Arkivleder

Arkivleder- du kan bidra i en ny kommune!

Indre Østfold kommune ble en ny kommune fra januar 2020 ved at fem tidligere kommuner ble slått sammen til en kommune. Innovasjon og kommunikasjon består av fagområdene innovasjon og digitalisering, kommunikasjon- og mediehåndtering, dokumentsenter og fem innbyggertorg og biblioteker.

Enheten Dokumentsenteret er kommunens arkivsenter både når det gjelder papirarkiv og elektroniske arkiv. Dokumentsenteret har også postbudtjenesten i kommunen. Arkivlederen er enhetsleder for Dokumentsenteret med ti ansatte som har lokaler i rådhuset til tidligere Trøgstad kommune.

Vi søker etter en dyktig arkivleder i 100% fast stilling som har ansvar for drift og videreutvikling av arkivet og dokumentfunksjonen i kommunen. Funksjonen omfatter håndtering, arkivering og journalføring av dokumenter, med tilhørende systemer, rutiner og veiledning, og omfatter også ansvar for kommunens internbudtjeneste.

Digitale løsninger er viktig for kommunen, og vi er opptatt av høy kvalitet og presisjon. Vi bruker Acos Websak+ som sak-/arkivsystem. Arkivleder rapporterer til direktør for kommunalområdet og er en del av kommunalområdets ledergruppe.

Hvis du har bred erfaring med offentlige arkiver, lang ledererfaring og sammen med de ansatte trives med å utvikle arkiv både med hensyn til digitalisering og effektivisering  - da kan stillingen som arkivleder være jobben for deg.

Stillingen som arkivleder vil ha følgende oppgaver:

• Personalansvar samt daglig operativ ledelse av enhetens ti medarbeidere
• Resultat- og fagansvar for enhetens arbeidsoppgaver og ansvarsområder innenfor dokument- og arkivforvaltning. Dette inkluderer ansvar for enhetens mål, budsjett og regnskap.
• Utvikle og iverksette prosesser, innenfor arkiv- og informasjonsforvaltning. Utviklingsarbeidet gjelder både innenfor enheten og for kommunen totalt sett ved å være både pådriver og støttende når det gjelder kvalitet og effektivitet innenfor informasjonsforvaltningen.
• Ansvarlig for opplæring av arkivarbeidet for ledere og ansatte i kommunen
• Operativ systemeier for IKT-systemene som benyttes i forbindelse med arkivområdet. Rapporterer til direktør som er formell systemeier. Sørge for at enheten har god kontakt med systemarkitekt, innovasjonsteamet i kommunalområdet, personvernombudet og rådgiver informasjonssikkerhet som alle er ansatt innenfor kommunalområdet
• Håndtere mottatte innsynskrav
• Ha administrativ samhandling med selskapet Arkiv Øst som kommunen er medeier sammen flere andre kommuner
• Aktiv deltaker i kommunalområdets ledergruppe
• Ansvarlig for at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldende regelverk og frister, at rutiner for elektronisk arkiv- og saksbehandling er oppdaterte, samt at opplæring, brukerstøtte og dialogen med brukerne er god.
• Delta i daglig drift i arkivet ved behov.

For stillingen som arkivleder ønskes følgende:

• Ledererfaring fra offentlig sektor, fortrinntrinnvis kommunal sektor
• Høy arkivfaglig kompetanse, omfattende erfaring fra kommunalt arkivarbeid vil bli vektlagt.
• God kunnskap om aktuelt lovverk.
• Inngående kjennskap til elektroniske sak-/arkivsystem, erfaring med Acos Websak+ og elektroniske løsninger innenfor Acos vil være en fordel
• Generelt gode IT-kunnskaper.

Personlige egenhet vil bli tillagt stor vekt og omfatter:

• Evne til å lede andre. Det vil bli vektlagt at du gjennom ditt lederskap involverer og motiverer ansatte til å håndtere daglig drift og samtidig se framover når det gjelder utvikling av arkivtjenesten og informasjonsforvaltning i kommunen.
• Evne til å utvikle arkivfunksjonen mens både krav til effektivitet og kvalitet blir ivaretatt.
• Gode samarbeidsevner og kunne kommunisere godt med ulike målgrupper både ledere og ansatte på tvers av enhetene i kommunene.
• Trives med å formidle og å holde foredrag og kurs i arkiv- og dokumenthåndtering for ulike målgrupper.
• Evne til å jobbe strukturert og selvstendig, og er ryddig i møte med problemstillinger og dokumentasjon.
• Gode kommunikasjonsegenskaper, skriftlig og muntlig.
• Gode relasjons- og samarbeidsevner.

• utfordrende og spennende oppgaver i en helt ny kommune
• et godt fagmiljø, med store utviklingsmuligheter
• tverrfaglig samarbeid med alle kommunalområdene
• gode pensjons- og forsikringsordninger
• ansettelse skjer på vanlige kommunale vilkår. Arbeidssted er Indre Østfold kommune, Trøgstad
• lønn etter avtale

Vil du vite mer om stillingen, kan du kontakte:

Tron Kallum, direktør for kommunalområdet innovasjon og kommunikasjon

Mobil  909 34 122

Epost: tron.kallum@io.kommune.no

Du sender søknad, CV og vedlegg elektronisk via lenken Søk stillingen på denne siden.

Har du spørsmål om utfylling av elektronisk søknad, kan du kontakte Jobbnorge på telefon 75 54 22 20.? 

Indre Østfold kommune mener det er viktig med mangfold og vi oppfordrer alle som er kvalifiserte til å søke hos oss. 

Vær klar over at navnet på søkere kan bli offentliggjort, selv om du som søker har bedt om å være unntatt søkerlisten. Du vil i så fall bli varslet om dette og får anledning til å trekke søknaden din hvis du ønsker det.