Administrasjonsleder/administrasjonssekretær

Vil du bli vår nye administrasjonsleder/administrasjonssekretær med mange spennende og interessante oppgaver og bli en viktig del av vårt lederteam? Vi kan tilby et utviklende, hurtigarbeidende og godt arbeidsmiljø med stor aktivitet.

Akuttmedisinsk avdeling Gjøvik og Lillehammer har fusjonert og står foran mange interessante endringer og oppgaver. Vår nåværende og rutinerte helsesekretær skal pensjoneres og vi har behov for å finne en erstatter samt bygge opp en ny administrasjonsenhet. Den nye Akuttmedisinske avdelingen har lokalsykehusansvar for ca 200.000 innbygger i gamle Oppland fylke. Avdelingen består av enheter innen Anestesi, Intensiv, Akuttmottak, Ergo/Fysioterapi og Legetjenesten som er dupliserte ved lokasjon Gjøvik og Lillehammer. Avdelingen har som hovedoppgave og ta seg av akutt/kritisk syke pasienter og pasienter som har behov for anestesi i forbindelse med kirurgi og ulike medisinske prosedyrer. Ergo/Fysioterapi-enheten jobber med bedring og tilpasning av funksjonsevne. Vårt personell er viktige bidragsytere i de ulike akutte teamene inne på sykehus og har et stort ansvar innen traumeomsorg gjennom et traumekoordinerende team. Det er også noe prehospital aktivitet og samarbeid.

Vi søker: Administrasjonsleder/administrasjonssekretæri100% fast stilling. Sekretærdelen vil i hovedsak være med arbeidssted Gjøvik.

Stillingen inngår i Akuttmedisin sin ledergruppe og utfører administrasjonsoppgaver/lederoppgaver for de ulike enhetene som inngår i avdelingen. Ca 20% av stillingen vil være lederoppgaver mens 80% vil være ordinære helsesekretæroppgaver. Det er muligheter til å være med på å forme arbeidsform og innhold. Det må påregnes endring/nye oppgaver over tid.

Arbeidsoppgaver

Lederfunksjon:

• Personalansvar for de ansatte i Administrasjonsenheten.
• Lederansvar for det traumekoordinerende teamet.
• Driftsansvar innenfor budsjett, kvalitets og rapporteringsansvar.
• Utarbeide plan og mål for utvikling av den nye enheten.
• Ansvar for daglig disponering av personalressurser for å sikre god drift.
• Aktiv deltager i Akuttmedisin sin ledergruppe.
• Samarbeide med alle enheter i Akuttmedisin fordelt på 2 ulike lokasjoner.

Sekretærfunksjoner:

• GAT og Personalportalen: Vedlikeholde tjenesteplaner, ajourføre vaktbok og administrere arbeidsforhold for legene
  
• DIPS: Henvisninger, oppgjør og rapporter
  
• Elektronisk kvalitetshåndbok: EK-ansvar/strukturansvarlig
• iProcurement: Bestille forbruksvarer, ta varemottak
• Eye-Share: Behandle fakturaer
• Opprette og administrere virksomhetsplaner og risikoanalyseverktøy.
• Superbruker Elektronisk kvalitetshåndbok.
• Public 360: Fordele og behandle dokumenter
• Varierte administrative oppgaver for avdelingssjef og enhetene underlagt Akuttmedisin

Kvalifikasjoner

• Fagbrev i kontor og administrasjon, autorisert helsesekretær eller tilsvarende.
• Ønskelig med lederutdanning og ledererfaring fra tilsvarende virksomheter. God personlig egnethet og vilje til å gjennomføre lederutdanning kan kompensere for manglende utdanning/erfaring.
• Må beherske norsk skriftlig og muntlig - god framstillingsevne.
• Gode digitale ferdigheter og kompetanse i bruk av IKT - verktøy.
• Kunne jobbe målrettet, selvstendig og strukturert.
  
• Ønskelig med kjennskap til kliniske og administrative programmer som DIPS, Public 360, Gat, iProcurement, Eye-Share, Metavision, Personalportalen.

Personlige egenskaper

• Tydelig, inkluderende og motiverende leder som evner å skape et arbeidsmiljø preget av teamspirit.
  
• Ryddig, strukturert, robust og evne til langsiktig planlegging/tenking.
• Løsningsfokusert, godt humør og omsorgsfull.
• Kunne etterleve SI sine lederkrav: ansvarlighet, helhetstenkende, utøve handlekraft, vise endringsvilje, inspirerende, kommuniserende.
  
• Gode evner til samarbeid og selvstendig arbeid
• Imøtekommende, effektiv og fleksibel
• Takle en hektisk hverdag
• Personlig egnethet vil bli særlig vektlagt

Vi tilbyr

• Fordeling ledelse/helsesekretæroppgaver ca 20/80.
• Utfordrende, varierte og spennende arbeidsoppgaver i et godt arbeidsmiljø.
• Deltagelse i utviklingen av ny enhet og avdeling.
• Tverrfaglig miljø og samarbeid med mange ulike profesjoner.
• Muligheter for personlig og faglig utvikling.
• Mulighet for videreutdanning etter avtale.
• Lønn etter avtale.
• Gode pensjonsordninger i KLP - obligatorisk medlemskap.
• Tilsettingen skjer etter de vilkår som til enhver tid framgår av lover, tariffavtaler og reglement.

Etter søknadsfristens utløp vil offentlig søkerliste bli utarbeidet. Hvis søker har krysset av for ønske om ikke å fremkomme på offentlig søkerliste, vises det til offenleglova §25 , annet ledd. Helseforetaket vil gjøre en vurdering på om kriteriene for å bli unntatt fra søkerlista er oppfylt. Det gjøres oppmerksom på at en søknad kan bli gjort offentlig selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlista. Søker blir i såfall varslet om dette.