Facility Specialist

Ønsker du å jobbe som Facility Specialist i en kreativ designbedrift? "Inspire Great Work"?

Er du en strukturert organisator og liker at ting flyter knirkefritt? I tillegg; har en utpreget serviceinnstilling? Du skaper en varm velkomst for dine gjester og kunder, samt hyggelig atmosfære for dine kolleger. Vi søker nå en Facility Specialist som både skal ivareta vår resepsjonsfunksjon og den totale driften av vårt hovedkontor. Som Facility Specialist vil du ha en meget viktig rolle i sikre at vi etterlever vår visjon, som er  Inspire great work .  

I 2020 flyttet vi Flokks hovedkontor til nye og moderne lokaler sentralt plassert på Skøyen hvor 100 medarbeidere disponerer 3 000 kvadratmeter i vakre omgivelser. En viktig del av vårt hovedkontor er vårt Showroom, som er fylt med våre designmøbler til flott beskuelse for våre kunder, hovedsakelig forhandlere, designere og arkitekter. Vår kantine, hvor vi også ønsker velkommen til ulike arrangementer er sentralt plassert i lokalene. Her serveres det hver dag en nydelig lunsjbuffet bestående av varme og kalde retter. Fysisk aktivitet tilbys i form av bordtennis, dart eller en tur i Skøyen Atriums moderne og nye treningsrom. Ellers består hovedkontoret av parkeringsrom, lager, kontorer, møte- og stillerom og resepsjon.

Dine viktigste ansvarsområder og arbeidsoppgaver:

• Facility management (FM): sikre en høy kvalitet og god kostnadskontroll gjeldende kontordriften.  
  • FM-budsjettering og løpende kostnadskontroll inkludert kontering av fakturaer.
  • Oppfølging og reforhandling av avtaler tilknyttet kontorlokalet.
  • Ivareta HMS- og Sustainability-krav i samarbeid med fagansvarlige
  • Kontaktperson mot byggherre/vaktmester, samt innmelding av vedlikehold i driftsportalen tilhørende gårdeier
  • Håndtering av varemottak og postforsendelser
  • Administrere og koordinere Flokks parkeringsplasser i Skøyen Atrium
  • Bistå i å sikre at kontorlokalene fremstår presentable
• Betjening av sentralbordet og resepsjonen: sikre en unik opplevelse for ansatte og kunder - før, under og etter et opphold på Flokks hovedkontor.
  • Ønske medarbeidere og kunder velkommen, samt besvare kundehenvendelser per e-post eller telefon
  • Betjene ad hoc kunder i tilfelle fravær av salgspersonell, herunder presentere showroom og tilhørende møbler
  • Registrering og koordinering av daglige lunsjgjester
• Ivaretakelse av våre medarbeidere: bidra til at våre medarbeidere føler seg verdsatt, ivaretatt og har en sømløs arbeidshverdag.
  • Bestilling av ansattgaver, adgangskort, kontorrekvisita, mat til møter og arrangementer, flyreiser og hotell for ansatte og gjester ved behov, samt koordinering av massasjetimer.

Stillingen rapporterer til HR Manager Oslo/HQ.

Din profil:

• Gode språklige ferdigheter, norsk og engelsk. Gjerne ett tredje språk
• God økonomisk forståelse, samt erfaring med budsjettering og kostnadskontroll
• Gode datakunnskaper, herunder Microsoft Office-pakken
• Relevant arbeidserfaring er ønskelig
• Utpreget serviceinnstilt og relasjonsorientert
• Selvgående og løsningsorientert med praktisk gjennomføringsevne
• Tilpasningsdyktig og evne til å håndtere en hektisk hverdag  
• Organisert, strukturert og detaljorientert
• Høy grad av integritet og profesjonalitet
• Interesse for ergonomi og design
• Kunne jobbe fulltid på kontoret/i resepsjonen hver dag, kl. 08.00-16.00. 

Hva kan vi tilby deg:

• Jobbe for en ekspansiv internasjonal industri selskap med fokus på design og bærekraft
• Inneha en svært sentral rolle i å ivareta og utvikle Flokks arbeidsmiljø på Skøyen
• Dedikerte, engasjerte og kompetente medarbeidere som alle jobber for at vi trives og lykkes
• Gode pensjons- og forsikringsordninger
• Gode velferdspermisjonsordninger
• Utvidede ordninger i forbindelse med foreldrepermisjon og sykefravær
• Gode rabattordninger på Flokks produkter
• Flere sosiale arrangementer med dine kolleger i løpet av året
• Rimelig og god kantine
• Gratis treningsmuligheter i Flokks lokaler
• Konkurransedyktige betingelser
• Bli en del av Flokken - og sammen Inspire Great Work!

Våre verdier Human-centred, Sustainable og Innovative representerer selve drivkraften i Flokk. De motiverer oss til å levere gode resultater og veileder oss i hvordan vi jobber med hverandre, kunder og leverandører.

Håper du finner denne muligheten interessant og kunne tenke deg å være en del av Flokk-familien .