Utløpt

Er du en dyktig administrasjonskoordinator på utkikk etter nye utfordringer?

Arbeidsgiver: Norske Tog AS
Stillingstittel: Administrasjonskoordinator
Frist: 08.11.2020
Ansettelsesform: Fast

Er du en dyktig administrasjonskoordinator på utkikk etter nye utfordringer?
Norske tog søker nå etter en administrasjonskoordinator. Du vil tilhøre avdelingen Økonomi og Finans, som i dag består av åtte medarbeidere. Samtidig vil du arbeide tett med alle avdelinger i selskapet og være første kontaktpunkt for alle besøkende til Norske tog. Som administrativ assistent vil du ha plass i resepsjonen og være første kontaktpunkt for selskapet. Du vil få ansvar for å følge opp administrative avtaler relatert til kontorbygget. Du får ansvaret for elektronisk arkiv og offentlig journal.
Vi ønsker deg som motiveres av Norske Togs samfunnsansvar og som vil jobbe for en fremtidsrettet jernbane som del av det grønne skiftet. Vi ser for oss at du har erfaring fra lignende roller. Du trives med å jobbe selvstendig og liker en variert arbeidshverdag. Vi har avtaler med både norske og utenlandske aktører og derfor er det viktig å beherske både norsk og engelsk som arbeidsspråk.

Arbeidsoppgaver

Resepsjon med mottak av klienter og besøkende til Norske tog
Arkivansvarlig – public360 (elektronisk arkiv)
Post og dokument behandling
Bestilling av kontorrekvisita
Følge opp administrative avtaler
Koordinere møter og ulike arrangementer
Bistå med behandling av inngående faktura
Reisebestillinger
Forefallende administrative oppgaver

Kvalifikasjoner

Utdannelse innen administrasjon er ønskelig
Erfaring fra resepsjonsarbeid
Erfaring fra arkivarbeid
Kjennskap til Public 360 er en fordel
Kjennskap til krav for arkivarbeid i offentlig virksomhet er en fordel
God kjennskap til kontorstøtteverktøy
Svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Personlige egenskaper

Tåle et tidvis høyt tempo
Samarbeids og løsningsorientert
Nysgjerrig og proaktiv med god gjennomføringsevne
Fleksibel og god til å prioritere mellom oppgaver når det er hektisk
God til å jobbe effektivt i nettverk, men også å jobbe selvstendig
Godt humør og et smil om munnen
Pliktoppfyllende og organisert
Strukturert/ryddig/nøyaktig
Serviceinnstilt og kundeorientert

Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr
En spennende stilling og et godt arbeidsmiljø med en uformell og god tone. Vi har en egen sosialkomité som har egne arrangementer flere ganger i året og vi har firmahytte. Er du glad i å løpe kan vi tilby felles løpegruppe på tirsdager. Telefon og bredbånd er inkludert.

For mer informasjon om stillingen, kontakt Dag Haavardsen i Personalhuset Search & Selection på telefon 97 07 87 48 eller mail dag.haavardsen@personalhuset.no Vi tar ditt personvern på alvor. Vi ber deg derfor om å sende søknad og CV via lenken i annonsen som fører deg inn i vårt rekrutteringssystem. Da kan vi behandle din søknad og dine opplysninger på en trygg og sikker måte.

Om arbeidsgiveren

Norske tog er et statseid aksjeselskap som ble skilt ut fra NSB (nå VY) i april 2017, som en konsekvens av jernbanereformen. Selskapet har overtatt eierskapet til alt togmateriell tidligere eid av NSB, med noen få unntak. Norske tog sitt hovedoppdrag er å leie ut materiell til operatører som vinner anbud på operasjon av persontogtrafikk i Norge. Selskapet skal være ledende innenfor jernbaneteknisk kompetanse og prosjektforvaltning, og bistår Jernbanedirektoratet med å utrede materiellstrategi med hensyn til samfunnsøkonomiske betraktninger. Norske tog er ansvarlig for anskaffelse av nye tog, foretar større oppgraderinger av den eldre vognparken samt en pådriver for innovative prosesser for best mulig utnytting av materiellet. Vi skal være en direkte bidragsyter til det grønne skiftet og gjøre jernbane til et attraktivt tilbud for den reisende i tett dialog med samarbeidspartnerne våre.

Sektor: Offentlig
Sted: Drammensveien 35, 0271 Oslo
Bransje: Offentlig administrasjon
Stillingsfunksjon: Kontor og administrasjon / Resepsjon