PA for Direktør sikkerhet og beredskap ved IFE

Bli med på en spennende reise med IFE! Vi søker etter en strukturert og engasjert PA til Direktør for sikkerhet og beredskap!
Institutt for energiteknikk (IFE) er i dag en av Norges største forskningsinstitutt med over 600 ansatte med over 30 forskjellige nasjonaliteter. Og nå skal IFE snart inn i en ny fase. Et viktig kapittel i norsk energihistorie skal avsluttes. Vårt atomanlegg skal dekommisjoneres – sikkert, bærekraftig og med høy faglig kvalitet. Samtidig skal IFE foredle forskningsvirksomheten, og bidra til en bedre fremtid.

IFE skal gjennom viktige og spennende omstillinger, samtidig som instituttet er i vekst. Og dekommisjonering av atomanlegg er ikke bare opprydding. Det er også utvikling. Det er teknologi i praksis, og en mulighet til å bygge kompetanse og løsninger som Norge kan bli verdensledende på.

I denne overgangen styrker vi sikkerhetsstaben med flere nøkkelroller. Sikkerhetsstaben har ansvar for å kravstille, kontrollere og veilede organisasjonen innenfor hele bredden av sikkerhetsarbeidet – safety, security og safeguards. Vi jobber på tvers av daglig drift, nukleær virksomhet og forskningsprosjekter, og må ha innsikt i hele virksomheten der det finnes sikkerhetsmessige forhold.

Stillingen som personlig assistent (PA) for direktør sikkerhet og beredskap er nyopprettet og vil få en sentral rolle i den daglige driften av sikkerhetsstaben. Du vil jobbe tett på ledergruppen, og også bistå assisterende sikkerhetssjef med administrative og koordinerende oppgaver. Rollen byr på stor variasjon og stiller krav til høy grad av nøyaktighet, serviceinnstilling og evne til å håndtere sensitiv informasjon med diskresjon. Stillingen passer for deg som trives med struktur, ansvar og effektiv støttefunksjon i et miljø med høye krav og tydelig samfunnsoppdrag. Du vil få muligheter for faglig utvikling og innsikt i et unikt og tverrfaglig fagområde. Stillingen rapporterer til direktør sikkerhet og beredskap.

IFE har også flere spennende stillinger ute, se alle våre ledige stillinger her: https://ife.no/karriere/

Arbeidsoppgaver

• Planlegge, forberede og koordinere ledermøter og andre relevante møter, inkludert utarbeidelse av agendaer, sakspapirer og presentasjoner. Delta i møter, skrive referater og sikre god dokumentasjonsflyt og arkivering
• Gi administrativ støtte til assisterende sikkerhetssjef, blant annet ved koordinering av oppgaver, dokumenthåndtering og støtte i prosjekt- og rapporteringsarbeid
• Håndtere daglig kalenderstyring, møtebookinger, reisekoordinering og øvrig administrativ støtte for direktør sikkerhet og beredskap
• Gi administrativ støtte til assisterende sikkerhetssjef, blant annet ved koordinering av oppgaver, dokumenthåndtering og støtte i prosjekt- og rapporteringsarbeid
• Koordinere og tilrettelegge interne og eksterne samlinger, workshops og andre arrangementer
• Bidra med utarbeidelse og sammenstilling av rapporter, presentasjoner og annen skriftlig kommunikasjon
• Det må påregnes noe fleksibilitet i stillingen, og andre administrative oppgaver kan bli tillagt ved behov

Kvalifikasjoner

• Høyere utdanning er ønskelig, men relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring fra lignende stilling som personlig assistent eller administrativ koordinator er en fordel. Erfaring fra styre-, komité- eller lederstøttearbeid vil være positivt
• God systemforståelse og solid erfaring med ulike digitale verktøy
• Meget gode skriftlige og muntlige ferdigheter i både norsk og engelsk
• Personen som ansettes må kunne sikkerhetsklareres etter sikkerhetsloven

Personlige egenskaper

• Serviceinnstilt, imøtekommende og med gode samarbeidsevner
• Strukturert, nøyaktig og kvalitetsbevisst, med god evne til å prioritere i en variert arbeidshverdag
• Proaktiv, løsningsorientert og ansvarlig
• Diskré og profesjonell med god forståelse for håndtering av sensitiv informasjon.
• Fleksibel og tilpasningsdyktig, med evne til å håndtere både rutineoppgaver og ad hoc-oppgaver
• Personlig egnethet for stillingen vektlegges

Vi tilbyr

• Konkurransedyktig lønn
• Muligheten til å jobbe med et viktig og krevende samfunnsoppdrag
• Bli en del av et kunnskapsrikt og hyggelig arbeidsmiljø
• Gode muligheter for faglig utvikling
• Muligheten til å jobbe i et tverrfaglig sikkerhetsmiljø
• Sosiale goder inkludert pensjon i Statens pensjonskasse, ulykkes- og gruppelivsforsikring
• Tilrettelegging for delvis hjemmekontor
• Tilskudd til treningsavgift - årsabonnement

Ife er underlagt sikkerhetsloven, som stiller krav til organisasjonens håndtering av skjermingsverdig informasjon og annen relevant lovgivning som berører håndtering av sensitiv informasjon. I den utlyste stillingen vil den ansatte få tilgang til sikkerhetsgradert informasjon og adgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur.

På bakgrunn av dette er det en forutsetning for tiltredelse at kandidaten må kunne sikkerhetsklareres og/eller autoriseres. Vi gjør oppmerksom på at aktuelle kandidater vil få spørsmål som er nødvendige i denne sammenhengen. Dette inkluderer spørsmål om eventuell tilknytning til land PST har vurdert som «høyrisikoland» i sin åpne trusselvurdering. Vi benytter bakgrunnssjekk som en del av vår rekrutteringsprosess.
Vi ser på mangfold som en styrke for arbeidet vårt. Vi oppfordrer derfor alle kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av alder, kjønn, funksjonshemming, seksuell orientering, religion og etnisk bakgrunn. IFE er tilbakeholdne med tilsetting av personer med tilknytning til risikoland.

IFE - Forskning for en bedre fremtid
IFE forsker for en bedre fremtid. Siden 1948 har vi vært internasjonalt ledende innen forskning på energi. Vi har bidratt til utvikling av banebrytende kreftmedisin, nye løsninger innen fornybar energi, mer energieffektive industriprosesser, nullutslipps transportløsninger og fremtidsrettede energisystemer. IFE har virksomhet på Kjeller og i Halden. Vi har store eiendommer som er under utvikling og flere viktige interne omstillingsprosesser i årene fremover. 

 Vi er rundt 600 fast ansatte og omsetter for ca. 1 mrd kr. Les mer om IFE på www.ife.no