Kontorleder kirurgisk avdeling

Kirurgisk avdeling har ledig fast 100% stilling som kontorleder. Vi søker en engasjert og nøyaktig kontorleder som trives med en variert hverdag og som sammen med oss vil arbeide for at pasienten skal ivaretas på best mulig måte. Du vil ha leder- og økonomiansvar for sekretærgruppen og hovedansvaret for å sikre en effektiv og smidig sekretærtjeneste i drift og i samarbeid med behandlere, ledere og andre aktuelle aktører både innad i helseforetaket og utad. Kontortjenesten til kirurgisk avdeling består av helsekretærer/sekretærer, konsulenter og fagledere.

Kontorleder er leder på nivå 4 og rapporterer til avdelingssjef. Kontorleder er en del av avdelingens ledergruppe.

Kirurgisk avdeling består av sengeposter, poliklinikker og dagkirurgi innenfor spesialområdene karkirurgi, urologi og bryst- og endokrinkirurgi. Vi er lokalisert ulike steder på sykehuset, både internt samt eksternt i DK Hillevåg.

Vi ønsker deg velkommen som søker.

Attester, vitnemål og eventuell annen relevant dokumentasjon må vedlegges søknaden. 

Arbeidsoppgaver

• Du vil ha overordnet ansvar for drift av avdelingens samlede kontorfaglige virksomhet.
• Fag-, personal- og budsjettansvar for kontortjenesten i avdelingen
• Bidra til at avdelingen oppfyller sine lovpålagte oppgaver og drives innenfor vedtatte myndighetskrav. Sikre drift på høyt faglig nivå.
• Ivareta sekretærfaglig kompetanseutvikling, og ha hovedansvar for dette internt i sekretærgruppen inkl. opplæring av nyansatte, studenter og hospitanter.
• Bidra til at avdelingens aktivitet og ressursbruk er i tråd med gjeldende prioriteringer og økonomiske rammer.
• Administrativ støtte for avdelingssjef
• Koordinere og fasilitere møter
• Rapportering, uthenting av rapporter, ventetider, fristbrudd, koding osv.
• Opplæring av nyansatte
• Bidra til å utvikle et godt tverrfaglig samarbeid i avdelingen og ellers i organisasjonen
• Organisere og monitorere administrative mål (ventetid, pakkeforløp, oppgjør).
• Oppfølging av dokumenter i saksarkivet Elements
• Innkjøp og fakturabehandling i LIBRA Endring i oppgaver kan forekomme

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning på bachelornivå. Relevant arbeidserfaring kan veie opp for kravet om høyere utdanning
• Lederutdanning og/eller tidligere relevant erfaring som leder
• Gode datakunnskaper
• Gode norskkunnskaper er helt avgjørende for forsvarlig pasientbehandling. Søkere som har annet morsmål enn norsk, svensk eller dansk, og som ikke har fullført norskspråklig videregående skole, må minimum ha bestått Bergenstesten, eller annen norsktest på B2 nivå. Dokumentasjon må vedlegges søknaden. Ved ansettelse av allerede fast ansatt i foretaket kan en unntaksvis, i særlige tilfeller fravike kravet om bestått norsktest på B2-nivå.

Personlige egenskaper

• Inkluderende lederstil
• Evne til å kunne prioritere, være tydelig og ta avgjørelser
• Løsningsorientert og endringsvillig
• Være systematisk, selvstendig og nøyaktig
• God kommunikasjons- og samarbeidsevne
• Evne til å håndtere mye og variert informasjon
• Fleksibel ifht. arbeidsoppgaver og evne til å ta nye utfordringer
• Evnen til å se en helhetlig drift
• Takle et høyt arbeidstempo
• Må trives i et tverrfaglig, aktivt og travelt miljø

Vi tilbyr

• Et inkluderende og tverrfaglig arbeidsmiljø
• Gode og hyggelige kolleger
• Fleksitid
• Varierte og spennende arbeidsoppgaver
• En aktiv og trivelig hverdag
• En spennende arbeidsplass i stadig utvikling
• Lønn i samsvar med gjeldende overenskomst
• En inkluderende arbeidsplass (IA-bedrift)
• Gode velferdsordninger som bl.a. turgruppe og bedriftsidrettslag
• Gode pensjons- og forsikringsordninger

Mangfoldserklæring

Foretaksgruppen i Helse Vest ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen i vår rekruttering. Vi oppfordrer alle som er kvalifiserte til å søke ledige stillinger uansett kjønn, alder, funksjonshemming og flerkulturell bakgrunn. Det samme gjelder dersom man har hatt et lengre opphold fra arbeidslivet. Foretaksgruppen Helse Vest ønsker å legge til rette for et inkluderende rekruttering.