PA for administrerende direktør

Vi søker en erfaren og profesjonell personlig assistent til vår administrerende direktør. Dette er en sentral rolle med administrativ og forretningsmessig profil som innehar en bred oppgaveportefølje.

Du får ansvaret for at hverdagen fungerer optimalt rent praktisk og administrativt for administrerende direktør og hans lederteam, slik at oppgaver løses hurtig og fleksibelt i takt med at de oppstår. I tillegg til å støtte administrerende direktør kommer du til å samarbeide og koordinere oppgaver på vegne av lederteamet på tvers av Virke. Viktige kontaktpunkter eksternt vil være Sentralstyret, de ulike bransjestyrene, Virkerådet, valgkomiteen og generalforsamlingen m.fl. 

Dine primære arbeidsoppgaver: 

• du vil være administrerende direktør sin "forlengede arm" som sørger for at alt det praktiske fungerer og letter hans hverdag 
• planlegge, koordinere og tilrettelegge daglige aktiviteter, avtaler, møter, konferanser, etc. samt administrere hans kalender/epost
• bistå andre medlemmer av lederteamet ved behov knyttet til oppgaver lederteamet skal løse – sikre at det er god flyt i sakspapirer og leveranser
• koordinere og forberede sakspapirer/protokoller til styremøter, generalforsamling, Virkerådet mv.
• bidra til å ha eget ansvar for Powerpoint-presentasjoner og annet skriftlig rapporteringsmateriale til møter/samlinger
• referent og møtesekretær i møter  
• kontakt og korrespondanse med næringsaktører, medlemmer, myndigheter og andre
• superbruker i våre administrasjonssystemer 
• ad hoc administrative oppgaver, f.eks. on-boarding av nye medlemmer som får tillitsverv i Virke

Listen er ikke uttømmende, og endringer av oppgaver må påregnes ut fra Virkes behov

Om deg 

Du har lang og bred erfaring fra en tilsvarende stilling i en større virksomhet, og er vant til å håndtere fortrolige opplysninger på en profesjonell måte. 
Du er en erfaren it-bruker og er vant til å arbeide med Microsoft Office-pakken. Du kan formulere deg meget godt på norsk, skriftlig og muntlig. Det er en fordel om du også er god i engelsk. 

 I tillegg legger vi vekt på at du som person: 

• har et høyt faglig nivå
• er ansvarsbevisst og har fokus på kvalitet i arbeidet
• er strukturert i ditt arbeid
• er service-minded og proaktiv
• er fleksibelt innstilt i forhold til arbeidsomfang og arbeidsoppgaver
• arbeider selvstendig og målrettet
• du deltar positivt i de teamene du vil bli en del av i hele organisasjonen
• har stor integritet, er robust og kan bevare overblikket i en hektisk hverdag med høy arbeidsintensitet, herunder kunne prioritere innenfor korte tidshorisonter.

  Vi tilbyr 

• en selvstendig, varierende og ansvarsfull jobb blant gode kollegaer
• gode muligheter for personlig utvikling
• kontorlokaler som ligger sentralt på Solli plass i Oslo og nær kollektiv transport
• lønn og ansettelsesvilkår som matcher dine kvalifikasjoner