Vår kundes ledergruppe søker en strukturert og initiativrik assistent

Vår kunde, som er en av landets største leverandører av legemidler og helserelaterte produkter, søker nå etter en serviceinnstilt administrativ assistent som skal støtte administrerende direktør, ledergruppen og selskapets konsernadvokat. Kunden holder til i et stort flott bygg på Alna Nord i Oslo og det er ca 300 stk. som sitter på hovedkontoret. Det er lett å komme seg dit med kollektivt, men kunden tilbyr også gratis parkeringsplasser dersom det er ønskelig.

Vi leter etter en serviceinnstilt og energisk kandidat, med mye drive og positiv energi. Det er viktig at du er strukturert i ditt arbeid og at du alltid overholder tidsfrister. Du må være nøyaktig og punktlig, da du bl.a. skal styre kalenderen til administrerende direktør.

Det er svært viktig at du mestrer norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig "business" språk. Du vil potensielt kunne bli med på noe møtevirksomhet. Forekommer dette trenger vi at du er dyktig på å lage detaljerte og nøyaktige referater fra møtene. Vi ønsker også at du har gode ferdigheter i Office-pakken, da man vil kunne bli spurt om å sette sammen presentasjoner for ledergruppen. Vi ser også at du har et godt overblikk, er proaktiv og forstår viktigheten av å prioritere riktig oppgave. Det vil tidvis være hektiske arbeidsdager, så du må trives med fleksibilitet som går begge veier.

Selve rollen vil være stasjonert i kundens resepsjonsområde, der det forventes at du kan håndtere oppgave tilknyttet resepsjon i tillegg til lederstøtte funksjonen.

Vi søker kandidater som kan begynne så raskt som mulig!
Prosjektets varighet august/september 2021. Stillingen vil på sikt bli lyst ut fast med utvidede arbeidsoppgaver
Arbeidstid :kl 08.00-16.00

Vandelsattest påkrevd!

• Administrere adm.dirs kalender
• Fungere som lederstøtte for Head of Legal & Compliance
• Være en administrativ assistent for kundens ledergruppe og konsernadvokat
• Bistå med møtebookinger
• Oppgaver tilknyttet kundens resepsjon
• Besvare enkle telefon og epost-henvendelser
• Håndtere praktiske forhold som utleggshåndtering og bestillinger ifm reiser
• Kontrollere fullførelse av traininger
• Yte bistand til arrangementer som ledergruppesamlinger og felles infomøter
• Diverse oppgaver tilknyttet teknisk bistand ved behov som renskriving av dokumentasjon til kontroll av teknisk utstyr for møtevirksomhet
  

• Tidligere erfaring som administrativ assistent for en ledergruppe vil være en fordel
• 3 årig utdannelse innen økonomi og administrasjon og/eller prosjektledelse
• Gode tekniske kunnskaper
• God operativ erfaring fra Office-pakken
• Svært gode kommunikasjonsegenskaper i engelsk og norsk
• Erfaring fra internasjonalt selskap vil vekte positivt
• Svært gode kunnskaper i både engelsk og norsk - skriftlig og muntlig
  

• Du bør evne til å holde høyt tempo og håndtere mange oppgaver samtidig
• Som person bør du være systematisk i utførelsen av arbeidsoppgavene
• Det er en fordel at du evner å håndtere flere oppgaver parallelt og prioritere basert på kritikalitet
• Som person bør du være fleksibel og tilpasningsdyktig
• Da rollen dels også vil være i kundens resepsjonsområde, ser vi det ønskelig at du er serviceinnstilt og utadvendt
  

Velkommen som søker
Vi ser frem til å høre fra deg