Seniorrådgiver arkivforvaltning

Viken fylkeskommune har ledig stilling som seniorrådgiver i enhet for Arkivforvaltning.   

Vil du være med å bygge fremtidens arkiv- og dokumentforvaltning i Viken fylkeskommune?  

Viken viser vei er Viken fylkeskommunes visjon og vår ambisjon på området arkiv- og dokumentforvaltning. Vi ser på informasjonen i våre arkiver som en del av vår formue og en viktig faktor i arbeidet med å etablere effektive og automatiserte tjenester på fylkeskommunes kjerneområder. Arkivarbeidet i Viken er delt i tre hvor daglig drift ligger i Dokumentsenteret, systemforvaltningen ligger i Tjenesteforvaltning og det arkivfaglige ansvaret og utviklingsarbeidet ligger i Arkivforvaltning. Enhet for Arkivforvaltning er fylkeskommunens fagenhet og premissgiver på arkiv- og dokumentasjonsområdet.
Arkivforvaltning har ansvar for å forvalte, videreutvikle og gi råd på arkiv-/dokumentområdet og tilhørende fagprosesser. I dette ligger blant annet å utarbeide og forvalte retningslinjer og rutiner for arkivering og dokumenthåndtering i fylkeskommunen, fagansvar ved anskaffelser som berører arkivspørsmål, kvalitetssikring, høringsinstans ved arkivfaglige/informasjonsfaglige spørsmål etc. Enheten er videre ansvarlig for å sikre løsninger for bevaring av data (depot). Arkivforvaltning utgjør sammen med Arkitektur seksjon for Informasjonsforvaltning, som igjen sorterer under Digitaliseringsavdelingen.

Enhet for Arkivforvaltning ser nå etter en sterk arkivfaglig profil med et brennende engasjement for fylkeskommunens totale oppgaveløsning. Stillingen har fokus på arbeidet med fagsystemer, både med og uten NOARK-kjerne. Du må evne å se sammenhengen mellom andre faglige rutiner og rutiner innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, og kunne stille arkivfaglige premisser til bruk av fagsystemer. Du må kunne vurdere dataenes bevaringsverdi, og dokumentere faglige begrunnelser selvstendig og i samarbeid med andre i enheten. Du må være en pådriver i hvordan teknologi og nytenkning kan utnyttes og understøtte arbeidet med å digitalisere tjenestetilbudet i fylkeskommunen, sikre informasjon- og dokumentfangst og gjøre det tilgjengelig. 

Arkivforvaltning har 15 medarbeidere i Sarpsborg og Oslo og er den arkivfaglige premissgiveren inn mot organisasjonen og mot systemforvalterne og dokumentsenteret som ligger i andre enheter i digitaliseringsavdelingen.  

Arbeidsoppgaver

• arkivfaglig rådgivning og premissgiver rundt fagsystemer for å etablere effektive prosesser og rutiner som sikrer korrekt dokumenthåndtering
• ansvar for at arkivfaglige premisser inngår i anskaffelse, oppsett og bruk av fagsystemer
• foreta bevaringsvurderinger og -planer av data i fagsystemer
• utføre saksbehandling og rapportering om fagsystemer i Viken fylkeskommune mot Arkivverket mm.
• bistå i arbeidet med bevaringsplan, arkivplan og internkontroll for arkiv og mulig prosjektledelse for et eller flere av disse feltene
• forberede høringsuttalelser for arkiv- og informasjonsfag
• bidra til fokus på data og datakvalitet og utnyttelsen av dette på tvers i organisasjonen  
• bidra i eksterne arkivfaglige samarbeidsforum og være opplyst om utviklingen på fagområdet 
• bidra til 2. linje brukerstøtte på arkivfaglige spørsmål 
• bidra til å heve kompetansen om fagområdet i organisasjonen 
• bidra til å bygge en organisasjon med sterk felleskapskultur og et godt arbeidsmiljø 
  

Viken fylkeskommune ble etablert 1.1.2020 og ønsker å være fleksibel og omstillingsdyktig organisasjon og endringer i stilling og innhold kan endre seg over tid.  

Kvalifikasjoner

• mastergrad eller tilsvarende i relevant fagfelt som arkivfag, historiske fag eller samfunnsfag
• solid erfaring fra arkivarbeid med fagsystemer
• erfaring med saksbehandling
• meget gode IT-kunnskaper er ønskelig
• kjennskap til relevant lov- og avtaleverk er ønskelig
• kjennskap til integrasjoner og databasehåndtering er ønskelig
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne 

Dersom det ikke er kvalifiserte søkere til stillingen på nivå som seniorrådgiver, kan stillingen gjøres om til
rådgiver og oppgaver endres tilsvarende.

Personlige egenskaper

• analytisk
• strukturert
• relasjonsbygger 
• initiativtaker 
  
• personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• spennende, utfordrende og utviklende oppgaver hos en av Norges største arbeidsgivere 
• et faglig godt arbeidsmiljø med dyktige kunnskapsmedarbeidere 
• faglig oppdatering og personlig utvikling gjennom deltagelse på kurs og konferanser 
• lønn- og arbeidsvilkår i henhold til avtaleverk 
• god pensjonsordning, velferdsordninger og fleksibel arbeidstid 
  

Viken fylkeskommune legger opp til en fleksibel arbeidshverdag med stor grad av digital kommunikasjon og oppmøtested vil være på en av våre lokasjoner på Galleriet i Oslo, fylkeshuset i Drammen eller fylkeshuset i Sarpsborg. Noe reisevirksomhet innad i fylket må påregnes.