Vil du bygge bedre tjenester for Oslos innbyggere?

Arbeidsgiver: Oslo kommune
Stillingstittel: Administrasjonskonsulent
Frist: 05.04.2021
Ansettelsesform: Fast

Blir du ekstra motivert av å bidra til bedre offentlige innbyggertjenester? Og får daglig fred i sjela ved å ha kontroll på alt det administrative som kreves for å drive en helt ny og litt spesiell etat? Vi bygger nå permanent opp funksjonen for økonomi og virksomhetsstyring i Oslo Origo, og søker etter en munter og strukturert administrasjonskonsulent med gode kommunikasjonsevner.

Vi håper du er en som klarer å holde oss i ørene det ene øyeblikket, og i hånden det neste, og kanskje også skjønner når vi trenger hva. Om det kiler litt godt i magen når du hører “tertialrapportering”, “fakturabehandling”, “offentleglova”, “lønnskjøring” og “anskaffelser”, så har vi garantert noe å snakke om.

De fleste i Origo jobber daglig i smidige utviklerteam hvor normaltilstanden er konstant endring og retningsjustering. Samtidig skal vi som etat overholde gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter, og vi skal rapportere strukturert og regelmessig på forvaltningens mange formelle krav og regelmessige tidsfrister. Her kommer du inn i bildet.

Vi ser for oss at du er mer enn normalt opptatt av kvalitet i arbeidet, alltid ser etter forbedringsmuligheter, og liker å bidra på tvers av avdelinger og fagområder. Du vil være lederstøtte og sparringspartner i virksomhetsstyringen av etaten og bidra til god styringsinformasjon til ledelsen. I denne nøkkelrollen i en fersk etat har du stor mulighet til å bidra til solide prosesser og forbedring av Origos økonomistyring og virksomhetsstyring.

I Origo ellers møter du en voksende og svært hyggelig blanding av utviklere, data scientists, arkitekter, hardwareutviklere, forretningsanalytikere, organisasjonsutviklere og kommunikatører. Vi er rundt 100 ansatte.

Administrasjonskonsulenten vil rapportere til avdelingsdirektør for økonomi og virksomhetsstyring.

Arbeidsoppgaver

Bestilling og anskaffelser av varer og tjenester
Fakturabehandling
Kontroll, oppfølging og godkjenning av lønnsgrunnlag og lønnsutbetaling
Bistå i oppfølging/rapportering av budsjett mot regnskap, tertialrapporteringene og årsregnskap
Dokumenthåndtering og arkivering ihht. offentleglova og forvaltningsloven
Saksbehandling
Enkelte HR-oppgaver av administrativ karakter (i samspill med vår egen HR-avdeling)
Utvikling og vedlikehold av administrative rutiner/retningslinjer/maler
Superbruker og opplæring i administrative IT systemer
Sørge for at lokalene våre er ryddige og trivelige
Ansvar for praktisk tilrettelegging av møter og kurs
Andre oppgaver kan legges til stillingen

Kvalifikasjoner

Høyere relevant utdanning (minimum bachelor-nivå), fortrinnsvis innen økonomi, administrasjon eller samfunnsfag
Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk, med evne til å formulere seg både formelt og uformelt
Ønskelig med erfaring fra offentlig saksbehandling, arkivering og kjennskap til forvaltningsloven
Høy digital kompetanse. Fortrolig med avansert bruk av Excel eller Google spreadsheets
Erfaring fra Agresso Økonomi og HR, samt dokumenthåndteringssystem for offentlige virksomheter (a la Doculive, Acos websak), eller kan vise til tilsvarende kompetanse fra andre moderne administrative IT-støttesystem

Personlige egenskaper

Sterk motivasjon og høy gjennomføringsevne
Prosessorientert, endringsvillig og har interesse for digitale verktøy
Stor arbeidskapasitet og en arbeidsmetodikk som er strukturert og ryddig
Nøyaktig og med evne til å dokumentere
Proaktiv, selvstendig og uredd
Resultat- og løsningsorientert, med evne og vilje til å ta ansvar og initiativ til forbedring og fornying
Vi er veldig opptatt av å bygge et humørfylt, raust og inkluderende miljø, med folk som gjerne får litt ekstra kick av vårt viktige samfunnsoppdrag. Vi er i en oppbyggingsfase, så du må tåle, og kanskje til og med like, at ikke alle oppgaver er definert. Er du initiativrik og tør å spørre kommer du langt.
Vi skal lage og lære mye nytt, så det er en fordel å ikke være utpreget pessimist eller problemorientert. Litt mer Solan enn Ludvig, som Aukrust kanskje ville sagt. Bonuspoeng om du er nysgjerrig, og evner å både lytte og dele.

Vi tilbyr

Kjempemulighet til å videreutvikle økonomi- og virksomhetsstyring i nystartet etat
Ualminnelig godt og humørfylt arbeidsmiljø
Gode låne- pensjons- og forsikringsordninger i Oslo pensjonsforsikring
Som ansatt i Oslo kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din brutto lønn til pensjonsinnskudd
Fleksibel arbeidstid. Arbeidstid er 37:55 timer per uke inkl. lunsj.
Gode muligheter for avspasering av plusstid
Lønnsspenn for rådgivere/spesialrådgivere, det benyttes 45 – 53, for tiden 602 800 – 700 300.

Om arbeidsgiveren

Oslo Origo er Oslo kommunes felles satsing på digital transformasjon. Målet med Oslo Origo er å forbedre hverdagen til innbyggerne i Oslo gjennom digitalisering av kommunens tjenester. Oppgaven vår er billedliggjort i Historien om Tim: https://youtu.be/_OvFiWB5MFg

Vi er helt avhengige av å ha ansatte som gjenspeiler mangfoldet i byens befolkning for å kunne utvikle de beste tjenestene for våre innbyggere. Dette er et mål vi jobber aktivt mot og vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønnsidentitet, seksuell identitet, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det. Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om.

Sektor: Offentlig
Sted: 0155 Oslo
Bransje: IT,; Offentlig administrasjon,; Økonomi og regnskap
Stillingsfunksjon: Kontor og administrasjon,; Økonomi og regnskap / Lønn