Utløpt

Møteromskoordinator 1-årig engasjement

Arbeidsgiver
Oslo kommune
Stillingstittel
Møteromskoordinator 1-årig engasjement
Frist
04.03.2024
Ansettelsesform
Prosjekt

Vi søker en serviceinnstilt morgenfugl til Oslos mest besøkte kulturinstitusjon.

Oslo mest populære møteplass, Deichman Bjørvika, har mellom 5-7000 besøkende hver dag. Deichman tilbyr mange tjenester, og vi leier blant annet ut 10 flotte møterom på dagtid. Nå søker vi etter en kollega som kan ivareta dette tilbudet i tett samarbeid med resten av organisasjonen.Vi søker en medarbeider som er serviceinnstilt, positiv og strukturert.Primæroppgavene vil knytte seg til å ta imot våre kurs - og konferansegjester og følge dem opp gjennom dagen, samt håndtering av henvendelser og fakturering i etterkant av besøk.Vi ser etter en kollega med gode samarbeidsevner og vilje til å ta ansvar.


Arbeidsoppgaver

Arbeidsdagen vil være delt mellom vertskapsrolle og administrasjonsarbeid.

  • Møte våre gjester med en positiv holdning og følge dem gjennom dagen
  • Ta imot leveranser og leverandører før arrangementer
  • Se over dagens bookinger og bestillinger
  • Kvalitetssikre møterom og utstyr før gjestene ankommer
  • Bistå kunder ved ankomst og oppstart i samarbeid med publikumsseksjonen
  • Tilrettelegge/klargjøre for utleiearrangementer, samt tilbakestilling
  • Besvare bookinghenvendelser
  • Maksimalisere salget og utvikle tjenesten gjennom produktkunnskap og relasjonsbygging
  • Gjennomføring av arrangementer, møter og konferanser
  • Utarbeide fakturagrunnlag
  • Bistå med statistikk og rapportere
  • Avlaste andre tjenester ved behov

Stillingen er en 100% prosjektstilling, og arbeidstid vil i utgangspunktet være dagtid mandag – fredag kl. 07.00-14.35
Noe ettermiddag-, kvelds- og helgearbeid må påregnes ved behov og under høysesong.

Kvalifikasjoner

  • Flere års erfaring fra kurs og konferansevirksomhet, fortrinnsvis innen møteromsutleie
  • Behersker flytende norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig
  • Generelt god IT- og systemforståelse, spesielt Office 365
  • Dokumentert og nylig erfaring fra kundebehandling eller kundeservice

Personlige egenskaper

  • Proaktiv, selvgående og fleksibel serviceinnstilling
  • Nøyaktig, strukturert og effektiv, med sans for detaljer
  • Har energi, mot og begeistring
  • Trives med å jobbe i team, men kan også ta selvstendige beslutninger
  • Har gode salgs- og kommunikasjons egenskaper
  • Er fleksibel og positiv, og ikke er redd for å bidra der det trengs i seksjonen
  • Liker å arbeide med statistikk og analyse
  • Serviceinnstilt og god til å bygge langsiktige relasjoner både internt og eksternt
  • Personen vi søker gir av seg selv, er detaljorientert og ansvarsbevisst

Vi tilbyr

  • En mulighet til å få erfaring i Norges mest besøkte kulturinstitusjon
  • Et godt arbeidsmiljø
  • Mobilordning gjennom Oslo kommune
  • Oslo kommunes pensjons- og forsikringsordninger
  • Stillingen lønnes i ltr. 30-34 (for tiden kr 535 000-565 600) i Oslo kommunes lønnsregulativ i henhold til kvalifikasjoner.Høyere lønn kan vurderes for særlig godt kvalifiserte søkere

Om arbeidsgiveren

Deichman er etat for folkebibliotekene i Oslo kommune. Oslo kommune har store ambisjoner for folkebibliotekfeltet. Det nye hovedbiblioteket, Deichman Bjørvika, åpnet i juni 2020. Deichman bibliotek er underlagt Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet.
Deichman består av 25 biblioteker over hele Oslo. Vi er Norges største og eldste folkebibliotek, grunnlagt i 1785. Et Deichman-bibliotek er et fristed for deg, uansett hvem du er. Her kan du lese, jobbe, slappe av, møte venner, eller bare være alene. Du kan låne fra vår samling på over en million bøker, filmer, cd-er og annet materiell. Det er gratis å bruke trådløst nett, PC-er og verktøy. Du betaler kun for papir og materialer når du skriver ut eller kopierer. Våre bibliotek er møteplasser hvor du kan oppleve eller arrangere alt fra konserter og tegneseriefestivaler til språkkurs og politiske debatter. Deichman vil bidra til et samfunn hvor alle føler tilhørighet, eierskap og engasjement — for fellesskapet og eget liv. Uansett hvorfor du kommer hit, drar du herfra med noe.

Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det.
Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om.

Sektor
Offentlig
Sted
Postboks 1453 Vika, 0116 Oslo
Bransje
Arkiv og bibliotek
Stillingsfunksjon
Koordinering
Arbeidsspråk
Norsk

Spørsmål om stillingen

Kontaktperson
Marit Brekke
Stillingstittel
Seksjonsleder
Følg firma
654 følger dette firmaet

Postboks 1453 Vika, 0116 Oslo

Annonseinformasjon

FINN-kode 340871521
Sist endret 1. apr. 2024 14:56

Rapporter annonse