Avdelingsdirektør - Administrative tjenester

Som avdelingsdirektør for administrative tjenester har du sammen med ledergruppen i divisjonen ansvaret for å sikre at kjernevirksomheten i Utdanningsetaten mottar effektive støttetjenester av høy kvalitet. Stillingen innebærer å sikre effektive og gode administrative fellestjenester til skolene, med en kanal inn og standardiserte tjenesteleveranser.

Utdanningsetaten har hatt en en organisasjonsgjennomgang med den hensikt å kartlegge status på organiseringen sett opp mot etatens oppdrag og utfordringer. Den nye organisasjonsmodellen skal legge til rette for en effektiv, robust og bærekraftig virksomhet og være tilpasset virksomhetens behov, oppdraget som skoleeier, behovene til brukere av UDA sine tjenester og ansatte. Skolene har individuelle og sammensatte behov, noe som stiller krav til god koordinering og godt samarbeid. Et viktig prinsipp som ligger til grunn for ny organisasjonsmodell er at skolene tilbys standardiserte og effektive tjenester. For å nå dette målet er drift- og støttetjenester samlet i en divisjon. Vi søker en leder til å profesjonalisere og effektivisere tjenester som skal møte skolens nåværende og fremtidige behov.

Du får ansvar for et lederteam som skal følge opp og utvikle underliggende fagmiljøer i fire seksjoner bestående av personaladministrasjon og lønn, dokumenthåndtering, økonomi og regnskap samt lederstøtte, kontor- og kurstjenester. Til rollen ligger det et ansvar for å utvikle nye funksjoner og kompetanseområder, i tillegg til videreutvikling av etablerte enheter. Avdelingen består av fire seksjonsledere og ca 70 medarbeidere. Den nye organiseringen trer i kraft 17. august 2020, og internorganisering av avdelingen er fremdeles under utarbeidelse. Enkelte justeringer av ansvarsområdet må derfor påregnes.

Stillingen innebærer ansvar for å bygge et profesjonelt miljø for leveranse av fellestjenester i Utdanningsetaten. Du får ansvar for å utvikle etterspurte tjenester og prosesser, slik at skolenes behov ivaretas på en god måte, samtidig som stordriftsfordeler etableres og utnyttes effektivt.  

Arbeidsoppgaver

• Lede og utvikle leveranser av fellestjenester i Utdanningsetaten
• Ansvar for å sikre at skolene får den veiledning, støtte og opplæring de har behov for innenfor avdelingens ansvarsområde  
• Ansvar for å utvikle, effektivisere og profesjonalisere etterspurte tjenester og prosesser
  
• Lede arbeidet med å etablere gode kanaler som sikrer profesjonell saksfordeling, saksoppfølging og ensartet praksis
• Etablere gode samhandlingsarenaer og godt arbeidsklima i avdelingen slik at seksjoner og team blir velfungerende og effektive
• Legge til rette for godt samarbeid og god ressurs- og personalutnyttelse i avdelingen 
• Etablere god praksis for kommunikasjon med brukerne og bygge omdømme ved å synliggjøre avdelingen på en god måte 
  

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning, fortrinnsvis på masternivå
  
• Ledererfaring fra tilsvarende stilling i minimum 3 år
• Gode resultater fra service- og brukerorienterte utviklingsprosesser
• Erfaring fra arbeid med å digitalisere administrative prosesser 
  
• Gode resultater fra gjennomføring av større endrings- og effektiviseringsprosesser
  
• Innsikt i, og erfaring fra, offentlig forvaltning styrt av politiske bestillinger vil være en fordel
  
• Personlig egnethet vil bli vektlagt
  

Personlige egenskaper

• God på samarbeid, kommunikasjon og å bygge relasjoner
  
• Robust og trygg med et godt lederskjønn 
• Utøver tillitsbasert ledelse og er god på prioritering og delegering
• En synlig leder som involverer, engasjerer og inspirerer
• Er engasjert med evne til å skape samhold og oppslutning om felles mål
• Analytisk, strategisk og nytenkende 

Vi tilbyr

• En spennende stilling med ansvar for å videreutvikle en nyetablert avdeling 
• En ansattgruppe som kjennetegnes av tverrfaglighet, og et sterkt engasjement for samfunnsoppdraget
• Mulighet til å etablere effektive og gode administrative fellestjenester til skolene, med en kanal inn og standardiserte tjenesteleveranser
  
• Lederutviklingsprogram og mange møtepunkter for faglig utvikling 
• Konkurransedyktige betingelser