Har du erfaring med administrativ kontorstøtte?

Forsvarsdepartementet

Forsvarsdepartementet (FD) er forsvarsministerens sekretariat og skal bidra til å utforme Norges sikkerhets- og forsvarspolitikk samt utforme hovedretningslinjene for Forsvarets samlede virksomhet.

Videre skal departementet drive overordnet styring, planlegging og kontroll av virksomheten i underlagte etater.

Om stillingen

Den 1. januar opprettet vi en ny enhet for felles kontorstøtte i Forsvarsdepartementets (FD). Vil du være med oss på å bygge og utvikle den nye enheten?

Enhet for felles kontorstøtte samler kontorstøttefunksjoner i departementet i en felles enhet, som skal tilby administrativ støtte til avdelingsledere og saksbehandlere i alle departementets fagavdelinger, og sikre god flyt i de prosesser vi er involvert i. Enheten skal også bidra til standardisering av rutiner og prosesser, og til at ansatte benytter de digitale systemene vi har tilgjengelig på en effektiv måte.

Vi har nå ledig en fast stilling som førstekonsulent/rådgiver. Hos oss vil du bli godt kjent med departementet, underliggende etater og andre samarbeidspartnere. Hvis du har kontorstøtteerfaring, er faglig engasjert, løsningsorientert og trives med kommunikasjons- og veiledningsoppgaver, tror vi at du vil trives hos oss!

Arbeidsoppgaver 

Arbeidsoppgaver er blant annet:

• administrativ hjelp og veiledning til saksbehandlere og ledere i avdelingene
• oppfølging av- og enklere brukerstøtte i saksbehandling- og informasjonssystemer som Public 360, SharePoint med mer
• praktisk støtte til planlegging og gjennomføring av møter internt og eksternt
• informasjonsforvaltning
• utarbeide kunnskapsartikler og rutinebeskrivelser og publisering av disse i relevante kanaler
• tilgjengeliggjøring og publisering av relevant informasjon på FDs interne nettsider
• reisebestillinger (fly, tog, hotell, lokal transport) for avdelingsledelse og gruppereiser
• tilgangsstyring og produksjon av adgangskort

Kvalifikasjoner og egenskaper 

Du må ha

• fullført bachelorgrad innenfor et relevant fagområde. Særlig relevant arbeidserfaring kan kompensere for kravet til utdanning. For rådgiverstillingen kreves det i tillegg minimum 2 års relevant erfaring.
• relevant erfaring- og kunnskap om forsvarssektoren og departementsnivå
• gode digitale ferdigheter . Spesielt vektlegges erfaring med saksbehandlings- og informasjonssystemer som for eksempel Public 360, SharePoint og Microsoft Office-pakken
• god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Det er en fordel om du har

• erfaring med saksflyt i departementer, inkludert informasjons- og dokumentflyt til og fra politisk ledelse, andre departement og Stortinget
• erfaring med mindre anskaffelser etter gjeldende anskaffelsesregelverk og retningslinjer
• erfaring med å inneha rollen som superbruker i ulike informasjonssystemer, og med å utarbeide og revidere kunnskapsartikler og veiledninger
• erfaring med å videreformidle og lære bort kunnskap innenfor enhetens ansvarsområder 
• erfaring med praktiske kontorstøtteoppgaver som for eksempel organisering av fysiske og digitale møter, fysisk tilgangsstyring og produksjon av adgangskort, bestilling av varer og tjenester, reisebooking og annet forefallende kontorarbeid 

Personlige egenskaper

I denne rollen får du en sentral rolle i oppbygningen av en ny enhet for felles kontorstøtte i departementet. For å lykkes i stillingen må du derfor være faglig tydelig og trygg, strukturert og nøyaktig. Du må kunne yte høy grad av service, ha gode samarbeidsevner og kunne formidle kunnskap på en forståelig måte.

Det er viktig at du er initiativtakende og i forkant av forventede behov, samt evner å prioritere mellom oppgaver. I tillegg er det en stor fordel om du er selvstendig og kan ha ansvar for egne saker.

Siden enheten er under oppbygning må du trives i en uforutsigbar og hektisk hverdag, og kunne tilpasse deg nye arbeidsformer, arbeidsoppgaver og endringer i organisering.

Det er forventet at du bidrar på tvers av enhetens oppgaveløsning og kan bidra til å avlaste kollegaer.

Vi vektlegger personlig egnethet. 

Vi tilbyr

• Tilsetting som førstekonsulent (stillingskode 1408) eller rådgiver (stillingskode 1436) 
• Lønnsspennet er 516 800 - 720 100 pr år. Fra lønnen trekkes 2% til Statens Pensjonskasse.
• Arbeidssted sentralt på Akershus festning
• En spennende arbeidshverdag med varierte oppgaver
• Et godt arbeidsmiljø med hyggelige kollegaer
• Kurs og faglige oppdateringer
• Fleksibel arbeidstid og sommertid
• Muligheter for trening i arbeidstiden, med tilgang til treningsanlegg
• Medlemskap i Statens pensjonskasse med gode låne-, pensjons- og forsikringsordninger

 Annen informasjon

Forsvarsdepartementet ønsker at arbeidsstyrken avspeiler mangfoldet i samfunnet. Vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, hull i CV-en eller funksjonsevne.

Alle som tilsettes i Forsvarsdepartementet må kunne oppnå sikkerhetsklarert på minimum nivå HEMMELIG (nasjonal sikkerhetsklarering) og SECRET (NATO sikkerhetsklarering). En sikkerhetsklarering er en tillitserklæring som forteller at den som har blitt klarert, vurderes som tilstrekkelig pålitelig, lojal og med nok sunn dømmekraft til å kunne håndtere sikkerhetsgradert informasjon på en god måte. Mer informasjon om vilkår for sikkerhetsklarering finner du på  Nasjonal Sikkerhetsmyndighet. (https://nsm.no/)

For denne stillingen nå du kunne oppnå sikkerhetsklarering på nivå  HEMMELIG/NATO SECRET.

Nærmere informasjon om stillingen kan Eirik Nielsen Hamre kontaktes på epost eirik-nielsen.hamre@fd.dep.no eller mobiltelefon 994 55 446. 

Søknad og oppdatert CV med relevante attester og vitnemål sendes elektronisk via lenke nederst på denne siden.

For mer informasjon om Forsvarsdepartementet klikk her (https://www.regjeringen.no/no/dep/fd/id380/)