Teamkoordinator - muntlig privatisteksamen, 2-årig engasjement

Privatistkontoret har som hovedoppgave å forvalte oppmelding til og gjennomføring av privatisteksamener for alle som bor eller følger undervisning i Oslo. Hvert år melder ca. 12.000 personer seg opp til over 42.000 privatisteksamener i Oslo. Halvparten av disse er i muntlige fag.

Vi søker nå etter en klartenkt, rolig og robust person med med erfaring fra feltet, som skal sikre en forsvarlig koordinering av muntlig privatisteksamen som er i stadig utvikling.

Teamkoordinator for muntlig eksamen er en sentral rolle ved Privatistkontoret. I stillingen vil du sammen med teamet organisere, gjennomføre og følge opp oppgaver knyttet til muntlig eksamen. Teamet består i dag av fem ansatte som alle arbeider med å sikre eksamensgjennomføringen i Oslo. Muntlig privatisteksamen gjennomføres på ulike skoler i Oslo. Teamet sørger blant annet for at det er tilstrekkelig med fagpersoner, eksamensvakter og lokaler til eksamensgjennomføringen.

Som teamkoordinator sørger du for at alle i teamet bidrar og sikrer eksamensgjennomføring av høy kvalitet for våre privatister. Vi søker etter deg som har relevant erfaring fra eksamensadministrasjon og som ser de mange sammenhengene som må sikres for å få til en vellykket gjennomføring.

Du vil få varierte selvstendige arbeidsoppgaver knyttet til organisering av eksamen, kvalitetsoppfølging og beredskapsarbeid. I arbeidet vil du daglig benytte våre fagsystemer og saksbehandlingssystemer. Du vil blant annet ha ansvar for å følge opp digitale skjemaportaler som brukes i eksamensarbeidet. Vi søker etter deg som er en kjapp bruker av IT-systemer og det er en forutsetning at du raskt kan sette deg inn i ulike IT-løsninger. Teamkoordinator vil ha en rolle inn i koordinering av arbeidsprosesser knyttet til kontordrift, i samråd med øvrige koordinatorer, seksjonssjef og faglig leder. I tillegg vil du bidra inn på arbeidet med å generere dokumentasjon til privatister, samt å svare ut henvendelser som krever ekstra oppfølging. Arbeidsoppgaver kan endres etter behov.

Vi er en fleksibel avdeling som i fellesskap besvarer henvendelser både på telefon, e-post og i veiledningssamtaler. Det er et høyt arbeidstempo på Privatistkontoret og stillingen passer for en person som trives med dette. Du må påregne overtidsarbeid i perioder med stor arbeidsbelastning.

Arbeidsoppgaver

Koordinator for muntlig eksamensteam

Organisering av eksamensperioden

Kvalitetsoppfølging og beredskapsarbeid

Oppfølging av digital skjemaløsning

Utarbeidelse av skriftlige dokumenter for eksamensgjennomføring

Svare på henvendelser som krever ekstra oppfølging

Generere dokumentasjon

Andre oppgaver tillegges ved behov

Kvalifikasjoner

Høyere utdanning fra universitet eller høgskole på minimum bachelornivå

Erfaring med organisering av eksamener

Har lykkes med å koordinere store arbeidsmengder

Erfaring med større logistikkarbeid

God innsikt og erfaring med å jobbe innen offentlig forvaltning er en fordel

Må ha vist gode samarbeidsevner og ha lykkes med samarbeid internt og utenfor egen seksjon for å finne de beste løsningene for brukerne

Er en kjapp IT-bruker og har relevant erfaring fra digitale fagsystemer som f.eks. SATS skole, PrivatistWeb og PAS

Det vektlegges erfaring fra støttesystemer som excel

God systemforståelse

Gode kommunikasjonsferdigheter

God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Personlige egenskaper

Ser helhet og detaljer i sammenheng og klare å veksle mellom de to perspektivene

Evner å inspirere, prioritere og delegere

Evner å se teamets kapasitet, prioriteringer og mål i sammenheng med seksjonen

Analytisk og strategisk

Tydelig og effektiv kommunikasjon

Tufter arbeidet på samarbeid, respekt for andre og med fokus på kontinuerlig forbedring til brukernes beste

Er opptatt av å få andre rundt seg til å lykkes

Har stor arbeidskapasitet og arbeider strukturert i henhold til planer og frister

Er rolig i møte med det komplekse og utfordrende i en hektisk arbeidshverdag

Vi tilbyr

Utfordrende oppgaver i et hyggelig arbeidsmiljø

Gode muligheter for faglig utvikling

Muligheter til å påvirke egne oppgaver

Fleksibel arbeidstid

Kontorlokaler på Helsfyr

Lønnsplassering: Fagkonsulent - lønnstrinn 45 - 50 (602.800-662.900) i Oslo kommunes regulativ, avhengig av erfaring og kompetanse