administrasjonsansvarlig/kontorstøtte Forsvardepartementets IKT-enhet

Om stillingen

Forsvarsdepartementets IKT-enhet søker nå en ny rådgiver i stilling som administrasjonsansvarlig/kontorstøtte. Enheten har et sterkt og voksende faglig sikkerhetsmiljø med interessante utfordringer og muligheter. 

Vil du jobbe i et innovativt miljø med stort fokus på sikkerhet? Begynn hos oss i Forsvarsdepartementets IKT-enhet. Vi har ansvaret for utvikling, drift og forvaltning av kritiske graderte nasjonale informasjonssystemer. Våre tjenester leveres til kunder i offentlig og privat sektor nasjonalt og globalt. Vi har ansvar for flere tusen brukere, og det er stor etterspørsel etter våre tjenester. Dette er et satsingsområde og vi trenger flere eksperter på laget. Du vil få flere enn 60 hyggelige og dedikerte kollegaer med varierende og unik kompetanse innenfor teknologi, sikkerhet og forvaltning. IKT-enheten har moderne kontorlokaler på Havnelageret, fem minutter fra Oslo S.

Stillingen er plassert i staben til Forsvarsdepartementets IKT enhet. Den som blir tilsatt vil jobbe i et miljø hvor vi har fokus på samfunnsoppdraget og våre leveranser til totalforsvaret. Staben har varierende oppgaver som blant annet omfatter kundeansvar, innkjøp og fakturering, logistikk, avtaleforvaltning, prosjekt og portefølje, samt saksbehandling. I tillegg er staben bindeleddet opp mot departementet. Vi er opptatt av at du skal trives på jobb, og har fokus på at du skal kunne videreutvikle og opprettholde god kompetanse. 

I denne stillingen vil du ha ansvar for viktige støtteoppgaver, og bidra til å profesjonalisere administrering av enheten. Du skal sørge for at vi har en hyggelig og tilrettelagt arbeidsplass, og for at du og dine kollegaer kan yte sitt beste på jobb. Vi ser etter en serviceinnstilt koordinator som spiller på lag, og som liker å jobbe med serviceoppgaver knyttet til administrasjon, drift og vedlikehold av våre lokaler. 

Er du en person med som tar initiativ, er strukturert og imøtekommende? Da kan du være den vi søker etter.

Arbeidsoppgaver

Som administrasjonsansvarlig/kontorstøtte skal du sørge for at både kollegaer og besøk tas imot på en god og profesjonell måte.  Du vil også ha ansvar for å følge opp enheten sitt vedlikeholdsansvar. For at vi skal ha en optimal bruk av våre kontrakter, kontorlokaler og material er det nødvendig med et nært samarbeid med kollegaer på tvers av avdelingen. Eksempel på arbeidsoppgaver er: 

• Operativ oppfølging av driftsavtaler på eksempelvis lokaler, teknisk utstyr, renhold, planter, kaffemaskiner, og lignende.
• Ivareta resepsjon, og følge opp gjester og ansatte på en god måte.
• Opprette og vedlikeholde effektive rutiner for bruksmateriell og kontorrekvisita.
• Bistå i arbeidet knyttet til Miljøfyrtårn-sertifisering.
• Bestillerfunksjon mot huseier og andre leverandører.
• Bistå i anskaffelsesprosesser og i å oppdatere vårt varelager.

Selv om administrasjon og kontorstøtte er kjernen i hverdagen må du kunne bidra til seksjonens øvrige arbeidsoppgaver ved behov. Noe reisevirksomhet må påregnes.

Kvalifikasjoner og egenskaper 

Vi søker etter en person som har følgende kvalifikasjoner:

• Høyere relevant utdanning på minimum bachelornivå innen relevant fagkrets, eks. servicefag, administrasjon og ledelse, eller lignende. Lang relevant erfaring innen administrasjon og kontorstøtte kan veie opp for kravet til høyere utdanning.
• Generell god IT-forståelse.
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk.
• For tilsetting som rådgiver kreves minimum 2 års relevant erfaring.

Det er også fint om du har 

• Erfaring med administrasjon, kontorstøtte, kunde- og leverandørhåndtering.
• Erfaring med prosjektarbeid.
• Erfaring fra IKT-virksomhet og/eller sikkerhetsmiljø.
• Interesse for informasjonssikkerhet.

Personlige egenskaper

Vi søker en positiv og faglig dyktig medarbeider som kan arbeide både selvstendig og i team. Det er viktig at du er løsningsorientert og fleksibel i møte med andre. Søkere må være innstilt på å møte mange i ulike settinger, og vi ser etter en person som har gode kommunikasjonsevner, som er serviceinnstilt og med god formidlingsevne. Du forstår rollen din i organisasjonen samtidig som du ikke er redd for å ta ansvar når du ser at det er nødvendig. Du er pålitelig og har høy etisk standard. Er du i tillegg en systematisk person som klarer å se løsninger ser vi frem til å møte deg. 

Personlige egenskaper blir tillagt stor vekt. Det kan i perioder være en hektisk arbeidshverdag med korte tidsfrister og behov for en fleksibel innstilling med tanke på arbeidstider.

Vi tilbyr

• Tilsetting som rådgiver i stillingskode 1436 med lønnsspenn kr. 540.000 - 708.000. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2% til Statens Pensjonskasse.
• Arbeidssted sentralt på Akershus festning/Langkaia.
• Et godt arbeidsmiljø med hyggelige kollegaer og spennende faglige utfordringer.
• Fleksibel arbeidstid og sommertid Muligheter for trening i arbeidstiden, med tilgang til treningsanlegg.
• Gode muligheter for faglig oppdatering.
• Mulighet for å jobbe noe hjemmefra.
• Medlemskap i Statens pensjonskasse med gode låne-, pensjons- og forsikringsordninger.

 Annen informasjon

Forsvarsdepartementet ønsker at arbeidsstyrken avspeiler mangfoldet i samfunnet. Vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, kulturell bakgrunn, hull i CV-en eller funksjonsevne. 

Alle som tilsettes i Forsvarsdepartementet må kunne oppnå sikkerhetsklarert på minimum nivå HEMMELIG (nasjonal sikkerhetsklarering) og SECRET (NATO sikkerhetsklarering). En sikkerhetsklarering er en tillitserklæring som forteller at den som har blitt klarert, vurderes som tilstrekkelig pålitelig, lojal og med nok sunn dømmekraft til å kunne håndtere sikkerhetsgradert informasjon på en god måte. Mer informasjon om vilkår for sikkerhetsklarering finner du på Nasjonal Sikkerhetsmyndighet sine nettsider. 

For denne stillingen må du kunne oppnå sikkerhetsklarering på nivå HEMMELIG/NATO SECRET. 
Nærmere opplysninger om stillingen kan fås ved å kontakte underdirektør Marianne Foss tlf. 957 81 667 eller seniorrådgiver Per Olav Erstad tlf. 991 08 963.

Søknad og oppdatert CV med relevante attester og vitnemål sendes elektronisk via lenke nederst på denne siden.

For mer informasjon om Forsvarsdepartementet klikk her (https://www.regjeringen.no/no/dep/fd/id380/)