Er du vår nye dokumentasjonsforvalter?

Rådgiver/seniorrådgiver

Om stillingen

Det er ledig en fast stilling i enhet for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i Administrasjonsavdelingen.

Administrasjonsavdelingen skal bidra til at Justis- og beredskapsdepartementet arbeider i tråd med sentrale mål og retningslinjer for statsforvaltningen. Vi har en viktig servicefunksjon i departementet og har som mål å digitalisere og automatisere flere av våre tjenester.

Enhet for arkiv- og dokumentasjonsforvaltning har som mål å levere god forvaltning av Justis- og beredskapsdepartementets samfunnsdokumentasjon.

Enheten skal påse at gjeldende regelverk for arkiv og dokumentasjonsforvaltning samt interne retningslinjer og rutiner etterleves. Enheten har ansvar for daglig arkivdrift, herunder mottak og fordeling av post, kvalitetssikring av arkivbasen, publisering av offentlig journal, rådgivning og veiledning i arkivrelaterte spørsmål, systemstøtte og opplæring av departementets brukere. 

Du får jobbe med

• driftsoppgaver i ugradert og gradert arkiv, herunder journalføring, kvalitetssikring og håndtering av innsynskrav
•  brukerstøtte til ledere og saksbehandlere
•  kurs/opplæring
•  delta i forvaltningen av sak-arkivsystemet
•  bidra i dokumentasjonsfaglig utvikling og rådgivning
•  videreutvikling og vedlikehold av rutiner og planverk for dokumenthåndtering

 

• Det vil være muligheter for å delta i utviklingsarbeid innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning.
• Være en pådriver for intern kompetansedeling og bidra til økt forståelse for arkivfaget i organisasjonen.
• Rådgivende funksjon innen arkivfaglige problemstillinger

Kvalifikasjoner

Du må ha:

•  høyere utdanning innen arkiv/dokumentasjonsforvaltning, lang og/eller relevant arbeidserfaring kan oppveie kravet til utdanning
•  erfaring med elektronisk saksbehandling og arkiv innen offentlig forvaltning
•  gode IKT- ferdigheter og god teknisk forståelse
•  god kjennskap til relevant lovverk og god praksis innen fagområdet
•  god skriftlige og muntlige formuleringsevne 

Det er ønskelig at du har:

• erfaring fra saks- og arkivsystemene WebSak og P360
• erfaring fra gradert arkiv
• erfaring fra kurs/opplæring
• erfaring fra utviklingsarbeid innen dokumentasjonsforvaltning

Vi vil legge vekt på at du 

•  er serviceinnstilt og initiativrik
•  evner å prioritere oppgaver i en hektisk arbeidshverdag
•  har gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
•  har interesse og engasjement for fagområdet og for utvikling og digitalisering
•  liker å ta ansvar og har god gjennomføringsevne

Hva får du hos oss?

• spennende og utfordrende oppgaver i et tverrfaglig miljø
• faglig utvikling og selvstendighet i arbeidet
• et unikt innblikk i politiske prosesser
• gode forsikrings- og pensjonsordninger, med medlemskap i Statens pensjonskasse
• egen bedriftshelsetjeneste, treningsmuligheter/ bedriftsidrettslag
• hyggelig kantine

Les mer om å jobbe i JD her. (https://www.regjeringen.no/no/dep/jd/jobbijd/id735533/)

Lønn: 570.000-750.000

Stillings- og lønnsinnplassering avhenger av erfaring og kvalifikasjoner. For spesielt godt kvalifiserte kan høyere lønn vurderes.

Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse. 

Klarering: 

• Du må tilfredsstille kravene til høyeste klaring og autorisasjon. Se nsm.no (http://www.nsm.no).

 

Slik søker du

Søknad sendes elektronisk via linken "Søk stillingen" øverst på denne siden. Legg ved vitnemål og eventuelle attester.

Etter søknadsfristen vil det bli utarbeidet offentlig søkerliste. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten. 

Etter søknadsfristen vil det også bli utarbeidet utvidet søkerliste, av cv-opplysninger som registreres i portalen av søkeren. Alle søkere har rett på å gjøre seg kjent med utvidet søkerliste. Ta kontakt med departementet før du evt. registrerer opplysninger av sensitiv eller sikkerhetsmessig karakter i jobbportalen.

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne oppfylle visse krav. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter

For nærmere opplysninger om stillingen, kontakt Vigdis Hauge Asheim tlf. 416 29 295

Justis- og beredskapsdepartementet jobber for rettssikkerhet og trygghet. Våre verdier er åpenhet, integritet, arbeidsglede og gjennomføringsevne. Vi er en spennende arbeidsplass. Oppgavene vi skal løse er viktige for mange menneskers hverdag og for Norge som rettsstat.Som ansatt i Justis- og beredskapsdepartementet er du en del av det faglige sekretariatet for den politiske ledelsen, og du bidrar til å løse oppgavene departementet har som etatstyrer og som forvaltningsorgan. For mer informasjon om departementet, se regjeringen.no.