Spesialrådgiver - forskningsadministrasjon

En av de erfarne medarbeiderne Forskningsenheten ved Sørlandet sykehus HF (SSHF) skal slutte og må erstattes. Det er derfor ledig en 100% fast stilling som forskningsadministrativ spesialrådgiver. Er du Forskningsenhetens nye, viktige medarbeider?

Forskning og innovasjon er en av fire hovedoppgaver for Sørlandet sykehus HF (SSHF). Det satses på forskning ved SSHF og aktiviteten er økende. Forskningssjefen og Forskningsenheten har ansvar for forskningsaktiviteten ved SSHF. Enheten inngår i Fagavdelingen ved SSHF, som er en stabsavdeling underlagt administrerende direktør. 

De siste 5 årene er det avlagt 29 PhD grader av ansatte ved sykehuset innen de fleste medisinske/helsefaglige områder. Forskningsenheten har 7 dyktige medarbeidere og administrerer totalt ca. 85 ansatte knyttet til forskning i varierende stillingsbrøker, hvorav ca. 30 forskere i PhD-løp, flere postdoc-forskere, forskningssykepleiere, veiledere og assistenter. I tillegg håndteres professorater og andre akademiske stillinger knyttet til universitetene. Forskningsenheten har delansvar for godkjenning, registrering og oppfølging av alle SSHFs forsknings- og kvalitetssikrings­prosjekter og håndterer også eksterne henvendelser angående forskningssamarbeid med SSHF.

Forskningsenheten yter forskningsstøtte for ansatte ved SSHF og ønsker å gjøre forskningshverdagen og forskningsprosjektene bedre for alle involverte ved bl.a. å digitalisere og forenkle forskningsadministrasjon og datainnsamling for forskning. Forskningsenhetens ansatte har nøkkelroller innen varierte saksbehandlings- og koordineringsoppgaver knyttet til generell forskningsadministrasjon, drifts- og utviklingsarbeid, samt lederstøtte.

Spesialrådgiveren vil som stedfortreder for Forskningssjefen ha en koordinerende nøkkelrolle i forskningsenhetens personal- og prosjektadministrasjon. Det krever et tett samarbeid med andre ansatte ved enheten og ansatte med tilknytning til forskningsaktivitet på alle SSHFs lokasjoner. 

Forskningsenheten har ansvar for utarbeidelsen av SSHFs nye,helhetlige plan for forskning og forskningsdrevet innovasjon.

 Vi ber alle søkere vedlegge dokumentasjon på utdanning, attester på arbeidserfaring og eventuelle spesialistgodkjenninger. Dette for å dokumentere kvalifikasjoner som fremkommer i CV og til fastsettelse av lønn.

Sørlandet sykehus ønsker at våre ansatte skal gjenspeile befolkningens mangfold og vi oppfordrer derfor alle som er kvalifisert til å søke hos oss, uansett kjønn, alder, funksjonshemming, nasjonal eller etnisk bakgrunn. Det samme gjelder dersom du har hatt opphold i arbeidslivet. 

Arbeidsoppgaver

Spesialrådgiveren skal sammen med den øvrige staben i forskningsenheten utvikle forskningsinfrastrukturen, og inspirere og legge til rette for forbedret forskningsstøtte og økende forskningsvirksomhet ved SSHF. Dette omfatter blant annet ansvar for administrative oppgaver delegert fra forskningssjef: 

• Personaladministrative-, økonomi-, budsjett- og regnskapsoppgaver på Forskningsenheten, blant annet:   
  • Personaladministrativt arbeid i SSHFs personaladministrative systemer (Personalportalen og GAT), knyttet til ansettelser, engasjementer og fravær. 
  • Utlysning av SSHF-interne forskningsmidler inkl. 5 årlige interne PhD-stipend
  • Optimalisering av ressursbruken ved Forskningsenheten  
• Prosjektoppfølging med rapporteringer til bidragsytere og oppdragsgivere, blant annet:   
  • Forarbeid for forankring av søknader for ekstern finansiering 
  • Prosjektadministrasjon inkl. oppretting av nye prosjekt og oppfølging for drifts- og årsverksregnskap.       
  • Økonomioppgaver knyttet til fakturering og prosjektregnskap inkl. forarbeid til attestering og ekstern revisjon. 
  • Oppfølging av digitale kontraktsarkiv hos finansieringskilden.  
  • Bistand med koordinering av store prosjekter, søknadsutforming, budsjettering, rekruttering og prosjektrapportering i forbindelse med store prosjekter   
    
• Kommunikasjon med kontroller / økonomiavdeling knyttet til prosjektoppfølging og ansettelser.
• Bestillinger av utstyr og lisenser og godkjenning av dette.
• Håndtering av arkivfunksjoner.
• Utadrettet informasjonsarbeid, inkludert oppdatering av nettsider og informasjon til fagmiljøene om relevante utlysninger
• Generell forskningsstøtte og saksbehandling
  
• Sekretær i Forskningsutvalget
• SSHFs koordinator i EU-portal for forskningsprosjekter og legemiddelindustriens Shared Investigator Platform (SIP).

I tråd med utviklingen må endringer i arbeidsoppgaver påregnes.

Kvalifikasjoner

• Høyere relevant utdannelse (mastergrad). 
• Relevant erfaring, blant annet erfaring med personal- og økonomiadministrasjon, samt arkivtjenester ønskes.
• Erfaring med relevante IKT-verktøy.
• Erfaring fra drifts- og utviklingsarbeid samt lederstøtte og vurdering, kvalitetssikring og håndtering av samarbeidsavtaler knyttet til forskning er en fordel. 
• Det er ønskelig med erfaring eller kunnskap om administrasjon av prosjekter fra Forskningsrådet, EU og andre finansieringskilder
• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig. 
  

Personlige egenskaper

• Vi søker deg som er en dedikert, inspirerende, initiativrik, selvstendig, ansvarlig, strukturert og analytisk administrator som motiveres av å utvikle Forskningsenheten videre, å være en god lederstøtte og å yte gode tjenester til våre forskere og fagmiljø.  
• Andre personlige egenskaper som ønskes:
  • God økonomiforståelse 
  • Gode samarbeidsevner  
  • Vilje til å gjøre store og små oppgaver knyttet til forskningsstøtten ved SSHF 
  • Evne til å ta initiativ og arbeide selvstendig, engasjert og målrettet  
  • Godt humør og høy endringskapasitet.    
• Personlig egnethet vil bli vektlagt. 
  

Vi tilbyr

• Et trivelig og aktivt arbeidsmiljø med flinke, hyggelige og dedikerte kolleger. 
• En variert arbeidshverdag som gir innsikt i og mulighet til å bidra positivt i interessante, banebrytende forskningsprosjekter.
• Gode velferdsordninger.
• Gode pensjons-, forsikrings-, og låneordninger i KLP (Kommunal Landspensjonskasse)