Innovasjon Norge
- Frist 17.10.2022
- Ansettelsesform Fast
Rådgiver - Avdeling Dokumentasjon, eiendom og servicetjenester
Under pandemien har du kanskje kjent på hva som er viktig for deg og at du har lyst til å utgjøre en større forskjell? I Innovasjon Norge jobber vi med å skape arbeidsplasser i Norge, etter pandemien er det viktigere enn noensinne. Men det er ikke nok, vi må også dreie de norske arbeidsplassene mot en mer bærekraftig fremtid. Det er ingen liten eller enkel oppgave, men vi liker å løse vanskelige problemstillinger.
Vi er lidenskapelig opptatt av kundene våre, det er bedriftsledere i alle former og farger, men felles for alle er at de har idéer og drømmer de virkelig brenner for. Innovasjon Norge gir disse lokale ideene globale muligheter. Visste du for eksempel at en av kundene våre sparer samfunnet for et årlig CO2-utslipp tilsvarende 10 000 biler? Eller at ny norsk ultralydteknologi kan redde for tidlig fødte barn? Les mer om vår kunder på innovasjonnorge.no og bli inspirert, det blir i alle fall vi.
Dokumentasjonssenteret, Innovasjon Norges arkiv, skal bidra til å sikre compliance i forhold til gjeldende arkiv- og offentlighetslovverk samt være sentral og toneangivende i arbeidet med å sikre en mest mulig effektiv forvaltning av arkivverdig informasjon og dokumentasjon i Innovasjon Norge. Dokumentasjonssenteret inngår i avdelingen Dokumentasjon, eiendom og servicetjenester. Avdelingen arbeider tett opp mot IKT og digitalisering i dette viktige og spennende utviklingsarbeidet.
Den som ansettes må ha god digital kompetanse i tillegg til evne til raskt å få en overordnet forståelse og kjennskap til Innovasjon Norges tjenesteportefølje og organisering. Det legges vekt på god kunnskap om og erfaring i bruk av ulike fagsystem samt gode evner til å identifisere hva som utgjør relevant og vesentlig selskapsinformasjon i en stadig økende informasjonsmengde i ulike systemer og prosesser. Interesse for og evne til å tenke nytt, se nye muligheter og lære nye systemer og arbeidsprosesser vil være avgjørende for å lykkes i stillingen.
Rolle, ansvar og hovedoppgaver:
- Løpende sikre at relevant og vesentlig selskapsinformasjon arkiveres og tilgjengeliggjøres for nåtid og ettertid i henhold til gjeldende lovverk og selskapets retningslinjer
- Bidra til den daglige driften av arkivtjenesten som blant annet innebærer registrering og fordeling av firmaposten, faste rutiner og søk for oppfølging av registreringer i Public 360
- Kontrollere det som skal på offentlig journal og publisering av denne
- Besvare og følge opp feil meldt av brukere via den digitale kanalen PureService
- Oppfølging av selskapets enheter hjemme og ute
- Bidra til den videre digitale utvikling av avdelingen og organisasjonen
- Bistå i oppdatering og produksjon av digitale opplæringsprogram med både visuelle og tekstlige veiledninger og videoer på norsk og engelsk ved bruke av digitale verktøy; Articulate, Camtasia og Snagit
- Veiledning og opplæring av selskapets ansatte på teams og live - inkludert veiledninger om ulike tema på teams for Public 360 brukere
- Bistå i oppdatering og publisering av intranettsider og supportsiden vår
- Oppfølging av integrasjoner og identifisering av feil under testing og evne til å se innovative løsninger
- I samarbeid med kolleger være med på oppdatering, utforming og innføring av planer, retningslinjer og rutiner på arkivområdet
- Oppfølging av eksisterende informasjonsforvaltningssystemer og integrasjon mot øvrige fagsystemer
Ønskede kvalifikasjoner:
- God digital kompetanse og evne til å tilegne seg nye digitale verktøy raskt samt interesse for utviklingen på dette området
- Bred erfaring fra praktisk arkivarbeid og elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystem, helst Public 360
- Relevant arkivfaglig utdanning på masternivå på høyskole-/universitet. Relevant erfaring kan veie opp for formell kompetanse
- God kjennskap til lover og forskrifter på arkiv- og offentlighetsområdet
- God muntlig og skriftlig framstillingsevne på norsk og engelsk
- Evne til å arbeide strukturert, selvstendig og med god gjennomføringsevne
- God forståelse av systemer og informasjonsflyt
- Erfaring med testing før oppgraderinger og endringer som berører sak- og arkivløsningen
Ønskede egenskaper:
- Systematisk, nøyaktig og strukturert
- Selvstendig og ansvarsbevisst og fleksibel
- Effektiv
- Gode samarbeidsevner og relasjonsskaper
- Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- Evne til å utfordre og lete etter nye løsninger
- Tillitsfull, åpen og inkluderende
- Pedagogiske evner
Eventuelle spørsmål om stillingen kan rettes til avdelingsleder Liv Ekløf og seniorrådgiver Bente Malmgren
Kontaktpersoner:
Liv Ekløf, tlf. 92627677
Bente Malmgren, tlf.: 99268494
Vi vil rekruttere den best kvalifiserte kandidaten til stillingen, og ønsker et bredt rekrutteringsgrunnlag. Innovasjon Norge er en åpen og inkluderende organisasjon hvor alle søkere blir vurdert likeverdig. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater med relevant utdanning, bakgrunn, arbeids- og livserfaring til å søke jobb hos oss.
Søkere må dokumentere utdanning og arbeidserfaring for å være aktuell som søker. Innovasjon Norge kan gjennomføre bakgrunnssjekk av søkere for å verifisere opplysninger om arbeidserfaring, utdanning og annen informasjon som fremgår av CV og tilgjengelig dokumentasjon. Innovasjon Norge vil ikke gjennomføre bakgrunnssjekken uten først å ha mottatt samtykke fra kandidaten gjennom et samtykkeskjema.
Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli gjort offentlige, jfr. Offentleglova §25. Reservasjon mot oppføring på offentlig søkerliste må begrunnes skriftlig.? Søkeren vil bli varslet dersom ønsket om reservasjon ikke tas til følge. Vi vil kun ta i betraktning elektroniske søknader som kommer via HR Manager.
- Nettverk: Facebook, LinkedIn
- Sektor: Offentlig
- Sted: 0158 Oslo
- Bransje: Bank, finans og forsikring
- Stillingsfunksjon: Arkivar og bibliotekar, Dokumentasjon
- FINN-kode 275493850
- Sist endret