Utvalgssekretær

Er du vår nye utvalgssekretær? Har du gode kommunikasjonsegenskaper og evner til å formidle faglige problemstillinger tydelig og forståelig? Da kan det være deg vi ser etter!

Det forventes at du som utvalgssekretær har forståelse for de politiske prosessene som gjennomføres i en politisk styrt organisasjon, og at du evner å se helheten og de politiske prosesser i perspektiv med fylkeskommunens samfunnsoppdrag. Til rollen ligger det forventninger om tett samarbeid med de administrative ledere for møtene som gjennomføres, samt med fagenhetens koordinator og øvrige medlemmer. 

Hovedarbeidsoppgaver og ansvarsområder

• Forarbeid, gjennomføring og etterarbeid av alle politiske møter i fylkeskommunens råd, nemnder og utvalg. 
• Praktiske og merkantile avklaringer i forbindelse med møtegjennomføringen 
• Bestille møtefasiliteter og andre praktiske oppgaver 
• Arkivering av dokumentasjon som skal knyttes til de folkevalgte 
• Oppdatering, utvikling og vedlikehold av fagenhetens egne hjemmesider i fylkeskommunens intranett 
• Oppdatering, utvikling og vedlikehold av fylkeskommunens hjemmesider som omhandler de politiske prosesser 
• Bistå i saksbehandleropplæring 
• Bistå i vedlikehold og oppdatering av saksbehandlingsrutiner og saksbehandlingsreglement 
• Bistå i planlegging, gjennomføring og etterarbeid av valg (Fylkestingsvalg og Stortingsvalg) 

Kvalifikasjoner

Utdanning:  

• Det er ønskelig med bachelorgrad innen samfunnsvitenskap, forvaltningsrett, sosiologi eller annen relevant utdannelse. 
• Spesielt relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet. 

Erfaring: 

• Det er en fordel med erfaring fra tilsvarende arbeid fra annen statlig, fylkeskommunal eller kommunal virksomhet. 
• Det er en fordel om du har kjennskap til sak- og arkivløsninger, fortrinnsvis Public360, gjerne bruk av møtemodul samt at du kjenner til/har erfaring med verktøyet First Agenda (eller tilsvarende). 
• Det er en fordel om du har erfaring og kompetanse fra arbeid med publiseringer på nettsider. 

Det forventes at du har digital kompetanse til å utnytte fylkeskommunens IKT-løsninger, ser muligheter i ny teknologi og er motivert for å ta i bruk nye digitale løsninger.

Personlige egenskaper

• Gode kommunikasjonsevner og gode formidlingsevner
• God ordenssans og ryddighet
• Gode samarbeidsevner

Personlig egnethet vektlegges.

Fylkeskommunen skal være en omstillingsdyktig organisasjon, og arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted og arbeidsoppgaver kan endres ved behov.

Vi tilbyr

• God offentlig pensjonsordning
• Spennende arbeidsoppgaver
• Godt arbeidsmiljø

Tilsetting og prøvetid 

Tilsetting skjer på grunnlag av de til enhver tid gjeldende lover, tariffavtaler og reglement. Som hovedregel praktiserer vi 6 måneders prøvetid fra tiltredelsesdato.

Søke stilling 

Du søker via vårt elektroniske søknadsskjema. Vitnemål og attester tar du med til et eventuelt intervju. Ved søknadsfristens utløp blir det utarbeidet en offentlig søkerliste. Søkere som har bedt om unntak fra offentlighet, vil bli varslet dersom dette ønsket ikke kan imøtekommes jf Offentleglova § 25. Fylkeskommunen er opptatt av at arbeidsstyrken i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer derfor alle som er kvalifisert til å søke uansett alder, kjønn, eventuell funksjonshemming, seksuell orientering, nasjonal eller etnisk bakgrunn.

Om fylkeskommunen

Fylkeskommunen er en politisk styrt organisasjon som bidrar til samfunnsutvikling og verdiskaping i regionen. Vi har ansvar for viktige oppgaver innen bla videregående opplæring, kultur, folkehelse, tannhelse, kollektivtrafikk, fylkesveier, samfunnsutvikling samt regional- og arealplanlegging. Vestfold fylkeskommune skal bidra til verdi for framtida gjennom kompetanse, samarbeid og åpenhet. Vi jobber tverrfaglig og setter innbyggernes behov i sentrum. Til dette oppdraget søker vi profesjonelle, inkluderende og modige medarbeidere som er gode relasjonsbyggere og løsningsorienterte lagspillere.