Rådgiver Arkivforvaltning

Viken viser vei er Viken fylkeskommunes visjon og vår ambisjon på området arkiv- og dokumentforvaltning. Vi ser på informasjonen i våre arkiver som en del av vår formue og en viktig faktor i arbeidet med å etablere effektive og automatiserte tjenester på fylkeskommunes kjerneområder. Arkivarbeidet i Viken er delt i tre hvor daglig drift ligger i Dokumentsenteret, systemforvaltningen ligger i Tjenesteforvaltning og det arkivfaglige ansvaret og utviklingsarbeidet ligger i Arkivforvaltning. Enhet for Arkivforvaltning er fylkeskommunens fagenhet og premissgiver på arkiv- og dokumentasjonsområdet.

Arkivforvaltning har ansvar for å forvalte, videreutvikle og gi råd på arkiv-/dokumentområdet og tilhørende fagprosesser. I dette ligger blant annet å utarbeide og forvalte retningslinjer og rutiner for arkivering og dokumenthåndtering i fylkeskommunen, fagansvar ved anskaffelser som berører arkivspørsmål, kvalitetssikring, høringsinstans ved arkivfaglige/informasjonsfaglige spørsmål etc. Enheten er videre ansvarlig for å sikre løsninger for bevaring av data (depot). Arkivforvaltning utgjør sammen med Arkitektur seksjon for Informasjonsforvaltning, som igjen sorterer under Digitaliseringsavdelingen.

Viken fylkeskommune ved enhet for Arkivforvaltning har overtatt de eldre arkivene etter de gamle fylkeskommunene Akershus, Østfold og Buskerud. Vi har et pågående ordningsprosjekt hovedsakelig av papirarkivene etter Akershus fylkeskommune og ønsker å utvide dette med et engasjement i en rådgiverstilling med varighet ut 2022.

Arbeidsoppgaver

Rådgiveren skal drive tradisjonelt ordningsarbeid med noe ekstra ansvar for bevaringsvurderinger og saksbehandling, samt bistand til prosjektleder. Du må ha evne til å foreta selvstendig faglige vurderinger, arbeide i team og bidra til at prosjektet når sine mål. Arbeidet innebærer noen tunge løft og du må være i god fysisk form. Arbeidet vil for det meste pågå i fylkeskommunens lokaler i Galleri Oslo, men det kan også være aktuelt med noe arbeid i ytre virksomheter i gamle Akershus, som videregående skoler og tannklinikker.

Arbeidsoppgave:

• Rensing, pakking, analysering og ordning av papirarkiver
• Avgrensing og kassasjon
• Registrering av arkiver
• Noe flytting av arkiver
• Bevaringsvurderinger
• Saksbehandling ved innsyn
• Bistå prosjektleder med koordinering og rapportering

Kvalifikasjoner

Det er ønskelig med:

• Mastergrad eller tilsvarende i relevant fagfelt som arkivfag, historiske fag eller samfunnsfag
• Solid erfaring fra ordningsarbeid
• Kjennskap til fylkeskommunale arkiver og oppgaver
• Erfaring fra registrering i programvaren ASTA
• Erfaring fra arbeid i en arkivinstitusjon
• Erfaring med saksbehandling
  
• Gode IT-kunnskaper
• God fysisk form grunnet noe fysisk arbeid
• Kjennskap til relevant lov- og avtaleverk
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne
• Førerkort for bil
  

Personlige egenskaper

• Analytisk
• Nøyaktig og strukturert
• Effektiv
• Kunne jobbe selvstendig og i team
• Relasjonsbygger
• Planmessig 
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• spennende, utfordrende og utviklende oppgaver hos en av Norges største arbeidsgivere
• et faglig godt arbeidsmiljø med dyktige kunnskapsmedarbeidere
• faglig oppdatering og personlig utvikling gjennom deltagelse på kurs og konferanser
• lønn- og arbeidsvilkår i henhold til avtaleverk
• god pensjonsordning, velferdsordninger og fleksibel arbeidstid

Stillingen er et engasjement ut 2022.

Viken fylkeskommune legger opp til en fleksibel arbeidshverdag med stor grad av digital kommunikasjon og oppmøtested vil normalt være på Galleriet i Oslo, Noe reisevirksomhet innad i fylket må påregnes.