til 31. desember 2022. Administrasjonskoordinator vil ha en svært sentral plass i vårt kjerne-team frem mot og under Bergen Assemblys fjerde utgave i 2022. Det vil være mulighet for fortsatt engasjement deretter. 

 

Administrasjonskoordinator samarbeider tett med og bistår direktør i organisatorisk arbeid og drift. Administrasjonskoordinator strukturerer, organiserer og opprettholder informasjonsflyt, og utvikler og vedlikeholder interne rutiner for tidslinjer og budsjetter i tett samarbeid med direktør. Stillingen innebærer ansvar for kontering av utgifter og godkjenning av fakturaer, samt tilsyn med organisasjonens programvare, digitale arkiv og vårt fysiske arkiv i kontorlokalet.

 

Administrasjonskoordinator organiserer og har sin faste arbeidsplass i Bergen Assemblys nye lokale på gateplan i Halfdan Kjerulfs gate 4, med tre faste arbeidsdager ukentlig. Stillingen innebærer nært samarbeid med direktør og kjerne-team, samt kunstnere, teoretikere, kuratorer og andre kulturutøvere og institusjoner. Bergen Assembly har et lite kjerne-team, og alle ansatte bidrar til varierte og prosjektorienterte oppgaver, eksempelvis knyttet til arrangementer, åpninger og kunstnerbesøk.

 

Administrasjonskoordinator må være bosatt i Bergen og må ha utmerket skriftlig og muntlig norsk og engelsk, administrasjonskoordinator må kunne kommunisere ubesværet både muntlig og skriftlig i begge språk.

 

HOVEDANSVAR INKLUDERER

• bistå direktør med drift og organisatorisk arbeid

• godkjenne fakturaer og kontere utgifter i regnskapssystemet

• organisere kontor, arkiv og lager og kalender

• være kontaktpunkt for samarbeidspartnere og kunstnere i organisatoriske spørsmål

• følge opp og oppdatere det overordnede prosjektbudsjettet og prosjekttidslinjen i samarbeid med prosjektkoordinatorer og bidragsytere

• vedlikeholde rutiner for driftsutgifter og driftsregnskap

• oppdatere og aktualiser prosjektbudsjettet

 

OPPGAVER INKLUDERER

• håndtering av fakturaer og utgifter for kunstnere, styremedlemmer og bidragsytere

• bestilling av reiser og overnatting

• vedlikehold av kontaktlister

• oppfølging av personalforsikring

• administrasjon av e-post- og dropbox-kontoer, så vel som andre digitale verktøy og arkiver

• administrativt arbeid rundt publikasjoner

• arkivering av foto- og videodokumentasjon

• arbeid med søknader og rapportering

• bistå direktør med forberedelse til møter og med sakspapirer

 

KVALIFIKASJONER

Relevant utdanning på universitetsnivå eller arbeidserfaring fra kunst- eller kulturinstitusjon vil vektlegges, gode søkere med annen erfaring vil også vurderes.

 

• utmerkede planleggings- og kommunikasjonsevner, evne til å administrere ulike online- og offline-delingsplattformer

• påviselige ferdigheter i bruk av microsoft office suite

• erfaring med budsjettstyring

• utmerkede kommunikasjonsevner, skriftlige og muntlige, på norsk og engelsk

• detaljorientert arbeidsmåte

• rolig i hektiske arbeidsperioder

• påvist evne til å jobbe som en del av et team, så vel som på eget initiativ

• påvist evne til å overholde stramme tidsfrister

• engasjement for likhet og mangfold

 

Stillingen vil tidvis kreve helge- og kveldsarbeid.

 

Bergen Assembly tilbyr en spennende og utfordrende stilling i et kreativt og internasjonalt arbeidsmiljø. Vi er opptatt av mangfold, og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uansett alder, kjønn, og kulturell bakgrunn.


—Søknadsfrist 21. august 2020.

—Intervjuer avholdes 26. og 27. august.

—Potensielle annengangsintervjuer avholdes etter avtale.

—Tiltredelse snarest mulig.

—Søknad og CV med referanser leveres digitalt til director [at] bergenassembly.no



Om arbeidsgiveren

OM BERGEN ASSEMBLY
Bergen Assembly er en fleksibel modell for kunstproduksjon som leder frem til offentlige arrangementer hvert tredje år i Bergen. Hver treårssyklus ledes av en eller flere convenere som står fritt til å utforme og organisere prosjektet slik de ønsker, og kan derfor ha helt ulik karakter fra gang til gang.

Bergen Assembly ble etablert i etterkant av Bergen Biennial Conference, som fant sted i 2009 som svar på Bergen kommunes forslag om å etablere en internasjonal biennale for samtidskunst. Konferansen, der internasjonale kuratorer, kunstnere og akademikere diskuterte spørsmålet "To biennial or not to biennial?", resulterte i The Biennial Reader (Hatje Cantz/Bergen Kunsthall, 2010) – til dags dato den mest omfattende publikasjonen om biennalers og periodiske utstillinger og arrangementers historie og praksis i et globalt perspektiv.

Den første utgaven av Bergen Assembly, Monday Begins on Saturday, ble arrangert i 2013 med Ekaterina Degot og David Riff som convenere og var utformet som en fortelling som utfoldet seg via en rekke utstillingssteder. Den andre utgaven ble arrangert i 2016 av kunstneren og komponisten Tarek Atoui, forsker- og kuratorkollektivet freethought, og utstillingsplattformen PRAXES: Hver av disse laget sitt eget, uavhengige prosjekt. Siste utgave, Actually the Dead Are Not Dead, ble arrangert i 2019 av Iris Dressler og Hans D. Christ og utforsket nye ideer om hva vi legger i begrepet "politisk forsamling", i samarbeid med en arbeidsgruppe bestående av ti kunstnere, kuratorer, skribenter og politiske aktivister.

Bergen Assembly mottar driftstilskudd fra Bergen kommune, Norsk Kulturråd og Vestland fylkeskommune, i tillegg søkes det nasjonale og internasjonale prosjekttilskudd.

Bergen Assembly er et AS, i sin helhet eid av Bergen kommune med et oppnevnt styre. I tillegg har Bergen Assembly et internasjonalt Advisory Board.

Nettverk
Facebook
Sektor
Organisasjoner
Sted
Halfdan Kjerulfs gate 4, 5017 Bergen
Bransje
Kunst og kultur,
Museer, gallerier og kulturminne,
Økonomi og regnskap
Stillingsfunksjon
Kontor og administrasjon,
Kontor og administrasjon / Kontorarbeid,
Koordinering

Nøkkelord

kunst, kultur, administrasjon, organisasjonsarbeid, festival

Spørsmål om stillingen

Kontaktperson
Ingrid Haug Erstad
Følg firma
25 følger dette firmaet

Halfdan Kjerulfs gate 4, 5017 Bergen

Annonseinformasjon

FINN-kode 185731672
Sist endret 4. sep. 2020 13:16

Rapporter annonse