Leder for IFEs dokumentasjonssenter

Ledig stilling som Leder av IFEs dokumentasjonssenter er knyttet til Sektor Sikkerhet, Kvalitet og Miljø (SKM) som er administrerende direktørs sikkerhetsstab. Sektoren har som oppgave å tolke og tydeliggjøre krav, forbedre IFEs sikkerhetsarbeid gjennom utdanningsarbeid, rådgivning og støttende prosesser, utvikle og forvalte IFEs ledelsessystem, gjennomføre internrevisjoner og bidra til god sikkerhetskultur. I dag består sektoren av 16 ansatte, som er delt inn i delt inn i tre ulike faggrupper: Kvalitet og Miljø, Security og Nukleær sikkerhet og strålevern.

Stillingen er en del av faggruppe Kvalitet og Miljø og rapporter faglig til faggruppeleder, og administrativt til Sikkerhetssjef.

Som Leder av IFEs dokumentasjonssenter vil du få ansvar for å legge til rette et fornuftig dimensjonert dokumenthåndterings- og arkiveringssystem. Hensikten med stillingen er å sikre at IFE har en god oversikt over sin informasjon og klare retningslinjer for bruk, lagring og arkivering av denne. Spesielt skal stillingen også passe på at informasjonen kan lett finnes frem igjen og arkiveres i henhold til gjeldende lovkrav.

I denne spennende stillingen vil du ikke bare få muligheten til å drive med et papirarkiv som omfatter mange interessante og sikkerhetsunderlagte dokumenter av historisk verdi. Arbeidet vil samtidig innebære at du tar en sentral rolle i et prosjektteam som vil utvikle en fremtidig digital løsning som IFE kommer til å forvalte videre i mange år framover.  

Arbeidsoppgaver

• Bidra til å ivareta og gjenspeile krav til lagring av informasjon i IFEs arkiv- / dokumenthåndteringssystem.
• Ta en sentral rolle i prosjektet som skal vurdere hvilken fremtidige løsning for arkivering / dokument-håndtering passer best for IFEs organisasjon.
• Bistå organisasjonen i kartlegging og kategorisering av informasjon innenfor en fornuftig dimensjonert struktur (dette omfatter historisk så vel som fremtidig informasjon).
• Overvåke og kvalitetskontrollere IFEs (fremtidige) arkiveringssystem som systemadministrator
• Bistå organisasjonen i bruk av dokumenthåndteringssystemet, spesielt lagring og publisering av dokumenter (dette kan eventuelt inneholde internt opplæring av ansatte).
• Overvåke og koordinere arbeidet med IFEs interne fagordbok.
  
  Med fagordboka forstås et dokument som sikrer at ofte brukte begreper, også kallet nøkkelord, er identifisert og definert slik at folk har en fellesforståelse når de kommuniserer med hverandre (både internt og eksternt).

Kvalifikasjoner

• Utdanning på minst bachelornivå i et relevant fagfelt (historie, arkiv- eller dokumentasjonsvitenskap). Lang erfaring kan kompensere for utdanning.
• Inngående kunnskap og erfaring med arkiver og/eller dokumenthåndteringssystem.
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk (ev. skandinavisk språk) og engelsk.
• God IKT forståelse (evt. Basis kunnskap om M-files vil være en fordel).
• Erfaring med arbeid i en virksomhet med en mer kompleks organisasjonsstruktur vil være en fordel.
• Kunnskap om sikkerhetsloven og erfaring med verdivurdering kan være en fordel

Personlige egenskaper

Vi tilbyr

• Muligheten til å jobbe med et viktig og krevende samfunnsoppdrag
  
• Bli en del av et kunnskapsrikt og hyggelig arbeidsmiljø
  
• Gode muligheter for faglig utvikling
  
• Lønn og arbeidsvilkår etter avtale
  
• Sosiale goder inkludert pensjon, ulykkes- og gruppelivsforsikring
  
• Arbeidssted på Kjeller eller i Halden etter avtale (noe tilstedeværelse begge steder må påregnes)