Vi søker etter en administrasjonskonsulent til dokumentsenteret og resepsjon

Forsvarsbygg Evenes søker etter en serviceinnstilt administrasjonskonsulent til dokumentasjonsenteret og bemanning av resepsjon.
Vi har et trivelig miljø og en travel arbeidshverdag med mange faglige utfordringer og interessante oppgaver. I resepsjonen vil hovedansvaret ditt være å utøve profesjonell og god kundebehandling til alle besøkende. Herunder vil du jobbe med administrativt arbeid i resepsjonsområdet, blant annet booking av møterom og biler, kundebehandling i sakssystem, holde orden i rekvisita på lager og enkelte bestillinger. 

Ved dokumentsenteret har vi ansvar for å ta imot dokumentasjon, registrere det ihht prosedyrer samt å gjennomføre forsvarlig utlån av dokumentasjon ihht sikkerhetsloven. Forsvarsbygg benytter Elements som sak- og arkivsystem med en rekke integrasjoner mot andre interne systemer for informasjonsforvaltning. Vi ønsker å skape gode digitale løsninger som er med på å effektivisere arbeidsprosessene og forbedre tjenestene våre.

Forsvarsbygg er underlagt Offentlighetslovens bestemmelser – jfr spesielt Offentlighetslovens § 25.

Les mer om Forsvarsbygg på www.forsvarsbygg.no og på våre karrieresider www.forsvarsbygg.no/jobb.

Arbeidsoppgaver

• Delta i den daglige driften av resepsjonen. Du vil være ansvarlig for profesjonell kundebehandling i alle tjenester. Herunder håndtering av bilutleie, andre bookinger, innmeldinger, purringer, klager, avvik og tilleggstjenester med et fokus på sikkerhet
  
• Registrere utlån, innlevering og makulering av gradert materiale på lokasjonen
  
• Registrere oversendelser og annen dokumentasjon i arkivsystemet Elements ihht regelverk og sentrale prosedyrer
  
• Føre journal over gradert Informasjon (dokumenter, minnepinner, kamerabrikker og harddisker) på lokasjon
  
• Støtte sentralt arkiv med dokumentfangst, arkivering og kontroll på lokasjon
  
• Bedrive brukerstøtte innen sak- og arkivsystemet Elements på lokasjon
  
• Delta i diskusjoner og råd om informasjonsforvaltning og informasjonssikkerhet med tilsvarende roller på andre lokasjoner.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter deg som er serviceinnstilt og lett å samarbeide med. Du er en positiv medarbeider som er ansvarsbevisst og har gjennomføringsevne, du tar initiativ og evner å skape god dialog. For å kunne lykkes i rollen bør du ha evnen til å være nytenkende og du må ha et ønske om å utvikle kunnskap og forståelse for digitalisering, informasjonssikkerhet og informasjonsarkitektur. Du må ha gode kommunikasjonsegenskaper, både skriftlig og muntlig. Det er også nødvendig å være strukturert og systematisk. Personlig egnethet vektlegges. 

Kvalifikasjoner

• Du har relevant utdanning på nivå med fagbrev eller bachelor. Lang relevant erfaring kan kompensere for formell utdanning
  
• Du har kompetanse innen fagområdet dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning
• Du har god IKT-forståelse
  
• Det er ønskelig med kjennskap til offentlig forvaltning
  
• Det er ønskelig med kunnskap om behandling av sikkerhetsgradert informasjon
  
• Det er ønskelig med kjennskap til Noark-baserte arkivsystem
• Du må kunne sikkerhetsklareres til nivå hemmelig og NATOSecret

Hvorfor jobbe hos oss?

I Forsvarsbygg vil du få en spennende og variert arbeidshverdag med et meningsfullt samfunnsoppdrag hvor du vil bidra til å bygge forsvarsevne hver dag.
Vi satser på medarbeiderne våre, vi tilbyr kursing, etter- og videreutdanning og har etablert vår egen prosjektlederutdanning. Vi har en familievennlig og fleksibel personalpolitikk med gode arbeidstidsordninger. Du vil også få tilgang til treningsrom og bedriftsidrettslag med varierte aktiviteter. Som ansatt hos oss får du medlemskap i Statens pensjonskasse som er en av landets beste pensjonsordninger med gunstig boliglån og gode forsikringsordninger. 

Andre opplysninger

• Lønn som førstekonsulent (kode 1408) fra kr. 466 500 til kr. 535 200 (lønnstrinn 52-60) iht. staten sitt lønnsregulativ. Endelig lønnsplassering gjøres etter vurdering av kvalifikasjoner 
  
• Konkurransedyktige vilkår og store muligheter for utvikling
• Medlemskap i Statens pensjonskasse
  
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger
  
• Spennende faglige utfordringer i et godt arbeidsmiljø